物业档案管理的重要性

窦建超 四平市铁东区物业管理中心

基于新时代背景下，城镇居民对物业服务水平提出了新要求与新目标。而档案管理是物业服务中的一项主要工作内容，与物业服务水平与质量息息相关，所以为了能够满足城镇居民的实际诉求，就必须高度重视物业档案管理工作。

一、物业档案管理的基本原则

（一）安全至上的基本原则。从物业档案管理方面分析，必须高度重视安全问题。针对物业档案管理场所而言，一定要满足档案管理各项基本要求，科学配置防盗、防火等有关设施，其中温湿环境必须结合不同载体进行合理控制[1]。与此同时，物业档案管理必须配置专业工作人员，制定切实可行的安全管理机制，编制紧急应急预案，从而有效保证物业档案的安全性。

（二）集中分散的基本原则。现阶段，我国大部分物业服务企业涉及的档案管理内容比较多，所以应侧重于集中和分散的兼顾。此种情况下，物业服务企业总部需要设置独立的物业档案管理部门，主要负责管理与指导下级物业档案管理工作的开展。同时，建立统一、规范的物业档案管理规章制度，对各部门资源进行有机整合，严格按照国家法律规定落实物业档案管理工作。

（三）业务对应的基本原则。随着时代的不断发展，物业管理工作已经发生了新的变化，比如附加值。对此，物业档案管理必须结合物业管理工作内容变化进行合理调整，拓展档案管理工作范围。针对物业管理工作涉及的所有具备价值的资料都必须进行归档保存[2]。按照各种类型的业务选择与之相适的档案分类方式，从而达成物业档案的有效管理

（四）评价指标的基本原则。从本质上分析，档案管理是物业服务管理工作的主要内容，其直接决定着物业服务水平与质量，所以物业管理工作需要将物业档案管理作为一项关键指标。物业服务企业需要把物业档案管理作为部门工作考核的一项重要内容，并不断地优化评价机制，促进物业档案管理工作的全面落实。此外，业主单位或者是业主委员会应该在选择物业服务企业的过程中重点考虑其档案管理工作水平，做到择优选用。同时物业服务企业在落实具体工作的过程中也要着重考评档案管理工作，严肃对待。

二、物业档案管理面临的主要问题

（一）物业档案管理制度漏洞百出。目前，我国大多数物业服务企业建立的物业档案管理制度普遍存在着问题，具体表现在下述几个方面：①物业档案管理基础工作没有制定统一、规范的标准，例如物业档案资料的分类、保管期限等都没有进行统一规定，而且物业档案管理比较随意化，从而导致档案管理水平偏低；②物业档案管理较为分散。一般情况下，物业服务企业主要是把档案管理工作安排给各个部门，而忽略了集中统一管理，这样很容易导致档案资料丢失。

（二）物业档案管理工作人员综合能力与素养偏低。纵观我国物业档案管理实际情况发现，其中专业人才的缺失尤为普遍。由于物业档案管理是一项基层工作，本身就没有什么吸引力，所以就造成物业档案管理工作人员综合能力与素养偏低[3]。此外，有的物业服务企业在物业档案管理方面仍然选择兼职的工作模式，尚未配置专业化人才，只是简单的安排专业不相关的人员负责，此种情况下就造成了物业档案管理水平不高。

三、物业档案管理问题的有效解决措施

（一）提高管理层物业档案管理意识。针对物业服务企业的管理层而言，其具备的物业档案管理意识直接关系到物业档案管理水平与质量，所以必须切实提高管理层的物业档案管理意识。物业服务企业的管理层需要顺应时代发展潮流，深刻认识到物业档案管理的价值与重要性，并加大物业档案管理宣传与教育力度，从而全面提高物业服务企业各部门、各管理人员的物业档案管理意识。

（二）完善与优化物业档案管理制度。物业档案管理制度是物业档案管理工作全面、有效落实的重要保障，所以必须不断地优化与完善物业档案管理制度，这样才能够切实提高物业档案管理水平与质量。针对物业档案管理制度的优化与完善，需要从下述几个方面展开：①制定科学、统一的物业档案管理标准，实现档案信息分类与资料保管期限等各项的详细规定，尤其是重要档案资料必须加强保密工作；②结合物业服务企业现实状况，采用科学、可行的物业档案管理工作模式。确定物业档案管理各个工作岗位的具体职责，进行全面化管理，切实提升物业档案管理水平与质量。

（三）加强物业档案管理工作人员的综合能力与素养。从物业档案管理方面进行分析，档案管理工作人员的综合能力与素养直接决定着物业档案管理水平与质量，所以必须高度重视物业档案管理工作人员能力与素养的提高。第一，物业服务企业在进行档案管理工作人员招聘时应该选用专业人才，其不但要具备深厚的专业知识与技能，可以科学处理物业档案管理问题，同时也要具备良好的素养，保证能够有效完成物业档案管理任务[4]。第二，物业档案管理工作人员需要具备一定的信息技术能力，可以准确使用档案管理软件，促进物业档案管理信息化建设，这也是新时代物业档案管理发展方向。第三，物业服务企业需要加大物业档案管理工作人员培训与教育力度，定期组织档案管理工作人员参与专业培训，不断地提升专业技能与专业素养，从而满足新时代下物业服务企业物业档案管理要求。

总结：物业档案管理在物业服务企业经营与发展中占据着重要地位，所以管理层必须提高物业档案管理意识，不断地优化与完善物业档案管理制度，加大物业档案管理工作人员专业能力与综合素养的培训、教育力度，使之能够适应新时代下物业档案管理要求，从而提高物业档案管理水平与质量。