数字化时代下电子会计档案管理研究

周文忠 95666部队保障部财务处

前言：电子档案管理的有效实施，在一定程度上为企业节省了大量的时间，对于企业的高效发展奠定了基础，由于数字化时代下电子会计档案管理还存在着一定的问题，电子版档案容易被篡改、网络安全没有一定的保障，技术的安全还需加强等，导致电子数据的准确性存在一定的偏差，因此强化管理措施，保证档案的真实准确性，势在必行。

一、数字化时代下电子会计档案的特点

（一）档案存储空间大。数字化时代下，电子档案管理主要利用计算机硬盘和磁性介质进行数据的储存。不同于传统的纸质会计档案，数量庞大，不便于管理，需要耗费人力物力的同时，影响工作效率，电子会计档案的存储空间大，管理便捷，操作方便，节省人力物力的同时，提高工作效率，方便企业快速发展。

（二）档案查询速度快。传统的纸质会计档案，数量庞大，管理起来费时费力，翻阅、查找起来需要花费大量的时间，对于档案的定期归档工作做的不够严谨。电子会计档案利用科技的便捷，在查找时只要输入相对的编号，就可以轻松的调取对应的档案，节省调取时间。

（三）档案管理便捷化。传统的纸质会计档案在进行档案查阅时，需要经过上级领导的审批，审批通过才能进行查找，操作繁琐，影响工作效率。电子会计档案利用先进科技，可以实现远程操控，进入系统页面，输入相应的密码，领导可以远程批准，提高工作效率。

二、数字化时代下电子会计档案管理存在的问题

（一）会计档案电子化管理工作重视不够。由于一些企业认为电子会计档案相比于传统的纸质会计档案更加安全，对于会计档案电子化管理工作重视不够，因此导致管理松懈，电子会计档案的管理区域不进行设防，员工可以随意进出，因此有些管理人员利用职权，对数据进行人为的篡改、复制。电子档案不同于纸质档案，修改时不会留下修改痕迹，因此电子会计档案的数据准确、证实性得不到保障，数据的丢失，使得企业的机密泄露，不利于企业未来更好的发展，给企业自身带来不可挽回的经济损失。

（二）网络安全无法实时保障。电子会计档案的管理，节省人力物力，提高了工作效率，在一定程度上帮助企业更好的发展[1]。由于网络技术的不完善，同行企业的妒忌等，对电子会计档案觊觎已久，他们通过高额金钱聘请黑客对企业进行网站攻击，使网络中病毒，网络瘫痪等，以此盗取相应的数据，从中获利。数据的丢失，给同行企业带来巨大的收益，却给企业自身带来不可挽回的经济损失，这也是对法律的一种亵渎。

（三）存储介质的问题。一些企业会利用会计软件进行核算工作，因此需要保存电子会计档案的同时，还需打印纸制会计档案。由于一些小企业在核算过程中，仅仅打印纸制会计档案，没有进行电子会计档案的相关保存，一旦纸制会计档案丢失，没有备份，就会导致整个数据的断裂，给核算工作带来极大的困难[2]。还有一些企业，只保存电子会计档案，没有打印纸制会计档案，电子会计档案的硬盘一旦受到外界因素的影响而损害，同样会导致数据的丢失、不完整，影响整个企业工作的顺利进行。

三、加强数字化时代下电子会计档案管理的措施

（一）提高企业电子会计档案管理意识。为了确保电子会计档案的真实、准确性，企业领导应对这项工作予以重视，加强企业管理制度，提高企业电子会计档案管理意识，明确电子会计档案的重要性，为电子会计档案的管理工作提供保障。例如，成立专门的项目小组，对企业的管理制度进行完善，对员工的行为进行约束，提高员工的整体专业素养。在电子会计档案室派遣专人守护，门口、屋内设立监控录像，24小时进行监控，对于出入档案室的人员进行指纹录入的登记，门口设立人脸识别功能，进出门需要刷脸，确保员工的辨识度，对进出档案馆的人员进行时间约束，不可逗留太长时间，对于进出门的人员进行搜身，确保人员进门时没有携带优盘、手机、微型相机等电子产品，出门时再次进行搜身，确保数据没有被复制的可能，保证数据的安全。

（二）加速信息化建设，保证网络安全性。在数字化时代的影响下，企业应该加强信息化建设，提高电子会计档案的质量，同时加大资金的投入，建立会计档案数据库，对硬件设施进行及时的更新换代，做好系统的维护工作。技术人才的引进，确保系统的正常运行，对技术人员进行定期的专业培训，确保发生突发状况时，有相应的解决措施，保证企业的电子会计档案数据的安全性。网络的安全需要国家和企业相互配合，制定相应的网络安全法规，对于恶意攻击的罪犯，进行严惩，降低数据丢失的风险。

（三）加强电子会计档案的硬件保护措施。对于电子会计档案的硬件设施进行保护，对温度、湿度、光线、灰尘等因素进行合理把控，确保硬件设施能够正常运行，防止硬件设施因这些因素致使光盘卷曲变形，使光盘以及磁盘出现发霉或磨损现象，破坏存储的信息内容，导致数据的丢失。对于会计档案进行备份处理，纸质会计档案的打印，以及电子会计档案的复制备份，有利于会计核对工作的顺利进行，对企业的发展起道一定的推动作用。

结论：总而言之，在数字化时代的影响下，会计管理档案发生了转变，融入现代科技，将会计档案管理做到更加便捷、人性化，保证会计档案安全、准确性的同时，促进企业的长久发展，推动我国会计档案管理的可持续性发展。