新时期如何做好办公室行政管理工作

刘启立 山东莱克工程设计有限公司

一、办公室行政管理工作

办公室管理首先在一个企业中起着重要的作用，为企业管理、决策和发展战略制定提供服务。它不仅是企业单位的综合部门，也是企业内部的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助机构。办公室的工作效率也直接关系到企业的健康有序发展，因为一个错误的决策可能会直接损害企业的根本利益，严重影响企业的生存。

对于办公室管理来说，就是围绕企业的发展，按照一定的原则、程序和方法做好服务工作的过程。另一方面是通过多种手段和方法来协调办公室的各种资源，充分发挥办公室的效能。办公室管理的职能主要体现在几个方面：（1）职能全面，办公室管理涉及企业的方方面面，是管理系统的枢纽和心脏，是企业内部各种因素相互联系的节点。（2）协调功能。办公室作为企业的中心，作为部门之间协调的桥梁，通过协调机制协调各方关系，推动工作。它在承上启下、内外兼修中起着举足轻重的作用。（3）服务功能：办公室工作被视为为企业运营提供服务，具有为领导、职能部门和广大人民群众提供优质高效服务的功能。（4）监督职能，即对企业各部分及相关决策的执行进行监督管理，确保工作实施和工作开展的有效性。做好监督工作安排和进度，确保企业有序运行。

结合办公室职能，可以保证办公室管理具有政策性、全面性、及时性、服务性、协调性和保密性的特点。在办公管理中，也需要结合其特点，提高管理效率。

二、新时期办公室行政管理工作存在问题

（一）办公室管理机制不完善

办公室管理机制不完善，主要体现在观念、制度等方面。首先，目前的管理理念落后，很多普遍采用传统的管理方法。一些新技术、新方法、新思想的引进不足，一步一步的被动管理导致整个管理效率低下。然后就是缺乏完善的管理体系。目前，办公室管理工作一般是按照上级领导的要求进行的，经常会出现程序不规范、执行不力等问题，主要是因为办公室管理工作缺乏规范的制度约束和程序。最后，管理方法和手段落后。随着对办公管理的重视，一些新的技术手段被提出。然而，目前的办公管理模式仍然相对传统，缺乏创新。在企业的发展中，更多的是关注企业的经营和发展，而忽略了内部管理。

（二）低效的办公室管理

办公室管理的低效主要体现在办公室管理的职能上。目前，办公室管理的功能仍然存在许多不足，严重阻碍了管理的发展。办公室管理的功能在上述内容中有简要描述。在实际的办公管理工作中，有些功能会缺失，不到位。

比如服务功能的缺失，由于传统观念和思维方式的影响，导致各部分缺乏服务意识，被动提供服务，很多问题得不到有效解决，尤其是对于基层服务。再比如缺乏协调功能，无法在企业管理中发挥举足轻重的作用，导致内部工作部门协调不足，工作质量低下；监管不力，对一些工作安排缺乏有效监管，只负责工作安排而忽视工作进度，导致工作效率低下。

（三）办公室管理人员素质有待提高

主要体现在工作态度、专业水平和综合能力上，首先是工作态度，面对新的发展时期，一些外来思想文化的影响，导致了员工思想和工作态度的变化，工作热情低，服务意识弱，甚至有些官僚主义和利己主义，影响了整个工作环境。

其次，员工专业能力不足，自身办公管理工作复杂，要求员工具备一定的专业水平，掌握专业技术和方法，实现管理工作的科学化、规范化。但由于自身专业能力不足，很多工作难以开展，无法达到预期效果。

最后，综合能力不足，主要体现在员工自身的组织能力、沟通能力、协调能力、适应能力等方面。这些是作为专业人员的一般专业能力，是其岗位的基本能力。正是因为目前办公室管理人员缺乏全面的职能，工作效率低下，办公室管理职能无法充分发挥。

三、新时期创新办公室行政管理工作措施

（一）完善管理体系

为了提高办公管理的效率，适应新时代的发展，完善的管理体系是基本保证。结合目前管理体系中存在的问题和不足，进行改进和优化。首先，我们应该改变传统的管理理念，引入一些新的管理理论和理念，如人本管理理论和精细化管理方法，从而彻底改变传统的管理模式。变被动为主动，充分发挥办公室的职能和作用。

然后建立健全管理制度，建立科学的管理体系，实现办公管理的制度化、规范化、科学化，从而提高管理水平和效率。用制度约束人和管理者，有些工作是按照制度来进行的，任务和责任是明确规定的，这样才有规律可循。鉴于办公室管理的综合性强、内容复杂，在完善原有制度的基础上，有必要在一些操作程序、流程等方面加强管理，明确工作程序，使工作能够更顺利地进行。

（二）创新管理方法

管理模式的创新，办公室管理工作模式创新的关键在于技术的提高。企业决策者应重视办公室管理，充分认识办公室管理的重要性，加大对办公室建设的投入。比如加强计算机、软件系统等信息基础设施，实现办公管理的自动化、智能化，从而提高工作效率。

人才队伍建设是信息化建设的基础，要加强队伍建设，提高整体素质。一方面，对于企业的上班族来说，要加强人员的培训教育，组织不定期的学习，保证他们的思想和技术的先进性。比如针对一些新的管理技术，可以组织统一学习，保证员工的技术提升。另一方面，在人才招聘方面，要努力吸引一些优秀的专业人才，提高团队的综合素质。同时可以在引进人才的同时引进先进的理念和技术。

四、结束语

综上所述，新时期，随着政府机关和单位的进步和发展，办公室行政事务管理的重要性越来越突出，这就要求政府机关和单位充分认识当前办公室行政事务管理面临的各种问题，并在此基础上积极探索有效的解决方案，全面保证办公室行政事务管理的质量和水平，从而为政府机关和单位的健康长远发展奠定坚实的基础。本文提出完善管理制度，创新管理方法，从而提高办公管理效率，更好地适应新时代的发展。完善工作职能，仍需要从管理制度建设和管理模式创新等方面入手，同时需要加强思想政治建设，提高服务意识，充分发挥办公室管理职能。