企业合同履行监管信息化的实践研究

伍仟疆 新疆天利石化股份有限公司

当今经济全球化发展下，合同是企业经营活动的关键要素，是连接企业经济活动的纽带。企业提高合同管理能力，对预防经管带来的风险具有重要意义。随着互联网时代的发展，为企业合同管理带来新的模式。通过先进的信息科技建立企业管理信息系统，是企业谋求发展的必然趋势。全面推进企业信息化成为提高企业综合竞争力的战略措施。通过制定企业合同信息化管理方案，能更好地实现企业内控，促使企业合同管理工作高效开展，促进企业持续快速发展。

一、企业合同管理信息化概述

合同是当事人确立终止的民事关系契约，双方详细规定彼此权益责任关系，合同是维系各方联系的桥梁[1]。市场参与主体诚信是市场经济运转的保障，为降低为企业造成的损失，通常采用合同保障方式，有效规范企业经营活动参与者的行为。合同管理是企业内控管理制度的重点内容，其本质是围绕合同起草监控等各合同管理工作环节流程管理，管理目标是能约束合同双方依照合同约定依照进度履行，保障合同按合同条款执行。

（一）企业合同信息化管理的内涵

当前国内学者关于合同管理信息化无统一界定，合同管理信息化是合同生命周期信息化管理，通过对合同洽谈草拟执行等环节监管，集成其他相关业务系统实现信息共享。合同管理系统功能设计目的是利用现代企业先进管理思想，达到简化合同流程的目的。合同管理信息化关注制定与信息化匹配的管理制度，通过良好技术保障，建立优秀的合同管理队伍。合同管理信息化是企业信息化的组成部分，运用信息化技术设计符合企业实际的信息系统，将企业合同过程产生信息，经过传输加工等环节形成管理信息，为企业决策提供支持。国内学者关于合同管理信息化研究集中于软件工程与事务操作，合同管理信息化包括梳理自身合同管理情况，通过总体规划，需求分析、完善升级等系列步骤完成合同管理信息系统开发。

（二）企业合同信息化管理优势

合同管理信息化作用包括合同寻源管理，履行管理等方面。很多企业基于经营管理需要建立合同管理部门，传统合同管理方式存在传递效率低下、无法预警风险，统计分析困难等问题。签署合同需经历立项、审查、签署等系列步骤，传统合同管理采用线下纸质文件传签方式，签字涉及人员多，审批时间延长[2]。合同信息化管理优势体现在提高管理效率，方便档案查询等。

（三）国企合同信息化管理的意义

在经济全球化背景下，信息技术广泛应用于社会各方面。企业需要高效实现交易，需要借助信息化手段完成合同签订程序，定期对交易进行评估。企业合同信息化建设非常重要。国企是国有经营性资产中，国资委履行出资人责任的企业。国企是国民经济的支柱，在推进依法治国时代下，推进依法治企是当前工作的重点。合同管理是企业法律风险防控的重要部分，系统化的合同管理需要借助信息化手段。当前国企业务向多元化发展，各子公司地域分散，合同管理呈现出组织机构庞大，制度层级较多，集中与分散管理结合等特点。推进合同管理信息化成为当前国企工作的重点。

二、国企合同信息化履行监管现状

新疆天利石化控股集团公司成立于1989 年，公司经营范围包括石化产品生产销售，经营来料加工，技术服务，技术推广转让等。公司经营业务较多，随着市场经济的发展，近年业务量增多，签订合同种类涉及多种，传统手工合同管理方式不符合企业经营管理需求，急需快捷的合同管理方式[3]。企业为加强合同管理工作，维护构思合法权益，根据合同法结合企业情况制定合同管理办法。规定公司合同管理原则。企业通过合同管理办法明确合同管理工作部门职责。国企合同管理内容较多，主要流程包括合同起草审核、订立执行等工作。

（一）国企合同管理存在的问题

国企采用传统合同管理方式，大部分工作手工完成，在激烈的市场竞争下，传统合同管理方式暴露出诸多问题，为企业内控风险控制等工作带来困扰。目前国企合同管理中存在的问题主要表现为工作效率低，企业资源浪费，合同资源整合局限性等。天利石化公司业务专业性强，公司内部工作人员管理要求严格，多道审批环节增加了职工工作量。企业采用传统合同管理方式影响企业整体工作效率。天利石化公司在专业领域是集研发生产于一体的大型企业，传统合同管理方式下，导致企业成本支出过高。传统合同管理方式补足带来合同资源整合困难，体现在数据反馈能力不足，对合同供应商综合管理评价能力不足等方面。

