优化人事档案管理措施提升人事工作服务水平的路径探索

英颖颖 江苏省连云港市东海县青少年科技活动中心（东海科技馆）

一、人事档案管理理论概述

（一）人事档案管理的发展

人事档案是指单位在职人员的基本信息，例如家庭成员、个人学习履历、工作绩效考核、职务任免晋升等等的记录。是事业单位奖惩职工、调动人员、晋升选拔的主要参考依据。随着社会的发展，人事档案管理的发展不断深入，逐渐进入了一个崭新的状态。第一，人事档案管理内容逐渐多样化、复杂化，其作为人才服务体系的组成部分，在工作过程中就要注重以人为本的理念。第二，人事档案管理在不断深入的探索和研究，人事档案工作队伍和人员的整体素质也在不断加强。第三，随着信息化水平的不断提升，人事档案管理逐步走向现代化。专业化、智能化的人事档案管理技术为现代人力资源管理提供支持。

（二）人事档案管理与人事制度的关系

一方面，人事档案管理是事业单位人事制度的重要体现，是促进事业单位人力资源效率最大化的重要手段。良好的人事档案管理可以为单位提供完整的信息链，人事部门的相关人员有需要的时候，可以通过人事档案动态评估方法，跟踪个体发展轨迹，进而找到合适的人才。另一方面，人事档案管理能够规范、科学地预测人才需求，促进事业单位不断完善人事制度。良好的人事档案管理有利于事业单位制定人才计划，有利于员工的个人发展与创新，可以进一步促进事业单位人事制度的完善。

二、人事档案管理相关理论依据

（一）人事档案管理制度

制度作为各行业、单位的行事标准，对于规范工作流程、进行人员管理、开展工作监督来讲是十分重要的。人事档案管理制度，是单位内部关于员工的档案综合管理标准，对于事业单位来讲，开展有效的人事档案管理活动，需建立完善的档案管理制度，按照人事档案管理制度来进行人事档案管理工作。目前，国家规定的人事档案管理制度必须包括人事档案管理的目的、使用的范围、分类、存放环境等，除此之外，对于人事档案的使用方式和有关手续都有特定的制度。

（二）人事档案管理办法

为了提高档案管理水平，管理部门制定了多种管理办法。具体管理方法包括明确人事档案的管理内容、实行人事档案集中管理、专业管理人员进行管理等。在这个管理过程中，管理人员对人事档案进行归档、登记、整理、补充、保管，对员工岗位、工资变动进行登记，管理人员变动时进行相关管理交接，方便相关部门人员出入。随着时间的变化，人事档案管理办法也会随之发生更改，比如出现单位性质变更、部门变更、人事变动，或是现有的人事档案管理办法无法满足现有的人事要求时，人事档案管理办法同样会发生相应的变化。不过通常情况下，人事档案管理办法是相对稳定的，因为档案内容管理复杂度高、内容细化程度高，若持续发生制度变更的话，会造成人事管理工作的混乱。

三、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理措施较为单一

当前，人事档案管理模式还是有待进一步优化，工作缺乏规范化。主要表现为人事档案管理措施较为单一、人事档案管理工作方法落后。一部分事业单位人事档案的管理仍以纸质资料为主，不重视电子资料的保存和使用。纸质的人事档案不利于资料的保存，仅依靠管理者的低层次粗放管理模式，档案资料内容更新不及时，难以发挥人事档案管理的作用。但是部分管理层人员对此并不重视，仅仅将人事档案管理工作看作是简单的“归档”工作，在专业性、规范性方面的水平均较低。因此也不会持续优化人事档案管理措施，只使用相对陈旧的制度。这样一来，会造成既定制度无法满足人事工作需求的情况，进而导致人事档案管理工作整体的滞后。

（二）人事档案管理制度的不健全

目前事业单位管理中还存在着人事档案管理制度不健全的问题，由于部分领导没有太过于重视人事档案管理，导致单位没有健全的人事档案管理工作制度和工作流程，这就往往会导致人事档案资料不完善、人事档案管理工作流程混乱、人事管理缺乏公信力等情况的发生。此种状况下，若长期制度没有得到完善，不仅会造成相关工作的滞后，还会引发员工“干好干坏无所谓”情绪的出现，进而导致档案管理工作的进一步落后。

