提高办公室档案管理工作效率的思考

吕立新

摘要：针对办公室档案管理工作来讲，必须坚持档案管理工作的完整性和科学性原则，与办公室档案管理现实工作情况相结合，持续进行完善并革新，为办公室档案管理质量基础提供有效保障，可以将档案管理所具有的价值进行切实体现。办公室工作职能中档案管理工作一直以非常重要的形态存在，管理基础应该制定专业档案管理机制，与此同时还应该不断完善办公室档案管理过程中暴露出的缺点，为办公室档案管理工作的安全性提供保障，拟定出更加适合办公室的管理体制来实施档案管理工作。文章针对办公室档案管理工作存在的问题进行了分析，然后提出了具体的优化对策。

关键词：档案管理;问题分析;优化策略

引言

社会的发展越来越快，人民收入水平越来越高，人们越来越重视在日常工作中工作效率的提高。当前社会生活节奏快速，人们不得不花费大力气才能报纸自己的步调与社会生活节奏相一致。在办公室的日常工作中，工作十分琐碎，内容十分繁乱，需要花费大量的精力来整理工作，尤其是在档案管理工作中。然而科学技术日新月异，科学技术已经广泛运用在人们的日常生活和工作过程中，提高人们工作效率的同时，还能减少工作中出现的错误。传统的办公室档案管理工作已经不能适用于当前办公需求，这就要求相关部门将心思技术用于办公室档案管理过程中，提高办公室档案管理的工作效率。

1开展办公室档案管理工作的意义

办公室中的许多资料都带有一定的机密性，如果出现了任何的资料泄露，都会对单位工作的顺利进行造成一定的困扰，甚至会危及到所有单位的顺畅运行，基于此，需要将文件的保密性工作充分重视其阿里，在实行办公室管理工作的过程中，对机密性的文件进行权限设置，没有权限的人无法查看机密文件。通过这种管理措施，推动档案管理工作效率获得充分保障，这对于保护机密档案也十分有利。

2办公室档案管理工作中出现的问题

2.1档案管理制度不健全

由于各单位对办公室档案管理工作重视程度的不同，也导致相关制度的不健全完善。即便有较为完善的管理制度，也做不到严格执行，档案管理工作规范性和安全性都不高。其次，流程设置不合理。办公室档案管理标准严格且流程较为繁琐，导致实施时将流程简化，简单编号后随意放置储存，档案利用率低。再次，档案资料丢失泄露时有发生，安全问题成为档案管理的首要问题。

2.2基础设施不到位

档案管理工作是一种规模较大、系统性与耗时较长的工作，因此需要一定的时间进行系统的整理与长期的摸索，不仅如此，还需要一定基础设施的辅助。但是当前多数办公室档案管理工作的条件都比较有限，部分办公室并没有一定的投入，缺乏设施，最终导致档案管理工作十分的不到位，频繁出现档案文件缺损与丢失等状况，对档案管理工作的高速进行也会产生严重的不良影响。

2.3专业素质不高

虽然当前很多企业越来越意识到档案管理的重要性，但缺乏专业的档案管理人才，或者现有的档案管理人员专业素质不高，从而不能使档案管理发挥其价值。具体表现为：一是认识偏差。部分人员觉得档案管理只是打杂的工作，没有使命感和荣誉感，在日常的档案管理工作中积极性不高，从而很大地影响了工作质量和效率。二是缺乏专业知识。在进行档案管理工作的过程中，因为能够熟悉专业的档案管理内容，同时没有合理地将档案进行分门别类，进而致使保密档案和公开档案没有严格分类。还有的档案管理人员年龄较大，不能熟练操作电脑，从而使档案信息不能被合理利用，发挥不了其应有的价值。

3提高办公室档案管理工作效率的措施研究

3.1在制度上不断完善

要重视制度建设，发挥用制度管人管事的公平性和长久性。一方面在制度制定和修订过程中要坚持集思广益，对好的措施办法要发扬光大，对错误做法要坚决纠正，对漏洞不足要及时弥补，提高制度建设的针对性、合理性和实效性。另一方面要积极建立档案利用反馈机制，对单位员工在档案利用中反映的问题，安排专人进行及时收集、汇总、整理，并对相应问题提出解决措施，呈报单位管理者。

