通知里的那些“错、错、错”

文/张志华

【导师小传】

张志华，国际汉语应用写作学会副会长、中国写作学会常务理事、湖南写作学会副会长、湖南警察学院教授，著有《论主持公文写作的艺术》《公文写作教程》《公务员应试指导教程》等，2012年获湖南警察学院“十佳教师”荣誉称号，2014年获中国应用写作研究20年突出贡献奖，2017年获湖南公安工作30年荣誉勋章。

通知，就是把事情告诉人知道。告诉别人一件事情，操作起来看似简单，但作为公文的一种，写起来并不像大家想象的那么容易。如果不慎重，闹出笑话不说，还会贻误工作，给人造成麻烦。比如下面这些通知里的“错、错、错”。

周老师为什么会被严厉批评？——谁有权发布通知呢？

向阳中学办公室主任周老师，发现工作中遇到的一个困难，这正是同类学校都会遇到的。为了探讨解决之道，周老师以学校办公室的名义起草通知，准备发给其他学校的办公室主任，请他们来开个会，探讨如何解决难题。校长知道了这件事，不仅没有表扬周老师，反倒狠狠地批评了他，并问他“意欲何为”？

周老师为什么被批评？原来，通知是上级领导机关发给下级机关，或者有管理、监督、协调职能的综合部门发给有关单位，要求执行、办理或者告知有关事项的公文。具有法定的权威性、强制性和行政约束力。周老师工作的学校，与其他同类学校，既没有上下级关系，也没有管理、监督、协调的关系，是不能发通知的。

应该这样做

兄弟学校之间相互商洽工作，询问和答复问题，我们可以用“函”这种平行公文，周老师可以用“函”代替“通知”，邀请其他学校的老师来校一起商讨问题，而不能居高临下地发通知。

“向阳中学”的礼堂都挤不下啦！——通知发给谁别弄错。

通知发给谁，谁就要负责接受通知，执行、办理通知事项，并且及时反馈。小小通知，责任重大，发给谁一定要表达清楚，否则很难把事情办好。

一天中午，向阳中学的校园广播响起：“下面播送一则通知！”播音员用清脆的声音播报：“今天下午两点半，请全体教师及学生中的党员到大礼堂听传达中央文件。”通知重复播放了两遍。下午两点半之前，学校的礼堂里已经挤得坐不下了，负责传达通知的张老师急得满头大汗。怎么回事？原来，通知里说，要“全体教师”和“学生中的党员”参加，但实际情况是，这个通知只要求党员老师和党员学生参加。

应该这样做

张老师可以这样修改：“今天下午两点半，教师及学生中的全体党员到礼堂听传达中央文件。”即把词序改动一下，让“全体”挪到“党员”的前面，让“全体”这个表范围的副词修饰“党员”而不修饰教师。

内勤部门的人都去哪儿了？——紧急通知不能随便发。

通知具有要求执行、办理有关事项的功能，特别紧急的事项，要急事急办还可以发布紧急通知。但是，发布紧急通知一定要慎重。

快乐大学的校园面积大，分为东西两院，两院之间隔着20多公里。东院是主校区，纪检、监察、人事、财务等职能部门都设在这里；西院是教学区，大部分院系在这里。有一天，校领导来西院检查教学工作，需要负责内勤的老师提供资料，结果几个教学系部的内勤都不在，他们去哪儿了？一问才知道，他们都跑到东院领取“重要资料”去了，一时半会儿赶不回来。

原来，学校人事部门一位负责考勤的老师，上午发了一份紧急通知，要求内勤部门的老师下班前去领取“重要资料”。大家风风火火地赶到，才知道所谓的“重要资料”，不过是当月的人事考核情况，完全不用急着领。

应该这样做

快乐大学校办公室今后得要严格把关，规范通知的处理，严格通知发布的程序。一般情况下，不得滥发“紧急通知”，特殊情况下需要标注“紧急”字样的，要按照程序报批，经过批准之后，才能标注、发布“紧急通知”。

报到地点没人知道？——通知不周密，好事变坏事。

会议通知的内容要全面、准确、具体，所涉及的每一事项，都应交待清楚，切不可含糊其辞，或者想当然。

某天，几位专家学者去杭州参加一个全国性的学术会议，会议由开心大学承办。开心大学离杭州市区有点远，专家学者们按照会议通知上的“会议时间”提前一天赶到“会议地点”报到。当他们风尘仆仆地抵达开心大学，看到会场前挂上了红色的欢迎横幅，却没有人接待，一时间摸不着头脑。打电话问了半天才知道，举办方考虑到学校离市区远，交通不方便，把报到的地点、专家学者们的住宿都安排在了交通便利的市区宾馆。但因为粗心，没有在会议通知里写清楚报到的时间、地点。

应该这样做

通知的细节切不可大意。会议通知中，决定召开会议的机关、会名、会议时间、会议地点、会议任务（会议内容）、参加会议人员及人数、入场凭证、报到时间及具体的地点、联系人与联系电话、 与会人员需要携带的材料、什么时间上报与会人员名单及其他有关要求（如限带车辆与人员）等。这些内容要清楚，不能有遗漏。

号召大家做好事，怎么被质疑呢？——通知的使用要规范。

这是发生在2000年年底的一件事。爱心小学的小刘老师，因为租住屋漏水引起家电起火，烧坏了家具、电器，损失加起来将近2万元。小刘老师家在农村，经济条件并不好。危难之际，学校发布了一则通知，号召大家捐款，为小刘老师奉献爱心。接到通知，同事们纷纷慷慨解囊。但也有人质疑：献不献爱心，是个人的事情，学校只能倡导，下达强制性的通知让爱心变了味。

的确，“通知”作为公文，是上级机关发给下级机关及所属人员，具有行政强制的性质。捐款这种行为可不能靠行政强制，只能加以引导、倡议。如果用“通知”这种形式去要求大家捐款，可能会引起大家的质疑甚至反感。

应该这样做

号召大家献爱心，最好采用什么写作形式呢？就当时的情况而言，可以采用“倡议书”这种形式，倡议大家捐款、奉献爱心，其效果会更好一些。但2016年我国《慈善法》颁布实施以后，要依法办慈善，倡议书也不能随便发布，这里就不详细阐述了。

（文中人名、地名、事件均属虚构）