（二）企业合同信息化管理面临困境

由于传统合同管理存在许多问题，在国资委推进央企信息化建设下，企业在法务管理系统建立合同管理模块，但央企合同管理信息化中出现一些问题，主要包括合同管理流程信息化未实现，制度建设滞后，合同管理系统应用不规范等。由于企业层级多，合同管理信息化建设存在集中化与个性化矛盾。部分企业仅初步实现合同审查变为线上，履行管理信息化处于缺失状态，信息化水平有待提升。企业启动信息化时未修改配套制度，事后被动修改制度流程。信息化系统建成后存在过分依赖IT 人员维护，合同履行人员对信息系统应用不规范的现象。企业开展信息化建设下，合同管理系统依赖于信息系统开发公司，部分企业选择依靠企业IT 人员，但在维护及时性方面有所欠缺。

三、企业合同履行监管信息化策略

当前依法治国下，合同管理对国企管理具有重要意义。国务院国资委提出央企法制工作的目标，要求国企完善总法律顾问制度，提高依法治企能力水平。为贯彻党的十八届四中全会精神，国资委召开央企法制工作会议明确要求推进法制企业建设。合同管理是企业对外经营的载体，央企对外依法经营要求合同签订阶段、争议解决阶段等依法合规。合同管理信息化对提升企业合同管理水平具有重要意义。

（一）搭建企业合同履行监管信息化平台

合同是实现经营目的的基础，国企合同管理中存在重签审，轻履行的现象，经常出现不严格按照合同条款执行情况，影响国企所属单位经营情况的实时监控。迫切需要搭建集团统一履行监管信息化系统，对合同签审履行解除等生命周期有效监管。国企合同信息化履行管理要坚持一体化建设集中管理理念，建立集成化系统实现信息共享。遵循统一规划、统一建设、统一履行的原则，合同履行监管信息化系统确立涵盖制度。标准文本等功能模块于一体化合同履行监管体系，按照不同统计口径自动生成日常统计报表，提升合同管理质量效率。充分考虑企业不同板块特点，摸索标准化实施末班的设计模式与企业现场个性功能配置的集中分散实施模式。

（二）加强企业合同信息化全过程管理

企业合同管理信息化建设要在前期获利规划，建设合同管理信息化初期，从信息化流程出发规划，合同签署评估要完整。在开发合同管理信息化系统前充分分析，结合系统特点有序调整规章制度。在需求分析阶段，要调动员工配合，寻找相关人员做好系统完善工作。企业合同管理信息化中会产生合同立项未按制度进行，合同履行期限随意更改，合同评估缺乏专业化等问题。企业应在各环节严格设置权限。在中期做好系统调试，设置相应系统调试周期，试运行阶段要记录系统运行出现问题，技术人员要随时到位，保证信息化管理系统圆满调试。

（三）完善企业合同信息化管理保障措施

要求合同管理信息化建设实现，需要信息化技术的支撑与各部门参与。制度的完善是公司工作顺利开展的必要条件。企业推进合同管理信息化中，对部分管理工作流程进行调整，需要有与新办公平台配套的合同管理办法，以公司内控制度完善为支撑，避免传统管理方式出现制度不健全造成风险。与合同管理相关各部门负责人要加入合同管理信息化工作。从方案设计，合同管理流程调整等各环节，使平台使用人员熟悉新办公方式，及时发现设计方案的不足。合同管理信息化需要公司信息科技的支持。从设计方案转变为信息平台实现，实施中要注重平台使用者的用户体验，及时处理出现的问题，积极收集用户反馈意见，最大限度满足公司合同管理信息化需求。

四、结语

随着信息技术的深入发展，各企业选择合同管理信息化管理方式，合同管理信息化使得企业合同管理流程规范化，大大提升企业合同管理工作能力。企业合同信息化管理从人力物力上减轻经营成本投入，规避合同管理工作疏漏产生的风险，合同数据更加直观呈现，为领导制定发展决策提供支持。本文通过探讨国企合同管理中的问题，为企业制定合同管理信息化建设方案，提升企业合同管理能力。企业合同管理工作进入新的管理模式，合同管理工作得到很大改善，实现加强合同内控的目标。