浅论OA办公环境下电子公文的写作和处理

林妹静 自然资源部第三海洋研究所

一、研究的意义和重要性

电子公文是党政机关、企事业单位在处理公务和行政管理时的重要工具，是文书档案重要的组成资料，也是档案数字化的重要资源。党政机关电子公文是以电子数字形式拟制、办理、管理的党政机关公文。目前该类公文均制定有规范标准。如《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020），《党政机关电子公文系列标准》《党政机关电子公文处理工作办法》等。随着信息化的发展和办公自动化平台的广泛使用，电子公文大量出现，对OA办公系统形成的电子公文进行有效管理是当前急需解决的问题。

因此，着眼于电子公文处理的客观要求，立足于其管理现状，参照党政机关对电子公文的相关规范标准，结合办文实践经验来探讨电子公文的写作和处理的规范性问题就显得尤为重要。这也是促使提高电子公文写作和处理质量，促进档案管理提升的有效途径。

二、电子公文写作与处理中常见问题例析

电子公文是与纸质公文具有相同的法律效力和规范格式的公文。电子公文具有与纸质公文相同的写作要求等，但是依托计算机系统环境形成的公文，具有自己的特征，呈现新的特点。电子公文与传统纸质公文在写作方式、写作载体、生效标识、保存方式、时效性等方面都有明显区别。电子公文的写作、修改和传输都更加便捷，极大地提高了工作效率。同时随意性、碎片化的网络传播方式也改变了公文写作，导致电子公文不规范问题尤其突出。

在电子公文的办理中，电子公文的流转审批和分发都更加即时、便捷，分发范围和对象更加广泛，但是也存在线上签批，无法当面沟通，修改留痕稿多，出错率高等情况。在实际工作过程中，由于公文管理工作比较繁杂，目前还存在数量众多的纸质资料，因此在整理方式上也存在不规范的现象。另外，很多企事业单位电子红头和电子公章技术问题没有解决，电子公文最后环节生成的正式文件是脱离系统形成的纸质扫描件，仅供查阅无法进一步的利用，影响着使用与发展。

三、应把握的几个原则

根据《党政机关电子公文归档规范》，元数据和归档信息包概念的提出对电子公文的管理有很多应值得注意的地方。元数据，即描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。每一份电子文件的元数据必须列入归档范围之内。因此，归档的材料除了公文文档外，还增加了背景信息。为了保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，开展电子公文归档工作应遵循保留形成原貌，保持有机联系、保证长期可用的原则，在实践中应注意把握好以下方面。

（一）加强调研，实事求是

注重调研，公文内容要确保真实，明确公文材料的真实性。背景信息，引用的材料要真实，特别是数据等，要加强核实，仔细推敲。同时在附件以及相关文件的上传也要内容真实，图片清晰，确保可用，才能够保障公文的真实有效力。基于互联网的写作，搜集材料更加便捷，复制黏贴虽然加快了写作速度，但也存在没有甑别带来不真实的风险。

（二）准确规范，精简高效

为确保公文的规范性，首先应加强机关代字的编写规范化，对本单位的发文分类，字号及适用范围做出规定和统一，制定常用发文分类、字号及适用范围，这有利于公文的传达办理和后期档案的归类利用等。在行文上，上行文要和相关上级部门沟通，避免行文后反复修改，影响工作效率。

（三）安全可靠，长期可用

随着电子公文管理复杂程度的增加，计算机本身存在潜在安全隐患，人为操作不当等都使电子文件缺乏安全的保存环境，应做好备份等处理。计算机网络化传递，范围广，影响大，应注意把关不严造成的影响。手机端的传播方式更要注重内部和保密的管理。附件格式多样化应进行统一处理，做到长期保存格式的标准化和统一化。

四、应注意的问题

（一）电子公文内容的准确性

公文材料的真实性是进行政务管理工作首要完成的目标，也是最重要的目标，真实性和行政效力是公文的灵魂。公文应该在起草阶段就要进行充分的沟通，注重内容拟写，在核稿阶段就不能进行实质性的修改。背景信息是电子公文的重要组成部分，所记载的电子公文元数据是影响电子文件真实性的关键性因素，系统要嵌入确保文件价值和证明真实的元数据。

（二）电子公文流程的合规性

在公文的申请阶段，申请材料的提交和审核必须经过各层级领导确认签名，加强对公文的审核把关；在公文写作完成后还需要有关负责人进行再次核实，并建立公文的监督机制，只有建立起制度化的工作标准，才能够让公文管理走向规范化。此外，还要加强研究公文流程节点的合理性和可能存在的风险点，保证公文流转的时效性，加强督促、催办签批等流程。最后确保发文稿面纸和文件签办单要素齐全规范。

（三）电子公文格式的规范性

结合《党政机关公文处理条例》“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和符号标点等，按照有关国家标准和规定执行”有关规定，加强电子公文的规范性。虽然有些单位使用公文格式模板，提高编排效率等，但是还是存在一些常见的格式错误问题。特别在标点符号，文种选择，标题制作等，如在标示发文年号时使用括号不规范，多个书名号或引号并列时使用顿号分隔，表示次序的阿拉伯数字使用点号不当，附件说明格式不规范，请示和报告文种使用错误等。对于附件格式的规范问题，在归档时必须将其转化为标准化的保存格式，以便后期的档案管理与深入编研等工作。

为使电子公文有序发展，加强电子公文的写作和管理研究是当前面临的重要任务，制定符合现实状况的一系列解决问题的措施，才能不断推进电子政务发展。