浅论人事档案服务改革在人才合理流动中的保障作用

云海昆 唐山市人才市场有限责任公司

当前处于经济全球化环境下，人事档案服务、人才流动整体形势也随之发生变化，按照现行法律法规，人事档案服务改革开始深入执行，成为人才合理流动的保障。实际上人事档案服务改革和市场经济发展的适应性非常重要，应该立足于改革观念、人才档案体制与机制、产业环境、人才培养与引进等方面综合分析，发挥人才合理流动的作用，助推市场经济发展。

人事档案是所有工作人员职业资料的整合，其中涉及一些基础的个人信息，例如学历、工作经验，关系到工作人员薪资待遇、享受社会劳动保障、组织关系，而且具有法律效力，为人才培养提供了参考的依据。当企事业单位规模扩大，工作人员结构也越来越复杂，导致人才流动过于频繁，人事管理制度规范性也需要进一步提升，甚至阻碍了人事管理工作的开展。另外，在信息化时代下企事业单位人事档案服务和信息技术实现了整合，切实加强人事档案管理规范性、有效性，为人才合理流动以及人事档案服务效用最大化的实现提供了保障。

一、人才流动与人才合理流动

所谓人才流动，即专业技术人员所在服务单位、服务对象，在本人意愿发生改变之后作出的一系列行为，是常见的社会现象，在人事管理领域也是人员调配的常见形式，本质上可以优化人才社会结构，挖掘人才潜力。一方面可以理解为专业技术人员为了使隶属关系发生变化进行的流动现象，另一方面也属于保持隶属关系基础上的智力流动，一般是指人力资源借用、兼职等[1]。

从党的十一届三中全会开始，经济体制改革在我国开始全面、深入地展开，促使农村、城市的经济结构出现改变。立足于客观层面，人才所在地区、单位、部门分布出现了一些变化。因为人力资源是社会生产必不可少的一种资源，务必要保证流动有序性。当人才开始流动之后，方可实现人力资源在各个领域的合理配置，提高人力资源利用率。在此基础上延伸出人才合理流动的概念，在常规人才流动基础上增添了“合理性”[2]。人才合理流动对于员工本身是有效的激励形式，在企事业单位内始终保持人才流动性，工作岗位经过良性竞争之后安排给相应的工作人员。为了免遭淘汰，工作人员必须快速提高专业能力，挖掘自身潜力，从而营造积极向上的氛围。

二、人才合理流动原则

因为企事业单位、人才之间必须要解决适应、不适应这两点问题，其间必然会导致人才流动。若企事业单位中的一些工作岗位始终安排给不适应的人才，没有及时展开人才合理流动，反而会不利于人才成长。基于此，人才合理流动在企事业单位中是必须遵循的客观规律。要想推动人才合理流动，要注意到以下四点原则：

（1）系统原则。即为整体性原则。立足于全局调整人才流动方向与结构，做到实时跟踪系统变化情况，通过持续性的调整优化人才系统。（2）协调性原则。即为互补原则，根据人才组合群体结构这一基本原理，在人才实际应用、管理期间，既要对人才个体能级对应情况予以考虑，又要了解人才群体能级组合协调性。（3）择优原则。即为人所长原则，在能级原则基础上的一种人才流动原则。遵循择优原则，要求无论是人才培养、使用还是管理，均要以人才最佳成长方向为目标，合理选拔人才，促进人才在行业领域中的发展[3]。这里提到的择优即要保证最终选择的正确性，确保所有人在工作岗位中都可以发挥出自己的长处、优势，开发潜在能力。尤其是人事档案服务改革背景下，越来越多的人才选择企事业单位，都将“能否促进个人发展”作为关键指标，随后才是薪资待遇。基于此，要想全面发挥出人才优势，务必要遵循择优原则。（4）约束性原则。考虑到人事档案服务改革要求，人才合理流动不仅要加强人才责任感，还必须遵循约束性原则，根据约束机制要求签订劳动合同，详细指出企事业单位、人才分别要承担的权利及义务。在此基础上强化法制建设，特别是知识产权保护，合理配置人才，真正做到“人尽其才，人尽其用，才有所得”，方可促进人事档案服务改革[4]。

三、人事档案服务改革现状

如果企事业单位中的人员发生流动，对于这一部分人员的人事档案，一般享有公共服务，包括：（1）档案接收、转递。（2）档案材料采集、识别、归档。（3）档案整理与管理。（4）档案查（借）阅。（5）按照档案记载信息，为有需要的企事业单位或个人出具存档、经历、亲属关系证明。（6）企事业单位入党、参军、录用与出国（境）等的政审（考察）服务提供依据。（7）接转党员组织关系。（8）评审职称。结合人才合理流动基本情况，发现其与人事档案服务改革之间有非常密切的关系。为了充分发挥出人事档案服务改革对于人才合理流动的保障作用，必须要了解当前改革工作实施存在问题[5]。

