审计档案管理信息系统的分析与设计探究

2021-01-16吕静静邹平市好生街道审计所

环球市场 2021年23期

吕静静邹平市好生街道审计所

审计档案主要指的是审计机关在进行项目审计过程中所产生的成果材料，包括文字、图表等信息，审计工作的进步和发展与审计档案的管理程度是息息相关的，促进审计档案管理的信息化是非常有必要的。审计部门每年需要经手大量档案资料，这些档案资料有着十分重要的作用，不仅记载了国家财政财务收支审计的实际情况，而且也能为今后审计项目的开展提供借鉴和参考。审计业务的工作量每年都在增加，与此同时审计档案数量同样在不断增长，所以促进审计档案的信息化管理是审计工作需要及时开展的重要工作。

一、审计档案管理的现存问题

对于当前审计档案管理工作问题的阐述，以下将根据两种不同方式进行阐述，第一种是采取传统纸质档案管理的问题，第二种是电子档案管理的问题。

（一）传统纸质审计档案管理的问题

首先，传统档案是以纸质为载体，但是纸质资料的保存比较严格，受所处环境的影响会发生变化，比如高温、高湿或强光等都会造成纸张的氧化，在较长时间的放置下，纸张中的字迹也会出现模糊或者扩散等不同程度的变化。因纸张的易损性，为档案管理和借阅工作带来了较大的难度；其次，纸质档案的保存需要一定的空间，再加上档案信息资料的逐年增加，更是为档案保存带来了难题，一般档案存放空间需要单独一间或者几间房建，不仅查找借阅十分不便，而且管理也比较麻烦；再次，纸质档案若被人借阅使用，那么在这一时间段内其他人便不能再借阅，所以纸质档案信息资源共享的能力是不具备的；最后，传统模式下的档案管理工作内容仅仅是保管，档案管理人员可为需要借阅档案的人员提供人工查阅，但是这种检索方式比较麻烦，且效率极低，档案的信息服务功能得不到充分的体现，所以很多档案资料没有发挥出最大的价值。

（二）电子审计档案管理的问题

电子档案管理是利用AO-OA 交互上传的方式，将档案信息传输到OA 系统中。对于电子审计档案管理的问题，主要体现在以下方面：首先，已经归档的审计项目数量和实际数量不相符，出现这一问题的原因是项目资料没有完成统一上传；其次，档案资料不完整。这一问题出现的原因是档案纸质审计成果、证据资料等不能上传到系统中进行保存，同时审核监督过程中负责主审的人员，没有将审计组成员上交的资料及时汇总便打包上传到系统；最后，审计档案的查阅功能存在限制。系统功能不健全使得档案资料上传以后，只能由同项目组的人员进行查阅，而其他人员没有查阅的权限。

二、审计档案管理信息系统设计

审计档案管理系统的构建，能够让审计档案管理的效率和质量在一定程度上得以提升，进而促进审计信息化水平的增强。本次研究设计是以结构化的方式，在B/S 结构的基础上建立的审计档案管理信息系统。该系统能够同时具备检索处理、借阅处理、建档、档案管理、系统管理等多项功能，充分体现了电子化和网络化的特征，对档案信息管理工作能够在较大程度上进行满足。应用该系统以后，传统审计档案管理的问题便迎刃而解，同时还有效提升了审计档案管理效率，让档案的作用和价值得到了最大化的体现。

审计档案管理信息系统由五个模块组成，分别为管理档案、系统管理、检索处理、借阅处理、创建档案。检索档案分为档案检索、查看档案基本信息，作用是帮助借阅人对己入库的档案更加便捷的查询；借阅档案分为合法性审查、涉密借阅处理、借阅，作用是帮助借阅人可以更加方便的借阅已经检索到的档案资料；创建档案分为录入档案信息、档案整理、档案审核、归档处理，作用是帮助建档人建立新档案；管理档案分为到期档案销毁、档案信息维护、档案统计，作用是更好维护档案信息；系统管理分为用户管理、日志管理、数据备份，作用是帮助管理员更好地维护管理系统。

三、系统实施过程中需解决的问题

（一）加强领导重视

在单位内部应当对审计档案管理信息系统进行深入的宣传，这能够让领导者和审计人员从客观的角度度认识管理信息系统，以及建设系统的迫切性，结合其他单位成功经验，在单位整体工作内容中纳入系统建设相关内容。

（二）形成正确认识

信息管理系统对于审计工作来说，作用更多体现在辅助性方面，而不是代替审计人员开展审计工作，让系统在工作应用过程中的阻力能够得到控制，让审计管理系统在单位内部的推进和应用更加顺利。

（三）提升审计人员能力，建立专业队伍

单位内部应逐步组建一支高素质的审计队伍，提升审计人员的知识结构和综合能力，使其能够在熟练完成审计业务的基础上，也能熟知信息技术、法律、经济管理等相关的各类专业知识，让审计人员逐渐成为一专多能的复合型人才。除了内部培养，也可在社会中吸纳更多高素质的专业人才，扩充审计队伍。负责信息技术工作的人员也应当同时具备信息技术和审计常识，知晓最新的审计方法和法律常识，在开展工作的过程中可以更加专业化。信息技术人员要在完善系统功能的基础上，对审计工作给予更多技术上的帮助。