办公室行政管理工作“角色”效率提高分析

2021-01-17郝晓威北京中煤煤炭洗选技术有限公司

环球市场 2021年7期

关键词：角色办公室行政

郝晓威北京中煤煤炭洗选技术有限公司

办公室不仅是企业单位日常运行的核心地带，也是工作流程连接的纽带。在工作中，办公室起着承上启下的作用，在上下级关系中，办公室协调员工与领导之间的关系，除此之外，办公室对各个部门之间的联系以及施令的发号也有着一定的作用。

一、办公室行政管理工作的主要内容

（一）文书管理

文书管理属于行政管理的日常工作，在管理中，要根据文件的内容予以区别性对待，将文书管理工作做到高效性、有序性和条理性[1]。

（二）档案管理

档案管理是办公室行政管理的主要内容之一，一般而言，档案管理工作中不仅包括了单位中所有员工的档案，还包括部门的档案。值得注意的是，在档案管理中要注重严格分类，如，视频档案、图片档案和文字档案。

（三）会议管理

会议管理是办公室行政管理的主要一环，因为其要根据企业的实际发展情况来安排会议的内容。同时，对会议上的内容做好记录，将会议的后期工作也要做到圆满性。

二、办公室行政管理工作的主要职能

（一）助手

对企业中领导而言，办公室的作用相当于左膀右臂。在日常工作中，办公室的职责是为领导收集数据，将收集到的信息进行分类后提供给领导，同时，还要将有价值的信息进行整合，进而将其及时反馈给公司的领导。当公司拥有新方案时，要辅助领导制定方案，同时还要为方案的落实提供良好的保障性。

（二）参谋

在工作中，办公室还扮演着“参谋”的角色，很多时候，政策的推出不仅需要领导予以指引，还需要办公室予以良好的辅助。其中，办公室需要对相关的调研工作提供全方位、客观性的信息数据，制定出最为合理的方案。

（三）执行

当领导做出决策时候，此时，办公室上传下达的作用就发挥了，与此同时，将方案落实也是办公室职责的一部分。由于执行、落实和企业未来的发展息息相关，办公室要确保信息传递的准确性和全面性。

（四）协调

在企业诸多部门中，办公室不仅是连接的纽带，还是工作运转的枢纽和核心。因此，办公室不仅要调整好部门之间的关系，还要协调员工和领导之间的关系。办公室就像一台机器，每个员工不仅需要明确的分工，还要做到权责明确。在进行办公室管理中，一定要人尽其才，物尽其用。

（五）后勤

办公室是整个公司的后勤服务者，在现实生活中，每一份工作都需要办公室的协调，例如，办公室物品的采购，环境整洁度等。公司是一个大家庭，办公室就是保障性后勤，负责林林总总的琐碎工作。

（六）保障

在日常工作中，办公室要为部门工作提供一定的保障性。不仅要为其他部门的工作起到监督的作用，与此同时，还要及时收集每个部门的建议，将其进行有效的整合和反馈，以此来调动各个部门员工工作的积极性。办公室的工作虽然最起来很烦琐，但是又很重要。办公室管理工作重在全面性和高效性。

三、办公室行政管理工作“角色”效率提高的主要措施

（一）抓中心

办公室的行政管理工作需要以自身的本职工作为核心，办公室的协调属性较大，使得很多办公室员工在工作中想要大展身手，却忽略了自己的工作重心。在工作中，要抓好工作重心，不要将办公室工作做得一筹莫展。总体而言，办公室工作具有细致性和烦琐性，为此，行政管理人员一定要严抓重心，紧抓核心[2]。

（二）找重点

办公室工作内容要烦琐得多，当任务量大时，作为行政管理人员要抓大，避免盲目的工作状态，在有限工作时间内做到效率最大化。当抓到工作重点后，要逐一完成，使得工作进展得有条有理。管理工作实质面对的是各种各样的人，所以要坚持“以人为本”的原则，进而来调动员工的积极性。

（三）控难点

在工作中，对难点的掌控是至关重要的。社会中的任何一份工作都有一定的难点，包括办公室工作本身。在办公室工作中，最难的就是自身的服务属性，其中不乏文件的收发，上传下达以及出谋划策。即使办公室工作很基础，但是仍需要工作人员具备一定的细心，合理掌控工作中的协调度和创新性。对办公室难点的把握，是提高办事效率的基础。

（四）重团队

在企业运营中，向心力是决定一个团队能否有效发挥工作职能的重要标尺。办公室是一个整体，更是一个具协调性和合作性的团体。在行政管理中，一定要注重团队之间的合作，员工之间的积极配合和有效沟通是企业可持续发展的必经之路。在工作中，不仅提升了工作的效率，在一定程度上加强了团队之间的凝聚力，为工作氛围的营造奠定了良好的基础。