（一）档案服务意识不强

在经济发展、人事改革的推动作用下，要想加强流动人员管理规范性、科学性，应该加强流动人员的人事档案管理，而且在改革过程中转变档案观念。当前在人事档案服务这一层面存在诸多问题，主要表现在以下两个方面：第一，一些人才流动服务机构不是非常关注流动人员的人事档案管理，尤其是人事档案管理相对繁琐，所以流动人员相对应的人事档案管理人员，在态度上不够积极、主动，人事档案服务也缺乏创新性。采集档案资料时存在滞后且管理不够规范的问题，给人事档案价值的体现带来阻碍。第二，流动人员群体没有形成个人档案重要性观念，个人档案作用缺少重要认知，甚至有部分人员认为体制外的企事业单位不会涉及档案问题，所以在毕业之后“弃之不理”，导致出现“弃档”现象，这也是流动人员人事档案服务改革的关键影响因素[6]。

（二）人事档案管理制度内容不够完善

尽管针对流动人员的人事档案管理有相应的制度，可以解决流动人员人事档案管理、转递与采集等问题，但是制度内容整体来说还需要完善，而且也与当前市场经济发展情况、人事档案服务改革要求不完全适应。新时代环境下人才合理流动涉及的人事档案服务逐渐出现新问题，需要有更加完善的管理制度将其解决。例如人才发生流动之后，人事档案管理机构按照管理要求对其档案进行处理，但实际上有权处理流动人员档案的机构比较有限，对人事档案是否认定为流动人员人事档案的判断也成为待解决的问题。另外，流动人员人事档案进行转递时，转递流程规范性不强，部分人事档案保管权限的机构，面对已经离职的工作人员人事档案，没有及时按照规定转递至相应的人才流动服务机构，还有一些人事档案转递过程中没有严格履行转递规范手续，导致人事档案转递期间存在管理疏忽，最终人事档案遗失或是材料缺失。

企事业单位人才合理流动之后，采集到的人事档案资料比较有限，而且相对应的档案资料采集与整理制度不够完善，有很多档案甚至成为死档，对应材料的补充、更新不及时，人才、用人单位均会因此而出现一些问题，必须以人才合理流动为前提加强人事档案服务改革，建设完善的档案管理机制，加强人事档案管理规范性。

（三）档案管理设备老旧

为了深入推进人事档案服务改革，需要对一些基础设置及时更新，这就需要源源不断地投入资金，给基础设施与设备更新换代。在此前提下一些基层的人才流动服务机构资金有限，人事档案改革受财政经费的影响比较深，再加上人力、物力、财力资源不足，导致人事档案管理的设备严重滞后，一些档案存储保管设备老旧。一旦档案设备出现问题，便会对人事档案安全性带来威胁。特别是在大数据与云计算普及的当下，针对流动人员的人事档案服务更应该与时俱进，以人工智能、大数据、云计算为基础，完善人事档案基础设施，方可实现现代技术和人事档案服务的深度融合。

（四）档案信息资源开发与利用不到位

在人事档案服务改革中，有时会出现行政意识僵化、过度关注档案保密性、推卸责任的现象，以上问题均会引发流动人员人事档案开发、利用方面的问题，从而制约人事档案价值的体现。主、客观条件与信息技术等的应用是存在的现实问题，信息化技术在人事档案开发、利用中的利用不够深入，严重影响了档案信息资源共享，这也是限制人事档案服务改革对人才合理流动保障作用的重要因素。

（五）缺少人事档案服务的人才

人才流动服务机构中对于人事档案服务的改革，有时会因为缺乏重视、资金与人力资源不足，降低了人事档案服务水平。一方面档案理论、实践经验比较有限，另一方面缺少自我发展内驱力，导致管理业务的创新不足，还会降低人事档案服务质量。

四、人事档案服务改革的建议

（一）树立信息化档案管理观念

人才合理流动必然要对档案管理工作有全新的认知，特别是作为人才流动服务机构，需要了解到流动人员人事档案管理的重要性，即在国家人才管理、企事业单位用人管理和个人职业发展三个方面的促进作用。建议加大投入，在人才网平台上加大宣传、推广力度，流动人员尤其要重视人事档案，帮助档案管理机构及时转接、补充材料，只有如此才能够更好地维护个人利益。例如将流动人员人事档案存放在档案管理服务机构，包括公共就业服务机构和公共人才服务机构，存档人员身份不能因为不同的档案管理服务机构发生变化。当劳动人员和用人单位解除了劳动关系之后，凭借和原单位解除劳动关系证明以及新单位接收证明，及时完成档案转递。另外，在信息化时代下进行人事档案服务改革，必须树立信息化管理意识，加强信息化建设，全面实现档案信息在全国范围内的联通，档案数据资源向上集中，达到资源共享、异地查阅、线上申请转递与异地通办等目的。

（二）完善流动人员档案管理制度

为了适应人才合理流动需求，对于流动人员的人事档案管理应该加强定制设计，结合现阶段经济发展、人事改革趋势，完善流动人员档案管理制度，专门解决流动人员人事档案服务的有关问题。

