高校科研档案云计算管理模式探析

廖淑莉

（广东医科大学，广东 湛江 524023）

新版《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）于2020年11月1日起正式施行。2017年启动的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）修订工作，历时3年，最终形成《规定》。顺应大数据时代飞速发展，新《规定》秉持全方位贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，执行具有“里程碑”意义的新《中华人民共和国档案法》相关要求[1]，增设了“科研电子档案”的管理要求。然而，由于科研档案的特殊性，我国“科研档案数据化”起步较晚[2]。今天，云计算技术的发展正在彻底改变网络服务模式与管理理念，并将推动互联网从数字化走向数据化。贯彻新《规定》，运用云计算构建高校科研档案管理模式将有力助推科研电子档案全方位服务于大数据时代科学技术研究工作。

一、运用云计算构建高校科研档案管理模式的意义

（一）云计算能够扩大档案储备空间

近年来我国创新驱动发展战略的实施和科技体制改革步伐的不断加快，导致高校科研档案信息数据急剧增长。在当前互联网大数据大背景下，云计算技术具备超强计算和分析海量数据的能力，从而让高校科研电子档案工作能够更快速与高效地为广大科研工作者提供更为可靠的服务。

（二）云计算能够确保档案数据安全

云计算数据存储十分先进，能让档案管理团队走向专业化。档案管理系统自动备份，相关部门不用担心数据丢失；软件自动更新，不用担心病毒入侵。大数据时代，科研档案数据的安全已然成为高校科研电子档案信息化建设的核心问题。为了确保高校科研档案数据安全，大多数高校档案采用服务器PC机、磁盘阵列、移动硬盘等硬件备份形式，但整体上尚无法达到网络安全体系。而云平台依靠强计算机硬件与网络软件，以庞大的服务器集成起来，高校科研档案管理部门可根据自身需求，向云服务公司订购应用软件服务，通过商务订单享受应有的软硬件维护服务。

（三）实现资源共享，提升科研档案公共服务能力

在云计算环境中高校科研档案管理人员只需要一台可以上网的电脑，如类似于阿里云系统连接不同数据库，这样档案存储不会受到单一数据库的限制。高校科研档案管理部门可以运用云计算建构统一的高校科研档案“云平台”，借助“云计算”将不同部门档案存储数据统一放入统一搜索界面，利用信息资源整合，实现最大限度档案资源共享。广大科研工作者借助网络可实现异地访问，同一份数据可以实现多人多地不分时段访问使用，尤其是云计算的强大空间与运算能力，能够不断扩充档案数据的储备，有效解决档案数据采集重复与数据分散及其系统不相容的难题。云计算能够让广大科研工作者借助网络实现科研电子档案线上与线下的查询，不仅能加强档案部门与用户之间的交谈沟通，更重要的是能够提升高校科研电子档案公共平台的服务能力[3]。

二、高校科研档案云计算管理现状与新趋势

（一）高校科研档案管理特点

高校科研档案记载高校每一科研课题项目从立项到结束的全过程，其全面性与完整性、系统性乃至准确性远远超过科技项目汇编与图书集成。它的价值体现在科研档案是重现科学研究工作全过程的重要依据，是高校科研项目的第一手材料和原始记录信息。高校科研档案完整记录科研项目每个时期的科学研究工作，能够给后续科研工作留下宝贵的前期科学研究经验，持续不断深化前期科研结论继而连贯性深入探索研究。

