事业单位办公室管理职能完善对策研究

2021-01-16白媛晋中市园林绿化服务中心

环球市场 2021年10期

白媛晋中市园林绿化服务中心

在事业单位发展的过程当中，办公室担当着极为重要的角色。办公室是领导决策的智囊团，是综合协调、上传下达的指挥部，是单位事务的综合服务部，还承担着督导督办等职能，工作内容多而且繁杂，唯有不断优化办公室的管理职能，才能够使各项工作更加高效有序地推进，对促进事业单位的快速发展具有重要意义。

一、事业单位办公室管理中的问题分析

（一）办公室职能种类过多

在目前办公室的管理过程中，办公室承担的综合事务较多，具有很强的服务性，涉及面广，事务琐碎繁杂，综合性强，不仅要在单位事务中进行宏观调控，还要对一些事务进行微观处理，导致办公室工作内容庞杂，经常出现职能不清、权责不明的问题，工作人员压力较大，不仅要妥善协调各部门之间的关系，同时也要将自身的职能有效发挥，如果不能够提升其职能管理效率，那么在新时代的新要求下，则很难发挥办公室的职能效果[1]。

（二）缺少明确的管理制度

事业单位的办公室运行过程中，缺少对应的管理制度，办公室工作难以科学有效的进行，工作人员经常会出现不满情绪，给办公室的职能发挥造成了严重的影响。

（三）管理人员能力有待提升

随着时代的发展与进步，事业单位对综合型人才的需求越来越高，然而在原有的办公室职能管理机制当中，人才种类较为单一，已经无法满足办公室发展的需要。原有的管理队伍，受到传统管理模式的影响，缺乏先进的管理思想，导致管理效率下降。若不能与时俱进，及时提升管理队伍的综合实力，会给办公室职能管理带来严重影响。

（四）信息化管理程度弱

随着信息时代的到来，信息技术在各个领域当中发挥了越来越重要的作用，国家也提出了互联网+的计划，然而在办公室职能管理的过程当中，作为事业单位的重要部门，本应该采用更加先进的技术以及信息设备来提高管理效率，然而由于单位管理理念的滞后、运行系统的繁冗、人员理念的落后，导致无法与现代化先进的理念以及技术设备进行有效结合，使得办公室的职能管理效率没能得到有效提升，从而影响整个单位管理的进步和革新。

二、事业单位办公室管理职能的完善对策

（一）明确责任管理

办公室管理职能过多，职责交叉不明，以至于事业单位的办公室办公效率较低，针对这样的问题，事业单位要对办公室的职能管理进行优化，明确每一个工作人员的具体职能，强化责任管理。如此才能够使办公室职员的工作效率得到有效提升。例如，可以在办公室的管理体系当中强化监管机制的建立，使得每一个工作人员都有自己确定的职责范围，如此可以使办公室职能明确化，进而有效提高办公室的管理效率。

（二）完善管理制度

为了使办公室的各项职能有条不紊的运行，需要在办公室的运行过程当中，构建完善的管理体系，形成完整的管理闭环，通过制度的约束确保办公室各项职能的办公效率。制度的制定要充分考虑办公室的实际情况，既科学又合理，既能激发人员的工作积极性，又能有效对各项工作的完成情况进行督导。例如，可以通过绩效考核的方式，设定相应的奖惩机制，对于业绩突出的员工要进行奖励，而对于在日常工作中表现较差，阻碍办公室工作效率的人员要进行惩罚，如此通过考核机制的设定，可以有效提升办公室工作人员的工作积极性，使其态度得到端正，对提升办公室职能管理的效率具有重要作用。

（三）加强人员培训

事业单位当中，办公室事务繁杂、职能种类繁多，办公室高效运转的新特征对工作人员的专业技术水平提出了新的要求，尤其是随着时代的发展，原有的管理人才已经无法满足当代社会的发展需求，因此，应强化对办公室管理人员的专业技能培训，提升其专业素养，使其成为新时代下的综合型人才，才能够有效提升办公室职能管理效率。例如，事业单位可以定期组织办公室人员进行培训，通过学习先进的管理理念，强化办公室人员的理论知识，另一方面也要通过实践，使其处理各项工作的能力得到有效提升，使理论学习成果转化为生产力，从而推动工作效率的有效提升。

（四）实现信息化管理

为了使办公室职能的管理更加高效，有必要融入先进的信息技术以及设备。这就需要工作人员积极学习先进的科学技术，提高对信息设备的使用能力，进而才能够使办公效率得到提升[2]。例如，可以请专业人员在事业单位内部通过大数据技术以及云计算技术构建信息共享平台，如此，可以有效强化工作人员对事业单位当中各种文件的处理能力。通过信息共享平台，还可以将办公室与各个部门进行有效连接，使各个部门的信息传递效率更加快速，有助于协调各个部门的工作，还可以通过微信等交流软件，加强办公室员工与各个部门之间的交流，使办公室职能管理工作形成一个整体，有效提升管理效率。