加强国有企业机要文件管理的措施与探讨

2021-01-16冯翠香晋能控股装备制造集团

环球市场 2021年6期

冯翠香晋能控股装备制造集团

机要工作是党和国家的一项重要工作，对社会经济的发展起着保驾护航的作用。机要文件管理工作作为机要工作的一部分，在保障企业安全发展中发挥着重要的作用。做好机要文件管理工作有利于国有企业提高自身在技术、管理、重要决策等多个方面的控制能力。通常情况下，机要文件包含国家、省市及企业秘密等内容，一旦因为没有管理好机要文件而造成内容外泄，会使国家及企业的利益和保密安全受到损害，因此，无论是国有企业的领导层还是具体负责机要文件管理的工作人员都要高度重视此项工作，要不断的提高自身的保密意识和工作能力，确保机要文件管理工作顺利进行、机要工作高效运转、保密安全。

一、国有企业机要文件管理中存在的问题

（一）机要文件管理不规范

目前，仍有一些企业对机要文件管理工作重视程度不够，企业内部未制定严格有效的机要文件管理制度，使得机要文件在传阅过程中出现了不规范的工作行为，比如说机要文件随意摆放、擅自扩大（缩小）传阅范围、文件损坏等等。机要文件管理制度的欠缺，对相关工作人员的约束力度不够，犯错成本低，导致机要文件管理始终不能顺利进行。

（二）机要文件管理工作人员保密意识薄弱

国有企业中有很多文件、会议纪要都是需要归类到机要文件里的，而和这些文件接触最多的就是机要文件的管理者。由于机要文件的重要性，这就要求机要工作人员必须具备极高的专业素养和保密意识，工作态度也必须认真、谨慎。但是在实际工作中，很多国有企业并没有真正的认识到这一点的重要性，相关工作人员对机要文件的重要性和保密性认识不够，在文件收发、登记、使用、传阅的过程中未按程序规范进行，存在出现文件失泄密的可能性。

（三）网络和电子信息管控问题

现代化网络办公的出现和发展，为国有企业迅速地提高工作效率的同时也带来了一定的风险。无纸化办公以及网络办公平台的推广普及，节约了资源、减轻了工作人员的工作压力、提高了办公效率，但随着各种信息和文件在网络上的传输，一些不法分子利用网络病毒等手段窃取信息和文件，使网络成为了失泄密的途径之一，这就会为国有企业机要文件的管理带来一定的隐患。

二、加强国有企业机要文件管理的有效措施

（一）有效提高工作人员的保密意识

机要文件管理工作的好与坏，不仅直接影响到了企业的利益，还会影响到党和国家的利益。这就对工作人员的政治素治和专业素质有了更高的要求，工作人员需要具备高度的保密意识和强烈的政治意识，并具备专业的文件管理能力，这样才能做好机要文件管理，保证机要文件安全。机要文件管理工作做的好与坏和工作人员的管理能力息息相关，因此，工作人员必须要做的就是要提高自身的保密意识。第一，工作人员一定要清楚的认识到做好机要文件保密工作对国有企业稳定发展的重要性和重要意义，在开展工作的时候，工作人员要树立起科学正确的思想观念，以此为基础保证机要文件管理工作的顺利进行。第二，工作人员要全面、透彻、有效的了解自己的工作，熟悉机要文件管理的工作方法，用最科学、最高效的手段来进行文件管理。第三，机要文件管理工作甚至是能够直接决定一家国有企业的命运的，所以，机要工作人员的责任心一定要强，认真履行岗位保密职责，这样才能有效的推进工作顺利进行。国有企业也要做好机要文件管理工作人员保密意识的强化和提升工作，坚决杜绝机要文件失泄密事件的发生。

（二）完善机要文件管理制度

机要文件管理是一项政治性、保密性和规范性要求很高的工作，在具体的文件管理中国有企业要依据国家现行的保密法律法规、公文管理制度等，优化完善机要文件管理制度。一是要严格做好机要文件收发登记工作，对于文件接收、下发时间、文件字号、文件名称、密级、保密期限、份数、份号、分发范围等进行详细登记，并在专用涉密计算机上建立电子台账，便于机要文件存档和查找。二是要有专门的机要人员负责机要文件传阅工作，严格按照机要文件管理流程和文件传达范围进行传阅。一个部门阅完机要文件后由机要人员负责收回并送往下一个需要传阅的部门，部门和部门、个人和个人之间不允许私自传阅机要文件，不得横传直送，这样能够更好的保证机要文件的安全性。同时，要保证机要文件传阅的时效性，要限时传阅，适时催阅，确保文件精神的及时精准传达和高效办理。三是针对机要文件管理建立奖惩制度，通过制度的激励和约束，进一步增强机要文件管理人员的责任心，明白机要人员肩负的使命感。并要牢固树立服务大局的意识，要以高度的事业心和责任感对待机要工作。对于一些涉密会议，机要工作人员也要把握好参会人员的范围，并在会前做好相关保密纪律的提示工作，严禁会议内容外泄。

