对Excel 数据有效性的探讨

萧巍

（江西环境工程职业学院，江西 赣州 341000）

数据有效性的使用是Excel 的强大功能之一。Excel 的制表功能，给我们的工作带来了方便，但是在表格数据录入过程中难免会出错。Excel 的数据有效性功能，可以限定允许输入的数据类型和范围，对在Excel 中中输入的数据进行限制。本文通过几个例子阐述Excel 数据有效性的使用。

一、限制单元格只能输入当年日期

在某些特定场合，如公司的账单中，要求日期只能输入当年的日期。设置这样的数据有效性的方法如下。选定要输入日期的单元格，执行“数据——有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。点击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中点击“自定义”选项，在“公式”文本框中输入“=Year(C2)=Year(Now())”，如图1 所示。单击“确定”按钮即可。

设置数据有效性后，当用户在相应单元格输入非当年日期时，Excel 会自动弹出警告对话框，提示用户输入为非法日期。

“=Year(C2)=Year(Now())”的含义为：相应单元格的年份应与今年的年份相同。

二、限制输入重复的数据

在某些特定的场合，Excel 工作表中，需要输入不同的数据。可以使用数据有效性限制用户输入重复数据。选中相应的单元格区域，打开“数据有效性”对话框。操作同上例，在“公式”文本框中输入“=Countif(C：C，C1)=1”，单击“确定”即可。公式的意思是：第C列中（C：C）等于C1的数值的个数为1，返回的函数值只能是“对”或者“错”。只有当函数值等于1 时才能成功输入数据。

三、限制单元格只能输入数字

有时工作表中要求只能输入数字。可以使用数据有效性来达到目的。选中相应单元格区域，打开“数据有效性”对话框。操作同上例，在“公式”文本框输入“=Isnumber(C2)”，单击“确定”即可。“=Isnumber(C2)”含义是判断单元格中是否是数字，若是数字则输入成功。若非数字，则Excel 会弹出警告对话框提示用户输入出错。

四、使用数据有效性创建下拉菜单

在我们报考填志愿或进行网站的注册时，有时可以看到某些格子旁有一个箭头，单击它便会弹出个下拉菜单，用户可以在其中选择一个选项。这样的功能其实在Excel 中使用数据有效性也可以做到。使用数据有效性创建下拉菜单有很多种办法，下面通过几个例子分别阐述。假设下拉菜单内容为“教授、副教授、讲师、助教”。

（一）直接输入序列内容创建下拉菜单

选中要创建下拉菜单的单元格。打开“数据有效性”对话框。选中“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”。在“来源”文本框中输入“教授，副教授，讲师，助教”，单击“确定”即可。注意：“来源”文本框中的逗号应为半角逗号。

（二）使用单元格引用创建下拉菜单

在相应区域由上往下输入序列：教授、副教授、讲师、助教。选中要创建下拉菜单的单元格。打开“数据有效性”对话框，操作同上例，把光标放置在“来源”文本框中，用鼠标选择刚才输入序列的区域，单击“确定”即可。本例的方法有个局限性，如果输入序列的单元格内容遭到了删除，则下拉菜单的内容也会消失。

（三）使用定义名称创建下拉菜单

把包含序列“教授，副教授，讲师，助教”的区域定义名称为“职称”。选中要创建下拉菜单的单元格。打开“数据有效性”对话框。操作同上例，把光标放置在“来源”文本框中，输入“=职称”，单击“确定”即可。

（四）使用INDIRECT 函数创建下拉菜单

选中要创建下拉菜单的单元格。打开“数据有效性”对话框。操作同上例，把光标放置在“来源”文本框中，输入“=INDIRECT(“Sheet1!$A$1：$A$4”)”，单击“确定”即可。“Sheet1!$A$1：$A$4”即为对包含“教授，副教授，讲师，助教”序列单元格区域的绝对引用。

五、结语

本文对Excel 数据有效性的一些高级操作能进行了阐述和探讨，比如限制单元格只能输入当年日期，限制输入重复的数据，限制单元格只能输入数字，创建下拉菜单等。其实Excel 数据有效性的操作远不止这些。数据有效性结合Excel 函数的使用，可以实现其强大的功能。