基于SSM框架的文档一体化管理系统研究

邢 静，王志刚，徐章博

（1.甘肃档案抢救保护中心，甘肃 兰州 730010，2.甘肃省档案馆，甘肃 兰州730010；3.西北民族大学甘肃省档案大数据分析与智能软件研发中心，甘肃 兰州730000）

1 概述

当今的信息技术发展迅速，已有的办公技术也相应地得到了相当大的提高与改善，大多数党政机关及企事业单位已经实现了电子政务办公系统和档案的数字化管理。过去手续复杂、信息量巨大的文件、统计报表，从产生到处理完毕，基本上都能实现无纸化操作，这无疑对强调信息处理能力和信息处理能力的档案管理工作提出了更高、更新的要求。电子文件与档案信息资源作为党政机关、企事业单位和组织办公不可缺少的组成部分，具有数据形式复杂、数据量大、处理繁琐等特点，是各类办公活动的价值凭证[1]。

甘肃省文档一体化管理系统在不断完善，最大限度地利用单位资源，确保其管理的各类资源的完整性和安全性。目前，档案信息化研究还存在许多问题：缺乏对国外文件档案信息化研究现状的分析；理论研究过多，比较零散，研究不成熟，实际应用研究较少；研究方法主观性较强，而对档案信息化评价的研究较少[2]。因此，在网络技术日益成熟的环境下，电子文件、电子档案正逐步取代传统的文件档案管理模式。我们需要建立一个完整高效的系统平台，满足传统管理模式转型的需要，既要解决以往文件档案管理的不足，也要有利于今后档案馆（室）的档案管理工作，为档案馆（室）提供多种信息服务，为档案馆（室）注入了新的动力[3]。

本文设计一套符合各级、各行业文档管理部门自身业务的系统，该系统解决了以往纸质文件档案管理的一些弊端，不需要阅读实物信息，通过网络技术，充分利用各种信息资源，使文件档案能够显示其存在的实用价值。同时，也为甘肃省各立档单位和档案馆今后的档案管理工作提供了更加便捷的途径，为用户提供了更好的服务。

2 系统关键技术研究

2.1 系统平台结构

因为档案内容管理系统需要相对严格的安全性以及便捷的可移植性，因此基于J2EE的Web开发框架成为本系统平台的研究框架。档案内容管理系统有表示层、控制层、业务逻辑层和数据持久层四个层次的框架结构，每层之间的划分对应出的功能清晰可见，体现了封装和分而治之的思想[4]。四层模式相互配合，体现出“高耦合、低内聚”的独特特点，使用起来非常方便。

2.1.1 J2EE结构

J2EE平台提供的应用模型每一层都有自己的功能，数据在各层之间传输，这样就可以实现系统的功能。图1清楚地显示了每一层所做的工作。

图1 J2EE分层结构图

2.1.2 表现层框架研究

JSP页面和javascript是通过MVC设计的，其不仅为构建体统扩展的体系结构的坚实基础，而且为其可重用的特殊体系结构提供了坚实的屏障[5]。MVC的核心概念可以通过Spring MVC实现，它为系统的控制器和处理程序的能力提供了许多与MVC系统相关的功能[6]。

2.1.3 业务逻辑层框架研究

Spring属于业务逻辑层，作为J2EE框架的中间层，起着承上启下的作用。它具有强大的集成框架功能。它与上层的MVC架构有很好的契合性，也可以与底层的一系列其他持久层架构相结合。Spring的另一个特性是它的对象没有绑定到特定的服务中，这些对象可以在运行环境中多次使用，这使得各种组件之间的兼容性更好。

2.1.4 数据持久层框架研究

数据持久层框架包括Hibernate和Mybatis两个部分。关系数据库与关系数据库的映射是在Java环境下实现的。因为此机制的存在，灵活的使用SQL语句变得非常的方便，相当于高级语言中的Java对象，这使得开发人员编写更加方便。利用SQL语句进行编程，开发人员只需定义Java对象与数据表之间的映射关系，就可以使开发工作更加方便。

2.2 基于SSM框架的开发技术

2.2.1 SSM的框架集成

SSM框架不是单一的，而是基于Spring MVC、Spring和Mybatis这三个框架的同时协助一起集成而成的系统框架。在本系统中主要分为五层，分别为包含JSP页面和jQuery的表示层、包含Struts的MVC和Framework的控制层、包含三个组件的业务逻辑层、包含四个模块的数据持久层以及庞大的数据源层。首先，转发相应的请求指令以及界面的视图管理是Spring MVC的功能体系，其次，对业务对象的管理工作是通过Spring框架完成的，最后，对数据对象进行持久化的功能是通过Mybatis实现的。如图2所示，为SSM实现功能的五个部分的总体结构。SSM的集成架构不仅让成功的J2EE层结构设计实现成为可能，而且让编程者更加方便地进行构建框架。每一层的功能有相应的任务以及明确的划分。接口用于连接层，各层之间相互连接，使系统的扩展性和维护性得到了相应的提升[6]。