首先，科研档案周期长。科研档案形成周期长，从相关科研管理部门审定发文、立项、中期检查、验收结题等时间长达3年左右，一些重大项目甚至会超过5年，同时重大科研项目还保存能够充分展现出每一阶段研究过程的阶段性科研成果档案。其次，科研档案专业性较强。科研是一项需要收集大量专业资料的活动，这些资料涵盖范围广、内容复杂、专业性强。如人文社科类专业可分为社会学、艺术学、文学、法学等方面，每一个学科下面又可分为众多类别。以中文专业为例可分为语言学、文献学、文艺学、文学类等方面，文学类下面又可分为古代文学、现当代文学、比较与世界文学等。高校不同学科专业的科研项目涵盖本专业学科知识，因此科研档案管理比一般档案管理需要更多的专业知识，体现出科研档案管理工作自身专业性的特性。其三，科研档案管理的综合性强。当前高校科研是一项综合性学术活动，它需涉及多个方面，如当前我国对于民俗文化遗产研究趋于白热化，而本身民俗科研项目包含多个学科涉及民俗学、文学、社会学、心理学，同时大量新兴科技和科学设备投入民俗文化遗产拯救中从而形成多学科交叉研究，甚至一些研究项目需要高校联合研究才能被攻克。最后保密性强。科研档案有的因涉及一些知识产权与不能对外公开的内容，如医学类科研档案应用性较强，涉及范围较广，在面对国内重大疫情与疾病防控方面资料更需要严格保密，因为高校医学科研成果与国家兴衰成败和人民生命健康有着密不可分的联系。因此，保障涉密科研电子档案数据充分安全，对于切实提高高校科研档案整体管理水平有着十分重要的意义。

（二）传统高校科研档案管理面临的问题与困难

1.科研档案管理信息化所投入的物力与人力不够

科研电子档案云建设涉及高密度信息化与现代化软件与硬件设备的更新，同时也涵盖科学化信息化管理标准的重新制定，需要投入大量物力与人力。而我国科研档案管理长期受传统观念影响，对科研档案管理工作的数据化与信息化认知不到位，造成相关资金投入的物力与人力不够，导致整体信息化建设不到位。

2.科研档案管理信息化水平不高

当前我国高校对科研档案管理云建设程度低。科研档案云建设是围绕档案资源信息化而建设，是以大力推进我国计算机网络建设为基础，将过去纸质档案转变为网络数据。2015年国家档案局出台的《全国档案事业“十三五”规划》中明确指出:“全面推进档案资源数字化、利用网络化，创新档案管理信息模式，加快与信息社会的融合，从而实现以信息化为核心的现代化档案管理”。当前只有少数高校建成数字档案馆，不少高校科研信息档案散落在各个研究所、院系等二级单位，未实行集中管理[4]。各二级单位对电子档案资料也不够重视，并且多个部门重复保存最终导致资源的浪费与利用效率低。另外，各大高校档案管理部门不够关注科研人员信息需求，科研档案用户信息也未能及时传递给档案管理部门，导致档案管理部门发出的信息缺乏一致性，从而造成科研档案开发与信息利用投放效率不高。

3.科研档案工作者信息化服务理念与业务水平较低

在云计算大数据时代背景下，传统科研档案管理部门已经逐渐转变为数据数字档案馆，因此其服务理念也在发生相应变化，从传统档案收集、保管、查询转为大数据云服务，包括档案数据收集、数据分析、数据处理、知识服务与智慧服务。科研档案具有保密性，让档案管理部门长期处于封闭状态，科研档案工作人员的思维意识长期处于重保管轻利用，大部分科研档案沦为“死档”，不能深度挖掘科研档案信息资源价值，进一步不能满足用户对科研档案的需求。在云计算大数据时代背景下，科研档案信息管理者不仅需要掌握信息数据的专业知识，还需要了解数据架构与利用、开发，多种数据相融合等计算机专业知识。当前科研档案管理者对传统档案管理知识较为熟悉，只能进行数据录入、删除、汇总等简单工作，对诸如云计算搭建，云系统问题与网络攻击等方面知识非常陌生。计算机专业人才缺乏对科研档案知识的系统了解，开发的档案资源管理系统缺乏专业档案知识指导，导致科研档案管理信息系统发展缓慢，从而制约云计算背景下科研档案管理工作的发展[5]。