（三）提高领导层对机要文件管理工作的重视

一家企业领导人的想法和做法直接体现了这家企业的思想行为，在一定程度上也会影响企业工作人员的思想行为。很多时候企业的工作人员会把领导者作为自己工作和学习的标准，会像领导者学习，如果领导层对机要文件工作重视程度不够，在文件批转的过程中出现不规范甚至不正确的行为，那么可能机要文件管理工作人员也会受到影响，甚至产生一种领导都不重视我们也不用重视的错误心理。因此，国有企业领导层一定要加强对机要文件管理工作的重视，在日常工作中，注意自己的行为规范，起到良好的示范作用。领导层要加大对做好机要文件管理的宣传力度，通过线上与线下相结合的方式，有效的传递相关工作理念，时时刻刻提醒机要文件管理工作人员做好文件的管理及保密工作。

（四）提高机要文件管理工作人员的综合素质

一家国有企业要想做好机要文件管理工作就必须要走科学化的道路，通过科学化的道路能够使企业机要文件管理工作完成的更加高效和标准，做到这一点的前提条件就是国有企业具有一支高素质、专业化的机要文件管理团队，只有拥有了这样的一支人才队伍，才能切实做好企业机要文件管理工作。因此，国有企业必须要重视这一问题，要引进专业的机要文件管理或者是保密工作人才，适当的提高他们的福利待遇，从而吸引人才留在国有企业工作。同时国有企业还要与时俱进，要对已有的工作模式进行创新，新的工作模式需要是科学的，而且必须要充分体现出机要文件管理这一工作岗位的价值。在具体的工作中，国有企业要制定出一套比较完善的人才培养机制，充分落实科学化专业化的管理方式，不断提高工作人员的专业能力和专业素质，从而保证机要文件管理工作效率能够达到最好，工作人员的工作状态也能达到最佳，科学化的工作方法能够发挥出最大的优势。国有企业还要注重对机要文件管理工作人员进行职业道德方面的培养，确保这些工作人员能够以严谨的工作态度、高效的工作方法做事，收到事半功倍的效果。企业还要建立一套岗位工作责任考核机制，把机要文件管理的工作进行具体划分，每人负责一个模块，责任到人，这样能够充分的调动工作人员的积极性和工作热情，机要文件管理工作也会完成的更加顺利。

（五）引进先进的技术

目前，越来越多的高新技术被应用到工作领域，机要文件管理也不例外，先进的技术能够有效的提高机要文件的管理水平和保密效果，同时还大大的提高了机要文件管理工作的科学性。国有企业在进行机要文件管理工作的时候，要把先进的科学技术作为导向，最大程度的发挥它的优势，这样能够很好的辅助工作人员完成工作任务。当然，国有企业在选择科学技术的时候也要有针对性，要根据企业自身的机要文件管理工作和保密工作需要，选择符合企业运行要求的先进技术。国有企业还要有足够的人力和财力来支持先进技术的运行，把科学技术手段的优势发挥到最大，这也是做好机要文件管理工作的有力保障。

（六）加强对网络信息的管控

现代企业中网络办公、电子办公的应用随处可见，现代化办公设备应用起来高效便捷，但是也伴随着一定的风险，机要文件坚决不能在非涉密网络上进行传递，可采取纸质版的方式进行传阅，文件收发也必须由专人负责，这样做是为了防止发生失泄密事件。因此，国有企业在日常工作中一定要加强对现代化办公设备的管理，必须做到：涉密信息不上网、上网信息不涉密，非涉密计算机里不能存有机要文件；机要文件必需单独存在专用的涉密计算机中；企业要定期对各部门计算机进行检查，防止机要文件存在非涉密计算机内；拷贝涉密材料时不能用普通U 盘，只能使用涉密U 盘光盘专用存储介质等，通过这些措施，有效防止各种各样的意外事故的发生。