事业单位档案管理面临的问题及对策研究

徐会芝 保定市机关事业社会保险所

档案管理工作是事业单位行政管理工作的重要内容。一份份档案共同记录了事业单位的发展历程，记录了事业单位的优秀成果，也记录下了事业单位的人才培养成绩。大数据时代的到来，事业单位管理者必须高度重视档案管理的信息化建设，解决当前档案管理工作面临的主要问题，促进事业单位档案管理水平的提升。

一、加强事业单位档案管理工作的必要性分析

（一）加强事业单位档案管理工作是由事业单位档案动态化特点所决定的

事业单位的档案是动态化的，材料的收集和整理完成后并不是代表档案管理工作的结束，需要随着工作的继续开展和人事变动随时补充新的内容，来保证档案信息的及时性和完整性。这就要求我们必须加强档案的日常管理，特别是要重点关注人事档案的管理工作，保证档案信息随着员工工作经历和岗位调整等做到及时更新，为事业单位的人事管理提供客观依据。

（二）加强事业单位档案管理工作是信息化时代的必然要求

大数据时代背景下，信息技术的应用已经与各行各业紧密联系起来，任何行业和单位要想取得快速发展，都离不开信息技术的支持，事业单位也不例外。信息技术为事业单位的档案管理工作带来了全新的工作模式，自动化的档案管理工作代替了传统的手工操作，能够大大提高档案管理的效率，有效降低档案管理的成本，同时也会通过信息技术丰富档案信息的内容，保证事业单位档案可以发挥更大的价值功能。

（三）加强事业单位档案管理工作能够为事业单位发展保驾护航

档案记录了事业单位的重要活动和人员信息，加强事业单位的档案管理工作，能够更客观地记录事业单位的活动情况，事业单位的优秀成果也能够全面的展现在档案当中，这些数据成果有很高的参考价值，档案使用者能够更真实的认识事业单位的实际情况，为后续工作的开展提供理论支持。同时，档案只有按照法律的相关要求和法定的程序而形成，才能具有权威性，才能成为借鉴依据，所以必须要加强事业单位的档案管理工作，认真开展档案相关工作[1]。

二、当前事业单位档案管理面临的问题分析

（一）档案管理工作没有得到应有的重视

长期以来，很多事业单位管理者想当然地认为档案管理就是单纯的资料收集和整理，并没有实用价值，档案管理工作很少能够得到应有的重视。而思想上的不重视就会导致无法形成有效的档案管理机制，即使有规章制度，也是形同虚设，流于形式，不能严格贯彻执行。进而导致档案管理者在工作开展中往往都是无章可循，工作随意性强，档案也就无法确保其及时性和客观性，档案的作用效果就会大大降低。

（二）缺乏符合大数据时代要求的档案管理工作人才

信息化时代为事业单位的档案管理工作提供了全新的工作思路，要想实现信息技术应用和档案管理的有效融合，就必须要有一支符合大数据时代要求的档案管理工作人才队伍。但是由于长期以来档案管理工作得不到重视，导致很多事业单位的档案管理人才培养工作不到位，很多档案管理人员在实际工作中仍然延续着传统的纸质档案管理模式，缺少信息化学习的积极性，无法适应新形势下的档案管理工作需要，而针对档案管理人员的信息化培训工作又不到位，档案管理的信息化进程困难[2]。

（三）信息化的档案管理工作的安全性需要进一步提升

在事业单位档案管理信息化进程当中，无法回避的一个问题就是信息档案的安全问题，由于信息档案储存在计算机硬盘当中，传输于网络当中，存在被不法分子窃取和破坏的风险。特别是人事档案，具有保密性的特点，如果档案被不法分子窃取，造成人员信息的外露，就会造成严重不良的社会影响。当前事业单位对档案管理的安全防护，只是局限于定期软件杀毒和备份，没有更严密的措施来保证信息档案的安全，需要进一步提升信息档案管理的安全性。

三、提高事业单位档案管理水平的措施分析

（一）完善档案管理制度，加强对档案管理工作的重视

要提高事业单位档案管理水平，首先就要从思想上重视这项工作。事业单位的管理者要重视档案管理，加大对档案管理工作的投入，完善档案管理制度，确保工作中遇到的问题都能够及时解决，形成良好的工作氛围。从事档案管理的工作人员也要认识到自身工作对单位发展的重要性，严格遵守档案管理制度，保证档案工作的严谨性，确保档案资料的客观完整和公正，切实保证档案信息能够发挥其自身应有的价值。

（二）培养具有信息技术应用能力的档案管理人才

在大数据时代背景下，信息化成为档案管理的趋势，而其中的关键所在，就是要有专业的具有信息化应用能力的档案管理人才。事业单位一方面要重视档案管理工作人员的信息技术应用能力的培养，有计划地组织档案信息化管理的培训，提高他们的信息化专业素质。另一方面要积极吸收档案管理的新鲜血液，招聘更符合单位发展需要的档案管理人才，进行人才队伍优化。档案管理人员也要转变传统的工作模式和理念，积极学习信息技术，培养信息化能力，不断促进自身提高。

（三）加强对信息化档案的安全保护

档案管理的信息化应用是建立在有效的安全防护基础上的。要提高事业单位档案管理水平，推动档案的信息化建设，就要确保档案数据的安全。对信息化档案的安全防护是全方位的。从信息化设备的管理维护到信息化软件的选择，都要做到小心谨慎，确保万无一失。要做好信息档案数据的备份工作，防止因计算机故障或者病毒原因造成档案数据的丢失。要做好信息档案的权限设置，做好档案机密等级分类，从制度上确保档案信息的安全。