事业单位档案数字化管理的现状与对策探析

宋业妮 长岛综合试验区经济发展和统计服务中心

档案包含了单位内部的众多内容，影响着整个单位的运作情况。信息技术的不断进步为数字化的档案管理提供了可能性，方便了内部工作人员查询资料，工作效率在数字化管理下得到提高，但是伴随着数字化档案管理，旧的问题得到解决，新的问题又会出现，因此，就需要针对不断出现的新问题进行解决，加强数字化档案管理工作的建设，以此保障事业单位的整体工作不受影响，促进可持续发展。

一、事业单位档案数字化管理的内在涵义

伴随时代的进步，信息化成为时代的重要特征，各项工作都将依靠信息化进行变革。事业单位作为国家发按照的重要推动力，相关工作的处理都应该紧跟时代的步伐。档案管理数字化就是将纸质档案信息通过设备进行数字化转化，组成大数据库，借助计算机进行保存，在信息调用时，同样借助计算机将档案信息进行图像文件的展示。

档案管理的数字化，帮助工作人员减少纸质办公，有利于环境保护；紧跟时代变化，维护国家形象；数字化的档案管理是管理技术的进步体现，将复杂的工作程序简单化，结合事业单位档案管理工作多元化的特点，进行工作程序的优化，凸显出数字化档案管理对于事业单位工作的重要性和必要性。

二、事业单位档案数字化管理遇到的问题

在对事业单位的档案管理工作进行数字化的同时，也向工作人员和管理设备提出了要求，各项工作的顺利实施需要做好准备工作，也要做好解决问题的准备。

（一）管理设施的问题

事业单位一般都是年岁不小的单位，相关档案管理工作的设备都具有一定的“工龄”，很多设备都已经老化甚至一部分管理设备已经使出工作的能力。数字化档案管理重点是在数字化，而数字化的有机实现是需要相关先进的设备进行配合的，就目前的老化设备而言，并不能进行有效的数字化转换，导致档案管理工作出现偏差，不利于事业单位的整体工作运行，事业单位的档案信息很有可能会与国家大数据库内的数据内容相背离，不利于信息化的进步，事业单位档案的安全性得不到有力保障。

（二）档案管理工作效率问题

在当前的部分事业单位，在进行档案的查询时，运用的检索手段是手工检索，计算机检索的方式没有得到广泛学习运用，降低了档案管理的工作效率，不能解决档案存档差异性的问题，给相关工作人员带来了查询的不便。人工检索的速度是比不上计算机检索的，事业单位的人员信息档案众多，更是加大了检索的工作量，给档案管理工作带来了不便，检索准确性得不到保障。

（三）工作人员专业性问题

随着时代信息化的不断进步，计算机作为多项工作的媒介，被广泛运用，就此情况，档案管理工作人员的各项技能水平也要得到保障，才能更好的进行档案管理工作。数字化的档案管理工作，需要工作人员熟悉管理流程和管理方法，以此保证档案管理工作的顺利开展，由于事业单位的编制情况不定，在推进数字化档案管理的进程中，管理人员的技术问题成为重要阻碍因素；工作人员的专业性培训不到位，专业知识水平不达标，有些单位是管理人员年龄过大，不合适现代化设备的运用，不方便进行数字化档案管理工作，这些人员因素对事业单位的档案管理工作都会产生影响，不利于工作的顺利进行。

（四）管理工作标准不全，安全意识不足

数字化档案管理工作在信息技术的发展下不断进步，但是出现时间相对较短，各项管理工作的适度发展不够完善，细节性的问题解决没有具体的措施可依据，管理工作的范围不够明确，给相关管理人员造成了管理困难；数字化档案管理依托于互联网的进步，而互联网并不是绝对安全的，云信息被盗取的可能在技术的进步下不断变大，管理人员的信息技术不足，在遇到计算机本身出现问题时，不能及时得到解决。影响了档案信息的安全性，是数字化档案管理进行的一个阻碍因素。

三、事业单位档案数字化管理问题应对措施

针对目前遇到的档案数字化管理的问题，下文提出了一些解决措施。

（一）设备的完善

档案数字化管理工作的有效实施，需要事业单位的资金投入，购买先进设备或者引入海外先进设施，打好管理工作的基础。事业单位需要根据自己本身的实际情况确定设备需求，合理采买，避免资源浪费。先进的设备可以帮助管理工作者解决复杂的档案管理问题，保证档案信息的安全性，有效保护信息的对外查询，保护信息不泄露。对于设备的日常维护，需要符合维护要求，以此延长设备的使用寿命，促进档案管理工作的质量提升。

（二）建立健全数字化档案管理制度

在档案数字化管理的不断进程中，相关部门需要结合档案管理手段的变化制定新型的管理制度，发挥数字化优势，结合信息技术发展要求，让档案管理工作与时俱进。严格规范管理工作的各项流程，保证档案信息的安全性，避免信息泄露，对单位及个人产生不利影响；健全的管理制度，有效提升工作效率，促进数字化发展。

（三）提高管理人员的专业性

档案管理人员作为此项工作的重要实施人，其专业素质的提升是必须得到重视的。事业单位需要对如今的档案管理工作者进行数字化知识的培训，增强工作人员的专业性知识和理论性知识，为其树立数字化档案管理的相关概念，全面推进培训课程的开展，进行适时的知识考核，保证工作人员的管理技术提升，提高管理工作者的综合素质，促进数字化档案管理的步伐。

（四）完善数字化档案管理系统

数字化档案管理的推进和相关系统的完善，需要结合事业单位的实际情况，加强系统的防盗设计，有效保护档案信息，避免被外人盗取。有机连接其他方面的工作系统，促进答案为内部资源的合理化管理，帮助事业单位内部管理工作的顺利进行，提升工作效率。

四、结语

事业单位档案管理数字化是事业单位进行档案资料保存和调取的重大进步，在信息技术的帮助下，便利了管理人员按的档案管理工作，发展了档案管理的新方向，有效提高信息的利用效率，促进事业单位的稳步发展。