（三）新《规定》视角下高校科研档案云计算管理模式新趋势

在大数据“云”技术的大环境下，新《规定》赋予高校科研档案信息管理展现出前所未有过的深度与广度。每年高校都会有数以万计科研项目，产出大量科研档案数据，借用云数据处理与应用模式，通过相关数据进行整合与信息共享，从而形成科研智能数据资源和现代档案知识服务能力。随着大数据“云计算”在各行各业的开发与应用，科研档案信息资源越来越被高校所重视，并发挥着十分重要的作用，高校档案系统借助云计算系统架构，将高校各学科专业相对独立与分散的科研信息数据统一于一体，最终形成一个科研档案数据管理集合体，进而推动高校科研档案管理大数据的存储与利用，这将是未来档案数据信息管理主要研究项目之一。云计算推动大数据时代到来，同时也改变科研档案传统管理与利用模式，配合无纸化办公推动新时期海量电子文件积累，促使传统数据信息从传输式保存方式转变为数据化模式[6]。同时，在处理科研档案数据结构分析方法时无法挖掘数据结构类应有的相关消息，从而不适用于当前海量非结构性数据挖掘处理，高校科研档案管理模式面临大数据云计算突破性改革[7]。

高校科研档案信息从数字化档案向智能化方向发展，是为了适应当前大数据环境时代技术资源整合，最终形成一套服务于大数据时代下网络在线管理与标准化科研档案数据服务体系[8]。传统科研档案数据管理对信息数据进行简单管理与归纳，而云计算形成以知识服务、智能产品形式与可视化筛选服务，并启发科研档案管理工作人员的思维意识中将藏转变为用的服务目标，让他们工作服务态度从“被动服务”转变为“主动服务”。同时高校科研管理从资料管理转向知识智能服务，更深入挖掘资料之间联系与数据内在潜在价值。

三、新《规定》视角下高校科研档案云计算管理模式的建构策略

（一）高校科研档案云计算平台框架系统的搭建

高校网络服务器会根据部门职能划分成多个服务器，较大院系部门会设置单一的服务器，档案部门进行科研信息归档时会对服务器中数据进行二次提取，再根据归档要求进行重新筛选与编辑，从而存入相应档案部门服务器管理系统。这看似简单的归档工作却在无形间加剧了对服务器的浪费，当互相串联连接的服务器发生故障，档案管理工作都会受阻。基于云计算开发管理服务器应用于高校科研档案工作，高校选择合适云服务商并与之签署相应安全信息协议，把科研档案资源存储于数据中心，不用担心数据丢失与安全。同时对高校科研档案管理系统进行云架构，以云管理平台、科研档案管理系统作为基础，将校园网服务器进行全部整合，构成一个整体高校校园网处理中心，搭建对硬件资源进行虚拟化与云计算平台的管理，高校师生通过获取权限获得相应服务。高校科研档案系统借助分布式计算与虚拟计算，从物理层、管理层、用户层建构高校科研档案管理系统，从而实现科研档案管理机制转向云管理服务平台[9]。

（二）充盈高校科研档案各项投入，完善高校科研档案管理机制

高校科研档案云计算建设离不开人力、物力与资金投入，这是开展高校科研档案数据化的前提。首先进一步加强对纸质档案数据化的投入，借以助推用户信息检索；其次加强对高校科研档案信息管理的人力、物力的投入，进一步加强系统的硬件与软件升级，整体规划在线管理和标准数据化服务体系，建设校园网与扩充科研档案数据库，营造良好档案管理设施氛围。最后，对外引进高学历的档案专业与云计算数据建构的人才，对高校内部档案专业人才进行职业素养与云数据技术知识培训，最终形成一支高素质高学历知识与专业结构的高校科研档案管理队伍。

健全和完善高校科研档案管理制度，基于“云计算”背景下打造一套切实可行的高校科研档案管理制度，阐明具体实施规则，尤其是对于数据化电子类科研档案的规范，进而实现当代高校科研档案的规范化科学管理。同时将高校科研档案与科研项目、科研成果进行有机结合，从而最大化科研档案管理在科研工作中的协同作用。对于各个院系部门基层科研档案过去丢失与保存不当的档案信息资料进行合理补充，及时收集与整理各专业科研资料，整体促进科研档案资源结构上的优化，最终完善提升高校科研档案的数量和质量。

