新时代烟草行业档案信息化管理探索

李成旭

摘要：档案信息化管理是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面借助现代化信息技术对档案资源进行管理、处置并提供利用的过程。本文结合国有企业工作实践，立足烟草企业档案管理信息化建设工作中存在的突出问题，就档案信息化建设的有效实施路径进行了深入分析探讨，并就如何借助档案信息化建设的契机，着力提升档案管理的效率与质量，提出了有效的解决方案。

关键词：新形势下;烟草行业;档案信息化管理

引言

档案作为企业在生产经营过程中的“忠实记录者”，反映并记录着企业的发展历程。烟草企业的各类档案具有显著的文化特征，在企业文化建设中发挥着承前启后的作用。一些烟草企业客观上由于企业本身成立时间较短、档案整体数量也较少，造成档案管理不完善且门类涵盖不齐全的问题。与此同时，由于企业对档案管理工作的重要性的认识不足，没有充分认识到加强企业档案管理对提升企业基础管理水平方面的历史和现实价值，也直接影响到了企业档案管理工作整体水平的提升。有的烟草企业经历了技改或搬迁，很多文件档案、影像档案和实物档案都面临散落或遗失的风险，亟待进行抢救式整理保护，加强档案管理工作已迫在眉睫。只有立足企业发展实际，充分借助现代化信息技术，变“死档案”为“活资源”，实现档案的科学管理，全面促进信息技术与档案业务的相互融合和相互促进，才能推进企业档案管理信息化和现代化。

1档案信息化管理的重要意义

1.1档案信息化管理可以提升档案管理人员的工作效率

一直以来，我国对于档案管理一直都是采用以实体管理为重点的模式。在这种模式下，相关的工作人员都是通过手工来对档案进行收集、整编、管理以及利用。在这种模式下，档案工作人员不仅要面对很大的工作量，而且效率还很低。但是当把档案进行信息化处理之后，这种繁杂的档案管理工作就可以变得数字化、自动化、一体化以及共享化。这样一来，只须将档案信息录入系统，便可以多次使用，档案管理工作也开始从复杂向省时省力方向发展，档案管理人员的工作效率也会得到很大提升。

1.2档案信息化管理可以对档案的纸质资料进行充分地保护

对于档案管理工作而言，纸质档案资料是一种非常重要的原始证据。但针对于传统的档案管理工作而言，若是想要查询某种信息，则需要去查阅档案的纸质资料，这种管理方式不仅耗时耗力，而且纸质资料在经过频繁的翻阅和拆装之后，很容易遭到损坏。若是采用档案信息化管理的模式，这种反复翻阅的情况就不会存在。一般来说，在这种模式下，若是想要知道某种信息，只需要从数据库中直接调取就好。很大程度上减少了与档案纸质资料的接触，降低了纸质资料的损毁程度。

2烟草企业档案管理中存在的问题

2.1企业内部对档案管理工作整体重视程度不高

随着信息时代的到来，企业在经营管理工作中广泛应用公文办理、合同管理、资金监管、人力资源管理等各类信息系统，应用程序的数字化决定了传统载体的档案管理方式已不能满足新形势的需要。从企业内部来讲，员工从思想上对档案工作的认识还停留在传统的思维定式下，认为档案仅具有简单的搜集和查阅资料功能，在企业发展历史较短的情况下，档案自身的价值没有得到充分重视，从而也导致了企业档案管理整体质量和效率不高。

2.2企业信息化基础设施建设投入不足

电子档案管理系统相当于企业档案信息数据库，档案信息资源要在企业范围内达到存储、检索、整合和利用的一体化效果，对企业网络建设的技术保障和安全性能都有很高的要求。建强信息化基础设施对于加快档案信息化建设进程起着关键性决定作用，信息化基础设施包括软件与硬件配置，但目前行业大多数企业的电子档案管理系统多集成于OA业务系统，电子文件归档和电子档案管理主要是借助现有信息系统功能来实现的，不具备成体系管理的电子档案系统功能。因此，企业需要在硬件与软件设施方面加大投入，以尽快补齐这一短板。软件基础设施是需要结合时代发展与企业实际建设规划的，软件基础设施建设显得尤为重要。

3推动烟草企业档案管理信息化建设的对策

3.1建立档案信息安全保障系统

档案信息化管理可以提高烟草企业档案管理工作效率，为企业带来更高效益。与此同时，档案信息化管理工作技术方面的复杂性也是烟草企业不可忽视的问题。因此，为了更好地对档案信息化管理工作进行建设，烟草企业的档案部门应该在这一方面着重下功夫，不仅要充分地开发和利用档案信息管理资源，还应积极地参与到相关的网络系统建设中去。在进行档案信息化管理工作过程中，要充分提高自我的信息安全防范意识，防止发生失密、泄密的现象。尤其是在进行档案网络系统建设过程中，工作人员要切实将信息安全保密技术的作用发挥出来，在最大的程度上解决好烟草企业内部档案信息传输的保密和存储。

3.2加强档案标准化建设，才能为企业档案信息化建设打好基础

實现档案工作为企业全局和中心工作做好服务的功能，首先必须为企业档案信息化发展打牢工作基础。档案信息化建设能否顺利实施，取决于企业档案管理工作的规范化和标准化水平，只有职责分明、管理严密，信息化系统才能有效规划，信息化工具才能发挥应有的作用。企业必须全面建立起系统完善的档案管理制度，在管理制度中要进一步明确主职部门，坚持档案的集中统一管理，企业内各部门、各卷烟厂各负其责，有效保证工作职能的落实，档案管理系统权限设置才能更加清晰，档案管理职能才能有效发挥。同时，在档案的保管与保护、利用与开发、统计与借阅、鉴定与销毁的规范化管理过程中，要进一步明晰相关专业档案管理部门的职责，明确在信息化管理模式下各类专业档案应发挥的职能与作用，这样才能保证系统各功能模块的有效使用，各类档案有效收集和整理。企业在修订完善档案管理制度的过程中，还应统筹考虑运用数字化信息技术，优化企业现有的管理方法、工作流程，形成标准化规范化的档案管理体系，尽快构建起“一站式”档案管理工作的新格局，打通档案管理职责落实的“最后一公里”。

3.3打造高素质的档案管理队伍，才能提升档案信息化管理水平

企业的档案管理信息化的实施，是档案管理工作的一次创新，也是一次工作上的颠覆性变革，要以档案信息化建设为契机，加大学习培训力度，着力提升档案管理人员的信息技术、数据管理能力，着力改变过去档案管理人员专业能力不足的现状，提高档案管理人员工作整体素质水平。在新技术的驱动下，档案管理人员要努力成为复合型人才，即档案管理人员既要懂档案管理专业知识，又要懂信息化专业知识，只有业务精熟，才能更好促进企业档案管理工作高质量发展。因此，企业要加强激励约束，通过培养档案管理人员树立终身学习的理念，进一步提高档案管理人员的责任意识、使命意识，才能为构建复合型档案管理人才队伍注入活力。

结束语

综上分析，烟草企业对于档案信息化管理还有一定的问题存在，企业应积极地去面对并积极地去解决。只有对档案进行有效的信息化管理，才能够促进企业高速地向前发展。

参考文献

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