3.2提高专业人员工作水平

在档案管理工作进行的中，不少工作人员并不具备对于本身工作的客观认知，缺乏相关的管理意识，因此导致档案管理工作无法高效顺利的进行下去。要保证档案管理工作的效率与水平的提升，首先需要忠实的，就是有关档案管理人员的具体工作水平，利用组织专业培训的方式，提升档案管理人员管理水平。在进行培训的过程中，管理人员不仅要积极地参与到培训活动中去，还要尽力的学习一些专业知识，不断巩固以及提升自己的专业水平与工作能力。档案管理人员只有在认识到档案管理重要性的前提条件下，才能具更为专业的管理水平，继而逐步提升办公档案管理的综合工作效率。

3.3增加档案管理资金投入

辦公室档案管理的工作，非常有助于办公室的稳定与工作效率的提升。在办公室工作中，办公室档案资料的指导作用非常显著，有秩序的规整数量庞杂的档案资源，可以帮助办公室人员进行资料文件的借阅与查看。办公室的资料文件往往规模较大也比较杂乱，因此相关资料的管理工作量也十分庞大，如果想要提升档案工作的管理效率，就需要投入更多的时间与人力，甚至还需要一定的资金投入。从单位角度而言，可加以将投入资金的作用充分发挥出来，促使档案信息的管理工作变得更加完善，并且利用加大资金投入的方式完善档案管理信息系统的创建，在保证档案信息化的基础上，尽可能合理的控制档案管理过程中需要花费的时间与人力，以此来不断提高办公室档案管理的整体工作水平与效率。

3.4积极推进办公室档案管理信息化

对办公室的档案资料进行收集的过程中，整个系统流程均应控制到位，做到无缝衔接。网络时代到来后，单位的业务系统会产生大量的数据，因为立档部门较多，业务档案存在明显差异。为了保证业务部门档案资料的顺利接收，必须将前端控制做到位，档案管理应渗透到业务系统中，使得档案数据能够顺利流转到档案系统中，大幅提高档案管理的规范性和效率。办公室人员在对电子档案进行收集时应能对相关业务部门电子档案进行控制，使得电子档案更为安全，可读性能够得到保证。为了使得档案管理的效果大幅提高，办公室人员应熟练应用存储技术，确保档案管理信息化的实际需要。应加强办公室档案管理软件系统建设。在办公室电子档案数量不断增多的情况下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，可以促进办公室档案管理工作效率和质量的提高。同时在办公室档案信息化建设中，需要结合社会需求，构建档案管理网络平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，实现档案使用效率的有效提高

3.5创新文件档案管理理念

传统的档案管理主要依靠人力，由档案人员对所有的档案进行整理、记录、编号、收集、保存等，因为人的精力有限，每一个环节都可能出现错误，这就对单位的发展造成了很大影响。信息化技术的出现，让文件档案信息化发展成为可能，新形势下应该要加强文件档案管理信息化发展，对档案管理人员进行教育，让他们逐渐意识到信息化技术在文件档案管理中的作用，对未来文件档案管理的发展趋势进行分析，从而不断提高档案管理水平。另外，档案管理人员以及其他部门的人员都要意识到档案的价值，不是将档案收集整理就完了，更重要的部分是对档案进行利用，单位的每个员工都应该形成利用档案的意识，在日常工作中有机会利用档案资源的时候就要充分利用，发挥出档案的价值。

结语

总而言之，对于提高办公室档案管理工作效率，需要创新档案管理工作、实现档案管理信息化以及提高档案管理人员的素养。还需要不断提高档案管理工作水平，提供优质、快捷、准确、安全且令人满意的服务。档案管理能够加强的师资队伍建设、促进教学、科研等工作内容的展开，因此，真正实现档案管理的现代化、科学化和规范化是现在办公室档案人员的必要工作。

参考文献

[1]蔡映东.刍议提升办公室档案文书管理工作[J].大科技，2019，（08）：7-8.

[2]罗仕耽.浅谈如何改进办公室档案管理工作[J].青年时代，2019，（02）：292.