现代企业制度下企业档案管理简述

2021-01-17王亮烟台检验认证有限公司

环球市场 2021年7期

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当前，企业发展已步入现代管理阶段，档案管理将同步进行。现代企业制度下的档案管理不仅具有方式和技术效率高的特点，而且使企业档案的价值再次得到彰显，这直接关系到企业的未来发展，是企业的核心工作。

一、现代企业制度下企业档案管理发展

（一）由专一转为多元化

对于传统的档案管理，通常使用手写纸质文件和打印等方法来移交，查阅和保存报告或正式文件。由于管理工作量大，对管理场所提出了更高的要求，增加了企业的经济负担，消耗了大量的人力和物力。我们只能通过手动方式申请或查询企业文件信息，这很容易导致工作繁忙档案管理中存在错误，因此在档案管理中存在遗漏。在现代社会中，档案管理正在朝着各种载体的方向发展，利用信息技术和网络技术来实现档案管理的系统化，数字化和电子化。

（二）由内向外发展

在现代体制下，尽管一些大中型企业可以自行管理档案，但小型或微型企业仍然很多，难以完善相关的档案管理体系。因此，我们需要将管理模式从本地管理更改为内部和外部联合管理，并且可以自行管理机密档案或企业的核心技术。外包档案管理公司需要管理普通档案，可以减轻管理人员的工作量，节省随机成本，时间成本和人工成本，提高劳动生产率，促进新兴产业的发展。

二、现代制度下企业档案管理的具体方法

（一）加强管理观念

对于现代企业，应更加注重获取利润，提高企业的经济效益和社会效益。在某种程度上，缺乏对档案管理的关注可能导致错误的恶性循环。因此，有必要总结历史行动的轨迹，改变管理者的观念，回顾过去的失败经验和教训，防止再次发生错误。可以看出，档案管理的重要性是不言而喻的。必须确定资源居住地和信息源的重要位置，运用信息技术，打破档案柜和档案盒的思维限制，将大量的信息资源与光速网络相结合，充分发挥价值和所含信息的作用在档案中，为企业制定方案和计划提供重要依据。抓住短暂的商机，以确保企业的长远发展。

（二）提高管理人员的专业性

首先，企业要注意对相关档案管理人员的培训，并定期进行档案管理基础知识的培训。对于不同级别的人员，应进行有针对性的培训。对于老员工，有必要转变他们传统的档案管理基础知识。例如教这些老员工如何使用计算机进行信息管理。其次，对于一些年轻或新的档案管理人员，他们应该关注档案管理的基本理论知识，关键是教他们专业知识。我们可以实行“新旧结合”的方针，以师徒为主的形式进行一对一的培训，使他们可以在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样，企业中的所有档案管理人员才能提高专业水平，始终满足当前市场经济的需要，并在促进企业发展中发挥有效作用。

（三）多元化的档案管理

首先，在实现档案管理信息化和现代化的基础上，需要建立统一的管理系统，使档案管理形成一个有机的整体，并确保信息技术手段的实施。根据指导原则和实践基础，可以实现档案管理的数字化，将纸质文件转换为电子文件，实时访问有用信息，为企业决策提供参考，以提供可靠的数据支持。其次，通过数字档案管理，可以实现集约化，集中化的管理模式，打破无序，烦琐的纸质档案的局限性，不再受时间和地点的限制，充分发挥互联网“云技术”的优势。使档案管理无限深度和广度，实现系统化和网络化，此外，我们可以实时收集和组织企业生产信息，销售，管理，维护，客户服务等信息，防止丢失或损坏对纸质档案进行管理，实现档案管理的改革和创新。最后，通过系统的档案管理模式，它可以与企业生产和运营平台相关联，以进行集中和集成的管理。它需要建立一个内部本地化系统，使用网络技术来建立相关的端口，在平台上实现客户服务和产品销售，在系统中实时获取该链接的情况，查询每个阶段的档案并发送及时改变现在影响企业自身发展的因素，调整生产，销售，管理方式。

（四）做好安全监管

随着时间的流逝，企业档案的数量将继续增加，这具有一定程度的复杂性和多样性。因此，有必要对档案进行分级管理，以防止掩埋档案本身的价值，甚至避免出现错误和遗漏。通常，可以根据重要性的程度细分档案管理，例如次要，不太常见，一般重要和核心。使用本地存储管理和本地服务器备份数字档案。由于大多数文件管理都需要网络技术的应用，因此很容易受到病毒的入侵。因此，在开始存储之前，必须安全地检测电子信息数据，及时进行防病毒处理，并升级病毒库。

此外，企业要严格遵守《档案法实施办法》，加强档案工作的领导，确保档案管理工作依法进行。同时，要加强法制观念，配合档案行政部门发布的规章制度，全面推进“依法管理档案”，正确处理业务指导与行政执法之间的关系，根据企业需要制定不同的监督指导方法和体系，实现多元化管理。