图2 集成框架结构图

在四层结构中，我们依靠数据传输类来完成各层之间的直接或间接通信。当传输过程中的数据类型与数据表有正确的对应关系时，可以依靠Mybatis生成器自动生成代码。

2.2.2 SSM框架对档案管理的优势

1）SSM框架是使用的MVC的开发模式，系统界面的显示以及系统层次业务逻辑上的分开管理的部分是通过MVC的模式实现的。档案信息存在数据量大、表结构可变等问题，需要在后期进行优化。因为此功能，SSM集成框架为以后的系统开发提供了一个良好的模板框架[7]。

2）提高系统开发速度。SSM架构模式为系统的开发提供了大量的通用视图。另外，根据配置文件，可以确定一些程序的逻辑顺序，而不需要进行编码。SSM架构模式使开发时间与周期得到了相应的缩短，工作效率得到了提升。

3）“低耦合、高内聚”是SSM框架的优势所在，并且SSM框架结构是分层的体系结构，这种模式更加方便了系统的操作和维护。

4）SSM框架可以为项目管理带来很多好处。掌握了SSM框架的开发过程，并根据该过程改进系统需求，才能准确估计项目实施的工作量，确保系统实施中不存在过度风险。

3 文档一体化管理系统的实现

3.1 系统开发环境

体系结构采用SSM集成框架结构，各层次之间相互配合，共同完成构建档案管理系统的基础部分。同时，系统决定使用MySQL来存储和输出数据。Java是一种成熟的高级语言，用于编程并部署在Tomcat服务器上。

3.2 系统框架实现原理

SSM框架由Spring、Spring MVC和Mybatis组成，形成一个系统结构。系统的完成与每一层密切相关。一个好的框架对系统的开发起着重要的作用，每一层的实现过程进行了描述。表示层用于外部前端页面。最后三层用来完成后台各种业务的处理。依靠这四层之间的协作，通过分工完成数据处理[8]。如图3所示，流程简单明了。

图3 流程流转的数据显示图

3.3 系统功能实现与检测

3.3.1 OA接口开发

基于政务网大OA协同办公系统开发，打通OA系统和文件归档系统、档案管理平台的通道，实现电子文件的数据传输，在OA系统模块中加入归档功能，完成实时电子文件的预归档，预归档数据进入归档系统进行管理。

3.3.2 电子文件归档与接收

通过与OA协同办公系统接口的对接，归档系统对产生的电子文件进行采集，接收，检测，整理，统计进行预归档处理，通过制定相关标准如数据接口标准、数据结构标准等，把符合要求的电子文件进行推送集中档案管理平台。

1）数据接收：通过制定相关标准如数据接口标准、数据结构标准等等，将OA系统及其他业务系统中将整理完成的各类政务电子文件归档到本系统中。

2）数据接口：提供标准数据接口，实现其他业务系统的数据导入功能。

3）数据检查：对接收的数据进行检查，包括目录与正文对应情况检查、数据挂接检查、图像属性检查等多方面的检查。

4）文件分类：对接收的数据进行按单位，类别，年限等进行整理归类。

5）文件检测与效验：对OA产生的电子文件通过设置检测规则，进行检测效验，对不符合要求的电子文件进行退回。

6）电子文件整理：对所收集的电子文件通过按单位，门类，期限等进行整理，修改，新增，删除等操作。

7）电子文件统计：按年月进行统计电子文件统计，生成表格。

3.3.3 电子档案集中管理

该系统部署在档案馆政务网平台，分管理端和用户端，通过设置不同权限对电子档案进行管理，用户端面向立档单位的档案室人员，完成立档单位的电子档案在线整理，归档、移交、查阅利用等功能，管理端作为档案馆的接收管理人员，完成对立档档案的电子档案进行指导，接收，管理，鉴定、长期保存和流程设置和系统的配置等功能。

3.3.4 检测环节

电子文件从其形成到最终销毁或永久保存，主要经过电子文件创建、电子文件办理、电子文件归档和电子档案管理、移交进馆（电子档案接收与长期保存）四个阶段，其中与档案部门密切相关的就是电子文件归档、电子档案移交接收和电子档案长期保存三大环节。

电子文件归档环节通过“四性”检测手段对归档电子文件质量进行严格把关，将符合归档要求的电子文件归档并统一管理，把不符合要求的电子文件退回业务部门重新进行整理。如图4所示。

图4 电子文件归档环节四性检测

电子档案移交接收环节，档案室移交人员应对移交的电子档案进行“四性”检测，检测通过后方可正式移交；同样，档案馆接收人员需对接收的电子档案进行“四性”检测，检测通过后才能正式接收。

电子档案长期保存环节，在电子档案进入长期保存库之前，需要对其“四性”进行全面检测，严防不合要求的电子档案进入长期保存库。在电子档案长期保存的过程中，由于技术更新换代或存储介质损坏等原因，可能导致电子档案损毁或无法读取，因此需要设置检测策略，对长期保存的电子档案进行定期或者不定期的“四性”检测，确保电子档案长期可用。如图5所示。

图5 电子档案长期保存环节的四性检测内容

4 总结

本文以档案信息化为主要目的，综合考虑文档一体化管理中所涉及的功能，利用UML进行建模并建立了业务流程模型，采用SSM框架为档案馆（室）设计一个文档一体化管理平台。档案资源的便捷操作和最大限度的利用是一项极其繁琐、耗时的工作，需要不断深入研究档案管理工作，从而掌握更多解决实际问题的实用方法，为今后的信息智能化工作提供新思路。