构建高校内部控制管理信息系统之探索

万荟云（上海戏剧学院财务处 上海 200040）

一、引言

自《行政事业单位内部控制规范（试行）》发布实施以来，各高校都在大力推进内部控制建设，目前普遍建立了各自的内部控制体系，有了相应的制度文本和操作手册。但高校面临的普遍问题是制度建设易、实际执行难，内部控制的不少制度规定难以落实到具体操作层面，导致部分高校的内部控制制度并没有全面执行。为了确保内部控制切实发挥应有的功能与作用，让内部控制的制度建设层面和操作执行层面完全统一，赋予内部控制蓬勃的生命力，行之有效的途径在于构建高校内部控制的管理信息系统。

高校内部控制管理信息系统是指高校为实现内部控制目标，以内部控制规范体系为指导，以现代信息技术为依托，以风险管理为核心，以经济业务流程为重点，以标准化管理为理念，构建对经济业务活动全过程全覆盖的内部控制信息系统平台，实现内部控制的科学化、标准化、流程化。简而言之，高校内部控制信息系统就是让内部控制在线上运行，通过信息系统来规范高校的每一项经济行为。构建高校内部控制信息系统，一方面，可以轻松解决内部控制落实难的问题，在内部控制信息系统中，所有的经济业务活动都必须通过这个系统来流转，这也就使各项经济业务活动必然受到内部控制的约束，而无法游离在内部控制的管控之外。另一方面，可以全面提升内部控制的有效性。内部控制信息系统的自有特性，能够让内部控制完全按照客观标准和规范流程运转，减少或消除主观因素的影响，推动高校实现管理制度化、制度流程化、流程信息化的目标。

二、高校内部控制管理信息系统的特征

内部控制管理信息系统必须具备内部控制体系自身固有的功能，如分事行权、分岗设权、分级授权等，除此之外，内部控制信息系统还具有自身独特的价值与作用，能够助推高校内部控制体系的完善和健全。

（一）权限固定。在内部控制信息系统中，每个人都有自己的账户，系统将根据每个人的工作职责和职位，分别对每个人的工作权限进行设定，这样可以确保每个人都在职责范围内行事，完全避免越级行事、越权行事的现象。高校在进行权限设定时，要根据高校的“三定”方案，统筹考虑学校、部门、个人的工作职责，全面梳理每一个岗位的具体职责，明确各项工作任务的责任主体。高校还要综合运用权力制衡、不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理等方法，让每个岗位的权限都得到科学设定，让权力在制度的轨道上有效运行。

（二）标准恒定。在内部控制体系的运转过程中，人的因素影响最大，由于工作经验及工作能力的原因，每个人对内部控制的标准与流程的理解存在差异，所以在执行内部控制制度方面存在因人而异的情况。同时，每个人的工作作风也会影响内部控制体系的实际执行效果。而在内部控制信息系统中，每一项工作的标准都将由系统予以明确设定，只有符合标准的经济业务活动，才能在系统中审核通过；对于不符合标准的经济业务活动，在系统中将无法审核通过。这样使每一项经济业务活动都按照统一的标准来衡量，按照客观的准则来审核，避免了个人的局限性、主观性、片面性对内部控制体系的影响。

（三）数据确定。数据的准确性是经济业务活动的关键所在，但目前高校财务部门经常要花大量时间搜集、整理、核对相关数据，因为不同的数据分别掌握在不同的部门，各个部门在交换数据时，有可能存在信息传递误差。比如在预算编制时，需要根据学生人数、学生学历分类、学生学科分类等分别测算公用经费、学费收入、奖助学金等，需要根据教职工人数来测算人员经费、办公运行经费等，需要根据现有资产设备情况来测算资产设备购买经费等，因此，财务部门在进行预算编制时，非常依赖其他部门提供的数据，任何一个数据的偏差都将影响整个预算编制工作的准确性。在内部控制信息系统中，这一问题将迎刃而解，信息系统能够存储大量信息，每一个工作人员都可以根据工作权限查阅、调取相关数据，数据的获取将非常便捷，能够从根本上避免数据传输的延时和误差。

（四）流程锁定。在当前依法治国的大背景下，越来越强调程序规范的重要性，高校的经济业务活动多且杂，更要关注程序的合规、合法、合理。高校的内部控制体系中，都有相关经济业务活动的流程图，对于每一个环节的程序都有明确的规定，但对于各个环节如何衔接、如何制衡则规定较少。而在内部控制信息系统中，每一项经济业务活动的整体流程非常完整，所有审批环节实行串联管理，任何一个环节审核没有通过，将无法进入下一个环节。

