精细化管理在企业办公室管理中的应用

王贵娟 山西晋煤集团宏圣煤炭物流贸易有限公司

精细化管理作为企业办公室一种十分高效的管理模式，可以有效提高企业办公室工作效率以及工作质量。这种管理模式在更好地为办公室提供合理资源的同时，可以节约不必要的工作开支，为办公室的决策制定与部署，管理政务机要提供了更加明确简单的环境。再者，详细明了的精细化管理可以督促办公室工作人员从公司大局出发衡量个人工作的价值，防止冗杂矛盾的管理制度拖累工作人员进行正常工作。最后，精细化的管理也方便企业其他部门对办公室的工作有更深入的了解，办公室精细化管理经验也可以更好地与其他部门分享，并因地制宜辅助其他部门发展，进而促进整个企业的科学可持续发展。

一、企业办公室中的工作阻碍

随着我国经济稳中向好发展，企业的发展与改革也离不开一系列顺应时代的变化与创新，在这一过程当中，企业办公室的管理模式较传统就必须有所革新。由于办公室职能较为复杂，是连接企业内部各个部门的主要枢纽，不仅仅是企业内最为重要的部门之一，也是企业内比较容易出现问题，容易出现阻碍工作流程，降低工作效率的因素的部门。进行办公室精细化管理的前提，就是要先找出企业内办公室现有工作中存在的问题与障碍。

（一）办公室人员工作效率低

办公室的工作要求员工需要较为丰富的文化水平以及较高的技能水平，也需要一定的工作经验，更需要对工作负责任的态度和一丝不苟，认真仔细的工作作风。办公室人员最忌讳拖拉懒散，做事拖泥带水，不干脆，不认真。企业办公室的部分员工有出现这样的情况，必须及时改正。办公室工作有很强的时效性，如果工作效率过低会直接影响企业的业务工作。

（二）岗位职不明确

企业办公室岗位较多，需要十分细致明确的分工，让每一个员工都有属于自己的岗位，分工明确，工作内容清晰明了，要防止工作空岗和工作过饱和，一来可以节约工作成本，防止不必要的浪费，二来可以合理分配工作资源，提高效率。再者，办公室工作需要良好的沟通与交流，需要员工互相协调配合，也需要办公室与其他部门相互协商。办公室人员除完成本职工作之外，也需要与其它部门做好协调。

（三）管理制度不完善

办公室工作需要明确的分工与相互有效配合，也需要科学合理的制度进行管理以及明确清晰的工作流程，这就要求管理人员需要制定比较合理的管理制度和详实具体的工作流程，并严格按照这些规章制度进行对员工的管理与奖惩。员工也应积极配合这些工作制度，积极反馈制度不合理，不完善的地方。工作流程中出此案的责任落实缺失，态度不端正等问题也应及时处理与改正。明确岗位责任与意识，把控好每一个工作环节防止出现问题。

二、精细化管理的具体方案

（一）加强细节监察与管理，量化考核制度

办公室工作烦琐冗杂，这就需要更加精细化的方案进行管理。要求每一位员工在工作当中都要做到精细化、制度化、标准化。每一项工作内容都要有明确清晰的标准，工作流程都要有明确的指导方针，员工必须按照这些标准化的工作安排进行工作，进而提高工作效率，保证工作质量，及时反馈工作中存在的新的问题并配合有关部门积极解决。管理者也应精细化每一步监察流程，精细化每一个考核标准，量化考核内容，定期对员工工作内容进行考核评估，严格按照考核标准与适宜的奖惩制度对员工进行改进与鼓励。

（二）提高责任意识，加强沟通合作

办公室的事务性工作需要员工具有高度责任意识，只有负责任，认真仔细的员工才可以进行办公室有关工作。对于办公室中出现的散漫怠惰，拖泥带水的工作情况应坚决杜绝并予以适当惩罚，有必要时需要进行通报批评。员工已积极配合企业制度，明确自己的岗位责任，并与其它岗位，其他部门积极进行沟通协调，注重通力合作，互相协作，以公司整体利益为大局，时刻关心企业发展，努力工作，认真将每一项工作做到最好。办公室管理人员在布置工作时也应充分考虑每一个人的工作能力与工作态度，充分发挥每一个员工的潜力，也要及时纠正每一个偏颇，对员工认真负责，与外界沟通也要发挥协调能力，及时传达会议精神，积极听取员工反馈。

（三）加大宣传力度，促进企业整体精细化管理

办公室精细化管理可以作为企业整体精细化管理的试点与试验，其有效经验与管理措施可以为全公司提供有效的管理模式，紧密结合财务，业务等多个部门进行沟通合作，共同促进企业的发展与改革。这就要求办公室管理者与工作人员更要精细化每一个工作内容与环节，制定适合企业发展的标准化工作流程与检查反馈方案，不断优化工作制度，积极创新工作模式，努力培养每一个人的“工匠精神”，以积极饱满，昂扬向上的态度投入到日常工作当中，精益求精，求真务实，开拓进取，积极探索。将精细化、标准化、质量化的工作模式大力拓展的企业的每一个部门，为其它部门提供宝贵的精细化管理经验，分享应用实践成果，加强思想政治建设，是每一个人都具备精细化管理与工作的意识与理念，注重产品质量优化，服务到位，销售流程顺畅，促进整个办公室圆满完成必要工作的同时，更是促进整个企业的向好发展与持续发展。

三、结语

企业办公室精细化管理对于整个企业的发展都十分关键，需要管理者与工作人员积极配合，共同努力，以积极的态度去面对工作中的难题，及时解决，认真遵循企业制度，改善工作流程与内容，注重沟通交流，相互协作，为企业的科学可持续发展发挥自己的能力。