浅谈如何做好企业文书档案工作

郑莉 河南航天精工制造有限公司

何为档案，档案是由文件转化而来的，而文书档案又对于公司的正常运行有着非常重要的作用。为了使企业的发展能够满足当今时代消费者的多样化需求，同时保证企业的快速发展，企业的文书工作人员务必要不断丰富自己的理论知识，同时也要在平日的工作之中不断积累经验，只有这样才能够使企业的文书档案管理工作质量得到实质性的提升。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理不规范

如果想要让文书档案工作顺利开展，那么相关的工作人员首先就要具备最为强烈的文书档案管理意识，只有这样他们才能够重视文书档案工作。如果工作人员自身都没有强烈的工作意识，那么他们自然而然就不会重视文书档案工作。而通过对当前我国企业文书档案工作的调查研究来看，我们可以发现其中仍然存在着许多明显的不足之处。文书管理不够规范是非常明显的一个缺陷，当前的文书管理制度仍然存在着许多管理漏洞，而这些漏洞难免就会导致工作人员在工作之中频频发生失误。比如说相关负责人对文书档案工作人员的工作任务分配不够明确，这样一来在发生工作失误的时候就可以在最短的时间内准确找到发生失误的工作人员，从而就可以有效的避免工作人员之间相互推卸责任。除此之外，“文档丢失”或者是“归档不及时”等问题都会为文档管理工作的顺利开展造成非常大的阻碍，所以说完善文书档案的管理规范是非常必要的。

（二）文书与档案工作衔接不到位

顾名思义，“文书档案工作”是由“文书”以及“档案”这两个部分组成的，这两者之间是密不可分的，两者之间有着非常密切的联系，因此在文书档案的整个工作过程中不仅仅需要经验丰富且有能力的文书人员，同时也需要工作能力强的档案人员，只有把这两部分的工作进行有效的衔接才能够使整体的工作质量得到实质性的提升。但其实在实际的文书档案工作之中，文书人员或者档案人员并不能够把这两部分工作进行有效的衔接，文书人员可能对档案管理工作的重视程度不高，而档案管理人员对文书工作的重视力度也普遍较低，这样的现实性状况难免就会造成工作不能进行顺利的交接，从而对文书档案工作的整体质量造成恶劣影响。

（三）管理人员责任心相对较低

文书档案工作的顺利开展离不开工作人员强烈的责任心，如果工作人员不具备最基本的责任心，那么他们必定不会以认真负责的态度去对待自己的工作。对于那些重要的红头文件来说，他们可能会非常重视这些文件的管理；而对于那些没有编号的文件或者是一般性文件来说，他们可能就会对这类文件的管理不予重视，这种现象就必定会导致工作失误。除此之外，如果员工不能够以极其负责任的态度来对相关的文书文件进行记录整理，那么这样就会导致文件的真实性不能够得到保证，而文件档案的失真不仅仅不会让文件档案管理工作发挥应有的效果，而且还会浪费时间、做无用功，这样一来自然而然就会为文书档案管理工作的正常开展造成相当大的阻碍。

二、加强文书档案管理工作的措施

（一）争取领导重视

如果想要让文书档案管理工作在企业的整体发展中发挥着最大的作用，那么必须要让部门领导对这项工作重视起来。那么员工应该如何做才能够让企业领导对文书档案管理工作重视起来呢？这就需要相关的管理人员不断提高自身工作能力，并且还要具备不怕吃苦、热爱本职工作的优点，争取尽自己最大的努力来为公司的发展提供些许助力。另外，相关的档案管理人员还应该在公司内部宣传档案管理工作的重要性，同时还必须定期的把相关的工作进度报告给上级领导，让档案信息能够企业工作中发挥功效，这样领导才能够逐渐意识到档案管理工作的重要性，从而为文书档案管理工作的顺利开展扫清一切障碍。

（二）加强档案制度建设

我们在做每一件事情的时候都需要遵循一定的制度规则，因为有了规则的约束，人们才会时时刻刻注意自己的言行举止。这就如同国家完善的法律法规才保证了社会的正常秩序，从而人们才不会为了自我利益而去损害国家的利益或者是他人的利益；公司的健全制度才能够使公司得以顺利运转，这样广大员工才会以极其认真负责任的来对待自己的每一项工作任务，因此相关的文书档案负责人员一定要对档案的规章制度进行优化改善，只有这样才能够及时的发现制度中存在的不足之处，从而使企业档案管理工作的整体质量得到实质性的提升。除此之外，还可以在档案管理制度之中合理的融入“奖惩措施”，针对员工们平日里的工作表现来给予员工们一定的奖励或者施行相应的惩罚，这种方式可以充分的调动管理人员的工作积极性。对于那些平日里表现较好且基本不犯错的管理人员来说，可以对他们进行口头表扬或者是涨工资以及升职这样的实质性奖励；而对于那些平日里工作表现不佳、工作态度不端正且工作中频频发生失误的员工来说，可以对他们进行口头批评或者是扣工资以及降职之类的实质性的惩罚，严重的话还可以对他们施行“辞退”这样的惩罚。

（三）重视文书档案资料的收集

档案的收集工作在文书档案管理工作中扮演着非常重要的角色，所以说相关的档案管理人员务必要对档案资料的收集工作引起重视，争取在最大程度上增大档案资料的收集范围，不仅仅要及时收集一些国家大型事件以及政府重大会议的信息，而且也不能够忽略对重大科研结果信息的收集，只有这样才能够保证档案资料信息的丰富性。另外，扩大资料信息的收集渠道也是丰富档案资料的一个重要渠道，这就需要档案管理人员在公司内部具备足够好的人脉，这样他们才能够和各个部门的工作人员都建立起来比较好的关系，从而他们就可以在比较短的时间内快速准确的收集到各个阶段的公司发展信息，从而也就在一定程度上为管理人员资料收集工作的顺利开展扫除了障碍。

（四）创新文书档案管理工作

时代的快速发展使各行各业都发生了相当大的改变，而文书档案管理工作当然也应该顺应着时代的改变而做出一定的创新，因为传统的管理模式也不再适用于新时代的文书档案管理工作。而传统管理模式之中也存在着许多不足之处，比如说日益增加的文件和档案为管理工作的顺利开展造成了很大的困难，而这种状况一方面使工作效率遭受到大大的降低，另一方面也严重影响了资料收集的准确性，而积极利用现代化技术则是一种非常有效的工作方式。传统的工作方法都是需要工作人员亲力亲为的，这种方式只会造成人力和财力的大量浪费，不利于提高工作效率。所以说相关的管理人员在工作的时候一定要合理利用新型科技技术，因为相比于人工，计算机技术可以帮助员工快速准确的收集信息并整理档案，从而可以使管理工作达到事半功倍的效果。

三、结束语

很多公司负责人觉得档案管理工作对公司的整体发展并没有太大的用处，因此他们并没有对这项工作过于重视。但事实上他们的这种看法是非常错误的，因为档案管理工作的顺利开展可以有效的推动公司的快速发展，所以说相关的管理人员应该从争取领导重视、加强制度建设、重视资料收集以及对文书档案管理工作进行创新等方式来加强文书档案管理工作的整体质量。