浅谈食品经营许可档案管理

孔丽 北京市大兴区市场监督管理局

《行政许可法》第三十三条行政机关应当建立和完善有关制度，推行电子政务，在行政机关的网站上公布行政许可事项，方便申请人采取数据电文等方式提出行政许可申请；应当与其他行政机关共享有关行政许可信息，提高办事效率。食品经营许可工作一直在优化营商环境、提升办事效率方面不断优化审批，2019 年网上申请方面推出“便民服务”“零跑动”模块，登录页面加入一证通登录。2020 新冠状病毒疫情防控期间食品流通领域实行食品经营许可告知承诺，通过采取申请人网上提交材料，上传承诺书、审批部门网上受理、网上审核、证书邮寄等举措，实现审批“不见面”“零跑动”、食品经营许可证电子化。2021 年推出工商营业执照食品经营许可“证照联办”申请模式，第十三届全国人民代表大会常务委员会第28 次会议对《中华人民共和国食品安全法》三十五条第一款作出了“仅销售预包装食品的，不需要取得许可。仅销售预包装食品的，应当报所在地县级以上地方人民政府食品安全监督管理部门备案”的修改决定，许可业务逐步精简，电子化程度不断提高，数字化进程不断推进，食品经营许可档案的规范化管理及数字化工作取得了一定进展，但仍存在电子文件归档工作缺乏指导、电子文件的法律效力有待确认等问题。本文以问题为导向，为强化档案的管理和利用率提出建议。

一、食品经营许可文书档案

食品经营许可申报需线上申请，可选择线下提交或网上提交审核，如选择线下提交，目前需归档的文书档案包括食品经营许可证新办申请表、经营场所的具体位置（如方位图）、与食品经营相适应的经营平面布局流程图（包括主要设备设施布局）、操作流程等经受理及现场审核，制证送达后，归档材料还应包括食品经营许可审批流程表、现场核查表、送达回执。

如选择网上提交，需网上上传申请表、与食品经营相适应的经营平面布局流程图（包括主要设备设施布局）、操作流程等材料，检查审核人员上传现场核查表。

目前在归档中实行纸质、电子档案双套归档，纸质档案的归档，以企业（个人）一次办证审批形成的全部材料为一卷，许可证在有效期内发生变更、延续、注销的，单独立卷，电子档案的归档，实现许可证管理全程网上申报和审批，通过行政审批网上系统，企业上传的材料系统内自动储存。

二、存在问题

（一）电子文件归档工作缺乏指导

目前北京市食品经营办理证件种类分为食品经营许可证、小食杂店备案卡、小规模食品生产经营许可证。

一是小食杂店备案卡、小规模食品生产经营许可证没有电子版证书，电子文书档案中无许可证文书。

二是目前线上办理途径分为零跑动模块、证照联办模块、便民服务模块，以食品经营许可业务为例电子化申请流程为申请人网上申请、网上受理、现场核查、审批通过后办事人自行打印电子食品经营许可证，整个过程申请人实现了“零次跑”，在提交材料环节，纸质材料转化成电子材料上传后，会遇到原件需不需要归档的问题，并且在审批平台的数据查询中，可能会出现申请业务信息不全或无法查询的现象。

（二）档案文书多，保存管理任务重

自2015 起，每份食品经营许可档案至少有10 页，目前如此大的工作量和档案量对档案保管人员和场地都是挑战，档案要做到安全保管，定期检查，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器等等要求，但线上电子档案并没有得到实际的应用，首先企业电子公章并不普及，其次查询系统并不完善，若所有文书上传，传到哪、是否安全、如何监管又是难题。最后各个系统的对接、权限存在壁垒。

（三）有效利用不够

食品经营许可作为规范经营行为、确保食品安全的第一道门槛，在许可过程中有大量有价值的档案资料，精简提交材料清单后，食品经营者主体资格、食品安全管理制度不再提交，但是基本信息，设备设施，布局流程依旧是重要的基础信息，是后期监管的重要依据。但是由于底数多，存放条件等原因，文书档案查询困难，在后期监督检查或者信息公开、行政处罚时调取信息都存在困难，并且由于目前食品行政许可数字化程度不高，电子档案的普及率及利用率远不如文书档案，虽业务申报上不断突破及创新，但在档案方面并没有持续有效的跟进，在管理、安全和公开等方面都存在滞后性。

（四）档案安全和信息公开程度不够

一是遇机构改革、档案储存场地变更，管理人员变更，在档案交接过程中，对文书档案和电子档案的保护和完整性方面存在风险，由于审批档案很多属于永久及长期保存，大量的企业登记、审批档案目前仍在生成机关保管，长期的保管成本高、工作量大，且安全性得不到保障。二是储存条件和档案归档方法不统一，档案调取存在困难，遇申请人申请调档或遇行政处罚、突发事件时抽取企业档案信息存在难度。

三、应对建议

（一）进一步规范传统档案的管理

首先，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。许可部门应继续推进和规范食品经营许可纸质档案的数字化工作，完善食品行政许可申报和审批系统，不断适应网上服务，政务服务数字化无纸化的时代需求，保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。在满足办事人零跑动的同时，做好保障和信息工作，其次，应当借鉴相关省市或者其他机关对档案管理的先进做法，吸取经验，完善档案数字化加工进程，提高档案信息资源共享利用的完整性和时效性。随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案要进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

（二）逐步适应行政审批无纸化归档需求

一是逐步适应与推进电子文件归档。文档数字化电子化的大形势下，行政审批文书档案应逐步推进改革进程，第一步应将所有文书档案做电子化备份，以延长储存时间，减少纸质文档的自然损坏，入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。二是加快技术创新和系统维护，做好申请人申报材料与许可审批系统数据查询系统的衔接，加强网络安全维护，加强数据信息的共享。

四、结语

党的十八大以来，关注民生、保障民生、改善民生成为了社会各部门工作的重要出发点，为优化营商环境、持续深化“放管服”改革，窗口人员立足工作实际，在“便民、利企、促发展”上狠下功夫，档案作为社会管理的重要历史记录，是维护群众合法权益的最原始凭证。近些年来，随着社会经济的不断发展和群众法制意识的提升，许可档案的查询利用需求在逐年增加，加强档案的共享利用加强信息公开是聚焦优化营商环境一个重要方面，相信通过各项改革措施的落地，各地集思广益，“我为群众办实事”定会落实到服务好企业群众的点滴之中。