（三）建设高校科研档案管理应用服务云平台，保证高校科研档案数据安全

高校科研档案云计算管理需要搭建云平台实现对高校师生用户服务，整合与组织高校科研档案资源，以用户需求为目标，最终统一共享互助平台，为用户提供快速、准确无障碍的一站式服务[10]。在适当成熟的条件下还可以由教育行政管理部门或科研行政管理部门出面，以云服务模式成立跨区域高校科研档案联盟，促进高校科研档案信息集中统一管理、存储建构与高效转化。这个云平台可以分为几个模块。首先资源平台建构。高校科研档案资源平台是档案信息资源服务架构的源地，它的建设决定科研档案服务的深度与厚度。高校科研档案信息的统一存储，解决了当前日渐膨胀的高校科研档案信息资源，采用一种分布式存储方式存储于各大计算机云服务器内，而非本地计算机服务器。由于各大高校科研档案存在一定重复性，为了提升档案的检索效率与服务质量，降低重复性信息存储于关联，对相关信息资源进行整合，从而提升高校科研信息档案利用效率。其次管理平台。如果资源平台是整个云平台的中枢，那么管理平台是高校科研档案云平台的神经系统，在这个系统中根据用户访问频率的高低对科研档案数据实现分批次的管理。访问高的为“活性”档案数据，用关键词标注在搜寻系统下面，对于访问较少的“休眠”档案数据可进行深度存储。根据用户访问喜好与访问频率放入大数据档案系统中进行计算，从而为用户制定个性化推送。再次，认证平台。高校科研档案云平台建设中对用户身份认证，这是维护档案信息安全与用户利益的关键。因此对用户认证时先要明确各类访问人员的权限，对可公开文件、用户认证可以访问与不可访问等明确区分，从而进一步保证用户权力与平台资源的安全。最后用户服务模式，除了针对高校师生用户，还可实现对高校联盟内部院校师生的访问与校外用户的访问，这些用户可以通过远程服务终端实现对用户认证资源与公开资源的访问，从而进一步增强科研档案服务效率[11]。

高校科研档案云平台除了统一化的管理与制定科学管理规则，同时还需制定科研档案保密制度，严格限制非法传播，从而进一步保证科研档案的安全性，借以维护高校科研档案的知识产权。特别是要加强对高校科研档案管理人员的责任意识，高校需制定出一套不涉及重大机密与不侵犯知识产权的科研档案数据管理体系，从而实现可持续利用公开。加强对云计算人才培养，严格保证高校科研档案数据不受非法网络的攻击，将对高校科研档案信息数据威胁降低到最小值。

（四）提升高校科研档案利用效率，促进高校科研档案成果转化

高校科研档案云计算管理形成的档案资源数据库，将能容纳大批高校科研数据，为了提高档案资源利用效率，尽可能联合高校、科研机构、企业与政府整合相关的政策、资金、成果、团队等多种资源，联合打造出一批具有高实用性的高校科研档案数据产品。首先，将外界机构与高校科研档案数据云平台进行联合搭建，定期将一些最新科研成果用档案形式发布在平台上，借助平台的各种传播途径进行传播，从而进一步扩大高校科研档案受众面和宣传最新科研成果。其次，在这基础上通过云计算与大数据技术将最新科研档案成果进行全程跟踪，通过这个平台促成高校、科研机构与企业的合作，从而达成交易。借助这个平台完善研发机构与企业沟通，从而全面了解科研档案成果与企业真实需求性，双方还可就合作中产生问题进行及时的沟通，促进对研发成果进行升级优化[12]。

四、小结

新《规定》视角下高校科研档案云计算管理的研究与应用尚处于一个初步阶段，它涉及到技术、运算、数据集成、存储规范等问题，还需要进一步深挖，尤其是对云计算提供数据的集成服务器研究与科研档案数据安全、用户使用权限等方面是研究重点。但可窥见在新《规定》规范下的高校科研档案运用云计算管理优势已经逐渐明显，它将带来高集成性、高可靠性、高利用率等特点，一定会给高校科研档案管理工作带来颠覆性革新，为高校科研电子档案管理工作指出新的研究方向，最终迎来大数据时代下高校科研档案管理的突破性改革。