三、高校内部控制管理信息系统的架构

高校的内部控制信息系统架构一般分为三个层面：单位管理层面、专项业务层面、监督评价层面，每一个层面又涵盖若干专项业务控制子系统。高校内部控制信息系统就是要将各个层面的各专项业务活动，通过信息系统来固化流程和标准，让各专项业务活动共同在一个管理平台上流畅运行。

（一）单位管理层面信息系统。单位管理层面信息系统，其实质就是单位权力运行的信息系统，既为权力运行提供服务，也是权力运行的载体，还对权力运行进行监督。因此，单位管理层面信息系统大致应包括三个方面的子系统：决策辅助系统、权力运行系统和权力监督系统。

决策辅助系统要收录与高校经济业务活动相关的所有法律、法规、文件，还要收录与高校经济业务活动相关的所有数据，并且要及时更新，以确保决策者和工作人员可以随时查阅最新的规定，了解最新的情况，确保做出的决策既符合政策的规定，又符合高校当前的实际情况。

权力运行系统是在对权力结构进行梳理的基础上，按照“三重一大”及民主集中制的相关要求，结合本校党委会、校长办公会的议事规则，对经济业务活动的决策流程、执行流程予以明确，形成分工合作、相互协调、相互制约的权力结构，让决策更加科学、执行更加高效。

权力监督系统要授予审计、纪检监察等部门相应的监督检查权限，让这些部门可以定期或不定期查阅相关资料，督查权力行使是否合规，及时发现权力运行过程中存在的问题。权力监督系统还可以采用信息公开的方式，对校内员工公开部分决策过程和决策结果，主动接受群众监督。

（二）专项业务层面信息系统。专项业务信息系统的种类繁多，每所高校都应当根据本校经济业务活动的特点，开发适合本校的专项业务控制系统。一般来说，专项业务控制系统至少应该包括预算管理控制系统、收支管理控制系统、采购管理控制系统、建设项目管理控制系统、资产管理控制系统、合同管理控制系统等。

预算管理控制系统是高校内部控制信息系统的主线，是各项经济业务运行的开端。预算管理系统要实现高校各院系、各部门经由信息化平台进行预算网上申报，学校经过审核及报批程序后，将财政及学校批复的预算在网上分解下达。要完善预算执行的实时跟踪机制，自动生成各类预算执行情况分析表，及时发现预算执行中的问题，为预算管理的不断优化提供有效反馈和有力支撑。

采购管理控制系统要以预算管理系统为基础，任何一项采购需求的提出都必须以预算批复为前提，业务部门根据预算批复金额制订采购计划和需求，采购主管部门进行审核并实施采购计划，采购进度的相关信息实时录入系统，业务部门可以随时了解采购的进度。招投标工作完成，中标结果公示无异议后，采购管理系统自动将相关材料传送到合同管理系统。

合同管理控制系统是实现合同控制的基础，目前不少高校专门设立了法务部门，对合同进行归口审核，但由于法务部门一般只看合同文本，而对整个合同产生的背景及过程都不了解，往往只能对程序性、合规性等常规要求进行审核。通过内部控制信息系统，法务部门可以全面了解整个合同形成的过程，查阅与合同相关的数据，从而对合同条款进行深入的审核。将合同管理系统与预算系统、收支系统、资产系统等其他系统相联，还可以掌握合同执行的动态，控制合同履行的风险，切实起到合同控制的作用。

收支管理控制系统要与财政系统、税务系统、银行系统对接，实现相关数据的实时传递和共享。在支出管理控制方面，可以在系统中设置预算列支范围、列支标准、审批权限、审批程序，还可以借助信息化手段实现自助报账，减少人工录入可能出现的误差，强化对支出的审核控制。

资产管理控制系统要与预算管理系统及采购管理系统紧密对接，从源头上保证资产数据的准确性。设备验收后，要在资产管理系统实现登记入库、领用、调拨、维修、维护保养、折旧、清查盘点、处置等全过程信息化管理。同时还可以充分借助物联网技术，了解每一台设备的使用状况，自动生成资产设备使用绩效分析表，避免资产闲置、重复购置等浪费情况，优化高校资源配置。