第一，优化人事档案管理结构。按照当前形势、流动人员数量以及其对企事业单位与国家经济发展的影响，调整人事档案管理机构与岗位设置。第二，从人事档案管理全过程着手，制定配套的管理制度，加强人事档案转递、资料补充等环节规范性，保证流动人员人事档案的安全性，严禁杜绝档案丢失、遗漏、资料缺失等问题。第三，做好流动人员档案材料归档工作，定期检查流动人员的人事档案材料完整性，如果发现缺失应该马上补充、更新。第四，增加服务项目。人事档案管理机构可以在工作日的中午、下午适当增加延时服务，有利于提高办事效率、缩短服务时限。在大学生毕业季这种业务办理高峰期，为了提高档案管理效率，以免出现排队扎堆问题，建议实施弹性排班制度。除此之外还可以增加预约服务，在业务办理高峰期支持提前预约，认识档案管理机构按照预约情况做好排班，以免因为业务过于集中而降低档案服务效率。

（三）积极完善与更新档案服务基础设施

完善人事档案服务设施，是非常重要的物质保障，有利于促进人才合理流动。作为人才流动服务机构，所有档案管理人员要树立创新思维，在信息化时代下提高人事档案服务效率，更加适应人才合理流动需求。根据人事档案保管要求，需要完善库房基础设施，配置完善的档案管理设备，保证所有人事档案资料的安全性。线上人事档案管理系统应该定期检查软硬件配置，例如系统运行检查，及时解决漏洞，实现档案信息数字化存储。

（四）提高人事档案信息开发与利用率

基于人才合理流动的人事档案服务工作，档案资源的合理利用需要充分体现出档案所具备的价值、扩大影响力。最为重要的是创新档案管理观念，档案保管、利用应该双管齐下，不断提高流动人员人事档案的开发、利用率，实现人事档案的优化配置。信息化时代下档案管理与服务更加注重多元化，流动人员档案管理也是如此。档案信息利用形式实现多样化转型，如果档案管理机构条件允许，还可以引入人工智能技术，全面提高档案资源率，在远程技术支持下发挥出人事档案的实际价值。另外，应用大数据挖掘技术，全面且深入地挖掘人事档案信息数据，将有实际应用价值的信息加以提炼、整合，在人力资源管理、人才合理流动中加以利用，为人力资源开发、企事业单位人才配置提供参考。

（五）组建高素质档案服务团队

当前形势下要求人事档案服务全面实现信息化建设，创新流动人员人事档案管理形式，这就必须要有素质高、专业性强的档案管理团队。全面分析、采集人才素质需求，逐渐专门针对流动人员的人事档案素质模型，设置从业条件，再以任职条件为依据招聘档案管理人员，严把人员入口。对于所有档案管理人员的培训，建议采用多样化培训形式，提升人事档案管理与服务人员的专业素质。尤其要重视岗前培训，可以将流动人员人事档案管理问题解决，加强档案管理人员责任感，树立档案资料保密意识。各个工作岗位都应该定期组织实践培训，采用以老带新方法，新入职人员接受老员工的指导，使其可以快速融入工作岗位中。人事档案管理人员的考核要与奖罚制度挂钩，最终考核结果还要与薪酬、职位晋升挂钩，使其在工作中更具有积极性。

五、人事档案服务改革对人才合理流动的作用

根据上述分析，发现人事档案服务改革对于人才合理流动具有保障作用。劳动力、人才社会性流动体制机制在深入改革进程中，更加关注民生档案服务对劳动力、人才社会性流动的可行方法。加强流动渠道流畅性，为社会性流动注入活力。对于劳动力、人才社会性流动存在的一些问题，例如户籍、档案和培训成本等，需要及时处理，发挥公共服务改革在区域流动的作用、用人制度改革在单位之间的流动作用、档案服务改革在职业转换层面的作用，促使人才在各个区域、企事业单位中的合理流动。

基于经济高质量发展环境，社会性流动夯实基础，提高了行政程序规范性，行政行为、自由裁量权等，有利于创建高效、公平、公开的行业环境，将企事业单位开办时间缩短，也充分体现出银行、小额贷款公司等融资途径的优势，加强民营企业、中小微企业在融资方面的可获得性，为不同所有制的发展奠定基础。推动人才合理流动，本身具有系统性、战略性，而且同时涉及体制、机制、政策、环境等各项问题。在经济全球化环境下充分融合市场经济发展趋势，立足于观念、体制机制、政策环境等各个方面提出改革措施，促使人才培养、引进、使用、配置等更加合理，真正发挥出人事档案服务改革在人才合理流动中的保障作用。

六、结束语

综上所述，实现人才合理流动，对于企事业单位而言可以调整人力资源组合，因为执行的人才标准、薪资标准之间具有联动关系，所以当“人力资源”和企事业单位建立关系，便随即产生了纯粹经济关系。站在企事业单位角度，还需解决承受力方面的问题，一旦承受力无法满足人才提出的加薪、升职要求，就会面临人才流动的现象。当人才流向市场后需要重新选拔、配置，为各个工作岗位选择适合的人选，保证企事业单位人力资源组合始终为最佳状态。此外，通过人事档案服务改革，为解决流动人员档案管理问题也拓展了方向，从而带动行业创新，实现档案管理与服务的数字化、信息化、现代化、智能化。