电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合

刘裕钊 国家管网西部管道公司

如今电子档案成为单位档案资料的重要载体，具有存储方便、查阅速度快等优点。相比于以前的档案管理方式，电子化管理模式拥有大量优势，其重点是对电子文件开展有效、深入管理。然而，这种电子文件并不具备直接阅读性，需要借助计算机技术对文件内容进行读取，进而可以充分提高传递与处理的进程，方便人员使用、处理与储存信息。

一、电子档案的特点

①电子档案管理的对象。与传统的档案管理不同，电子档案要管理的是数字信息和载体，档案管理人员将纸质档案转化为扫描件、电子文档、电子表格等电子档案，并进行整理和归纳，从而完成电子档案管理工作。通过将纸质档案转换为电子档案能够更加利于档案管理人员的日常查阅和整理，电子档案的应用不仅缩短了档案管理工作的时间，还提高了档案管理工作的效率。②电子档案管理的方式。相对于传统档案的管理方式来说，电子档案的管理方式具有简单、便捷的特点，传统的档案管理工作是通过对纸质档案进行分类和汇总，通过结合档案的内容对档案进行科目分类，而且纸质档案还需要进行年份的分类，常用与非常用之间的分类，分类手法有很多，这些方式都要以手动的方式进行操作，而电子档案的管理方式则不需要如此烦琐的手续，而只要将纸质档案录入电脑之后，应用电脑的自动分类功能，按照不同的属性对其进行分类。因此，电子档案管理模式更加便于档案管理人员对档案进行查阅和复制，避免了纸质档案在查阅过程中的人为损坏或数据丢失的问题。

二、电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合

（一）管理原则相辅相成

传统档案管理与电子档案管理两者的原理是一样的，电子档案是传统档案管理随着时间推移与社会进步的产物，电子档案管理是传统档案管理基础的一个延伸与进展，将信息化技术体现得淋漓尽致。当然电子档案的效率远远要比传统档案管理高得多，这两者之间也有着千丝万缕的关系。从另一方面来说，电子档案利用的是电子技术的快捷性与多元化进行储存，在保管过程中难免会遇到一些信息隐患的干扰，信息的真实性与有效性还是需要传统档案的支撑，当然从储存方式上来讲，传统档案管理的方式过于烦琐，储存量也非常有限，这一点，电子档案管理的优势不言而喻，在事业单位的综合管理中有着不可替代的作用。

（二）重视电子文档的安全管理，健全安全管理机制

首先，必须进一步强化档案管理人员的工作责任意识与安全责任意识，严格按流程完成电子文档的录入、存储、调用等工作。档案管理人员需及时记录好档案信息更改与使用情况，方便后续查询。其次，采取定期备份办法，即把电子档案信息复制成两份或多份，将其保存在不同的存储载体上。电子档案易遭到黑客、病毒攻击而造成内容丢失，也可能造成档案无法打开。有时，档案管理人员人为失误也可能导致档案信息被误删。可见做好电子档案的备份对确保档案信息的完备性非常重要。另外，保管电子档案的设备一定要专机专用，以进一步提升电子档案的安全性。若保管电子档案的计算机也同时有其他用途，必然会涉及其他工作的媒介信息，从而增加感染病毒的概率，对电子档案安全造成潜在的威胁。最后，随着时间的推移计算机中会形成大量没用的文档信息，经常出现误删或误用文档的问题。这需要定期维护检查软硬件设施，及时升级软硬件，保证电子档案管理系统正常运行。借助技术手段预防电子文档被非法访问或篡改，常见的技术手段包括数字签名、防火墙设置、身份验证、病毒防护、读写权限设置等。

（三）推动电子档案资源整合，实现电子档案精细化管理

大数据时代，单位要进一步着眼于信息资源建设工作，充分挖掘电子档案的价值，推动电子档案资源整合。一是做好源头控制，单位要制定相关的规章制度，明确声像、影像、图像、电子文件类档案资源的处理标准、格式、流程，避免档案管理无序化。同时，要细化档案管理部门与其他业务部门在电子档案管理中的权责，探索业务部门专责先行处理的机制，避免电子档案二次加工，实现“一次归档、长期利用”的目标。二是要创新电子档案管理模式，加快电子档案数据库建设。单位要坚持“存量数字化”与“增量数字化”工作的同步推进，对现阶段的纸质档案进行数字化转化的同时，对新增加的电子档案进行处理。这一过程中，单位既可以招聘更多的档案管理人员，也可以探索将部分业务外包给外部专业部门，缓解人力资源不足的压力。三是要重视电子档案开发利用，从政策咨询、专题研究、档案编研等角度对电子档案进行整合利用。为此，单位可以根据本单位业务类型建设政策类、业务文件类、法规类以及其他类别的子数据库，便于后期的检索与利用，打造“档案智库”“档案知识库”。

三、结语

随着时代的发展，信息化技术逐渐融入到人们的工作和生活当中，而电子档案作为一种新型的档案管理模式更好地促进了档案管理工作的开展，能够有效地节约人力和物力，提高档案服务的质量和档案利用率。但就目前电子档案的实施情况来说还存在一定的问题，为了更好地促进电子档案的应用，应利用风险管理方法，提升电子档案管理水平，规范电子档案管理模式，建立完善的管理机制，从而使电子档案在档案管理工作中得到更加充分的应用、发挥出更大的价值。