建设项目管理控制系统包括项目立项、工程设计与概预算、工程招标、工程建设、竣工决算等过程的管理，这些过程的管理与其他专项业务系统的管理模块互相打通，比如在工程招标完成后，自动进入合同管理系统，完成合同审核流程；在竣工决算完成后，自动进入资产管理系统，按照固定资产管理规定进行管理。总之，各专项业务系统相互贯通、相互支持、相互制衡，共同构成一个完整的内部控制信息系统。

（三）监督评价层面信息系统。对内部控制进行监督评价是内部控制信息系统的优势所在，因为信息系统的数据具有准确、及时、全面的特点，可以从多个维度对这些数据进行分析研判，从而精准判断内部控制的实际运行情况。在信息系统中，每一个操作都会自动留痕，一旦出现问题可以很便捷地追溯到症结所在，避免了大量的调查取证工作，能够达到责任追究的精准化。

内部控制信息系统还要建立自评价系统，可以通过数据比对、调查问卷反馈、座谈会研讨等形式，分析信息系统的总体运行情况，了解员工对内部控制信息系统的感受，发现信息系统存在的不足及弊端，汲取有益的意见和建议，持续优化改进内部控制信息系统。

四、构建高校内部控制管理信息系统的路径及要求

构建内部控制管理信息系统，可以在高校原有各业务管理系统的基础上进行升级整合，也可以重新开发一套新的系统，还可以直接购买现成的内部控制信息系统加以改造。各高校应当根据学校的规模、现有信息化管理水平、内部控制的要求、学校员工的接受度等因素，在综合考量的基础上，选择适合本校的信息系统建设方法。但不论选择哪种方法，都要遵循信息系统建设的基本原则，采用科学的信息系统建设理念，找到实现信息系统建设目标的有效路径。构建高校内部控制管理信息系统的思路见图1。

图1 构建高校内部控制管理信息系统的思路

（一）系统架构的平台化。内部控制信息系统既要兼容内部各业务管理子系统，又要与外部有关系统进行对接，所以内部控制信息系统的架构必须采用平台化的思路进行设计。内部控制信息系统不是一个静态的管理系统，而是一个动态的全流程运行系统，数据要在各子系统间快速传输、转换、储存，任何一个环节的数据遗失或延时，都会影响到整个内部控制信息系统的运行，因此要做到各子系统间的贯通衔接。目前的难点在于如何与外部系统对接，这些外部系统往往由不同的主管部门负责建设与运维，各系统的设计理念、建设标准、运转方式、开放程度都存在不同程度的差异，高校内部控制信息系统要做到与这些外部系统完全无缝对接，需要得到相关主管部门的大力支持。

（二）数据分析的智能化。会计工作的要求日益提高，除了要完成财务会计的基本任务之外，目前更加强调管理会计的功能，要求运用一系列科学的方式方法，对各类数据进行分析，并做出预测和提供建议，为决策提供有效的参考。内部控制信息系统要在大数据的基础上向着智能化的方向不断迈进，要具备自动进行数据搜集、数据比对、数据分析、数据展示、预算执行分析、收支分析、自动对账、实时预警、风险预判等多样化的功能，这样能够丰富内部控制的形式，强化内部控制的力度，升华内部控制的价值，使内部控制更加形象化和具体化，为高校管理工作提供科学准确的实时反馈，促进高校管理工作持续臻于完善。

（三）预警机制的动态化。内部控制的目的是对高校经济业务活动的风险进行防范和管控，但在实际工作中，风险行为经常是在发生以后才被发现，而内部控制信息系统能够实现对经济业务活动的全天候监控，一旦出现风险，可即时发出预警，做到防患于未然。在设计内部控制信息系统时，要在分析各专项经济业务主要风险点的基础上，按照风险管理的方法，界定风险的不同种类，确定各风险点的触发机制，如果某项经济业务活动达到触发的条件，系统则自动发出警报，及时中止相关经济业务活动，避免产生经济损失。

（四）系统研发的开放化。内部控制信息系统建设不是一蹴而就、一劳永逸的，而是一个持续改进与完善的过程。随着改革进入攻坚期和深水区，财政管理、税务管理、资产管理等各类改革举措不断出台，这些改革措施会对高校的经济业务流程、标准、要求等方面产生深刻的影响，高校的内部控制体系也要随之进行修正。此外，信息技术飞速发展，物联网、人工智能、区块链、量子计算等技术不断取得突破性进展，这些都为系统研发提供了新的理念与支撑。所以，在构建内部控制信息系统时，要秉持开放的理念，不断吸纳新的技术，落实新的规定，确保内部控制信息系统始终符合时代发展的趋势和学校管理的需求。