（三）人事档案管理意识有待提高

对于认识档案管理工作而言，管理意识的提升无疑是更为重要的。但是目前很多单位依旧没有认识到这一点。尤其是在认知上存在不足。他们觉得人事档案管理会浪费事业单位的人力、物力和财力，认为在档案工作中做到收集好、保存好，可以应对基本的外调和查询即可。正是由于思想认识的缺失，使得人事档案管理意识薄弱，人事档案管理难以深入地进行。与此同时，能力的不足也是阻碍管理事业发展的重要因素，档案管理人员的管理思维、管理能力直接决定着档案管理工作的效果，如果员工对人事档案没有进行系统的整理，已很难满足人事制度改革的需要。

（四）人事档案管理缺乏有效的监督

一方面，缺乏有效的自我监督模式。人事档案管理工作主要依靠内部监督来提高这一工作的质量。但是目前，很多单位的档案管理工作监督模式过于简单，只是偶尔进行人工的抽查等，无法进行有效的内部监督，不利于工作质量的提升，另一方面，缺乏有效的外部监督。外部监督是档案管理部门之外部门对其工作的监督，目前，外部的监督往往并不深入，不能发现其深层的问题，也就更不能有效的加以改善。

四、优化事业单位人事档案管理的措施

（一）加强人事档案管理，增强人力资源水平

加强人事档案管理，增强人力资源水平是适应事业单位管理体制改革发展的必然要求。因此，在一定程度上，将其纳入日常管理考核参考信息中也是可行的。还要加大对人事档案管理的支持力度，从而确保人事档案管理工作有序进行。

同时，人事档案管理人员必须要正确看到这一工作，态度的端正是必备条件，同时，服务意识的有效提升也是基础条件之一。为了提高人事档案管理工作的效率，确保管理人员明确自己的职责与权限也是非常重要的。

（二）完善人事档案管理体系，加强人才培养

事业单位应不断完善人事档案管理体系，加强相关人才的培养。目前，高素质人才已经越来越多，在这一背景下，人才培养模式也应该得到进一步的优化，整体标准还应再拔高，以适应人才素养不断提升的现状。通过各种手段加强人才的培养，不断提高员工的人事档案管理水平和能力，打造专业化队伍。事业单位更要加强人力资源部门的培训和学习，建设具有专业素质的管理人才队伍。尤其是在互联网信息日益增多的今天，由于网上信息获取渠道的增加，人才的培养也更加便利。事业单位还应鼓励人才积极进行自我提升。

（三）建立健全人事档案管理，提高人事人才文化

事业单位应建立健全人事档案管理，提高人事人才文化。人事档案管理工作的进行实际上与人事人才管理工作息息相关，根据人事档案管理工作能够对人才进行合理的管控，并提高人才管理工作的效率。对于人事管理部门而言，人事档案管理能够反映很多信息，例如员工期望薪资、期望假期等信息，根据这些信息单位能够重建人事人才文化，利于单位的发展。

比如针对档案管理工作，可设置“节点考核”，针对考核结果进行奖惩；日常工作中，还可多和其它部门进行互动，在多进行交流的基础上，提升职工的幸福感。这样在借助物质、精神双重奖励的基础上，能够进一步提高人事人才文化，促进人事档案管理水平的提升。

五、优化人事档案管理和人事工作服务水平的路径

（一）建立完善人事档案管理制度

事业单位要提高人事档案工作服务水平，就要高度重视人事档案管理制度的建设和实施，制定文件生成、收集、整理、分类、排序、归档、存储、检索、存取等一系列基本的规章制度。制定切实可行的人事档案管理目标、任务、政策及相关政策，并对全体员工进行相关培训，提高对人事档案的重视程度。

（二）优化人事档案管理体系，提高考核的重要性

事业单位可以不断优化人事档案管理体系，结合实际情况，制定人事档案管理的工作流程和模式，完善人事档案管理措施保障机制，规范事业单位人事档案管理的内容、流程和标准，推进人事档案管理向着规范化、制度化的方向发展。事业单位还应建立有效的奖惩考核机制，提高考核的重要性。这样一来，能够充分调动档案工作人员的工作积极性和责任心，促进事业单位人事档案管理高质量的发展。

（三）人事档案管理需要与信息化手段相结合

信息技术与人事档案管理的有效结合已成为必然趋势，事业单位应不断加大对于人事档案管理方面的投入，比如对库房环境进行动态监测，加快事业单位人事档案管理信息系统建设，建立人事档案管理的网络平台，实现人事档案数据的实时更新、传输、处理和存储，进而实现档案资源的数据共享，电子化形式的档案更加便于管理，且档案数据更为准确，更加利于数据分析与共享。

六、结论

在信息化不断发展的今天，事业单位人事档案管理工作也应在实践中不断进步，事业单位需积极探索人事档案管理现代化的途径和方法，不断提高人事档案管理水平，提高人力资源部门的工作效率，进一步促进事业单位健康稳定高质量的发展。