试论“互联网+”时代高校档案管理

刘萍 长江大学

“互联网+”背景下，高等院校之所以要加强档案管理信息化建设，一方面是由于信息技术体系不断完善，在信息传递和信息处理上存在巨大优势，能够显著提高档案管理质量；另一方面，也是由于教育扩招的影响，每年所吸纳的学生总数不断提高，档案管理工作日渐繁琐，传统人工模式不能够满足工作所需，容易出现遗漏和差错。故而，高等院校档案管理信息化建设不仅是时代进步的必然趋势，也是工作实际的核心需求，高等院校档案管理工作唯有紧跟社会发展的浪潮，加强对信息化建设的重视程度，才能够为学生提供更好的服务。

一、高等院校档案管理构建“互联网+”新模式的显著优势

首先，在传统档案管理模式下，档案以实体的形式出现，不仅在传递交接的过程中会受到空间距离的限制，不能够做到即时传递，会在旅途中花费大量的时间，并且在储存上也会存在诸多不便之处，占据空间大，容易损坏，而在“互联网+”背景下，一方面能够借助互联网四通八达的信息传递通道，突破空间距离的限制，实现即时传输；另一方面，档案以“数据”的形式呈现，占据空间小，储存难度低，即便发生数据丢生，也能够通过备份措施及时找回。

其次，在传统档案管理工作中，通常采取人工的方式进行记录，并且在档案整理归类也基本由人工处理，而由于人体自身的局限性，不仅容易受到多种负面状态的影响，并且本身时间精力有限，难以保质保量完成，有较高的可能性会出现差错，而在信息技术的支持下，不仅能够更加快速地完成档案归类工作，并且通过检索工具，能够在第一时间十分准确地找到所需档案，极大地提高了档案管理效率[1]。

二、“互联网+”背景下高等院校档案管理信息化建设中的不足之处

（一）部分档案管理人员能力素养较弱

任何一项工作，都是需要一线人员来具体操作实践的，人员能力素养的高低，将直接决定工作质量优劣，高等院校档案管理工作也不例外。但是在档案管理内部，一方面由于缺乏对档案管理工作的重视程度，不仅在招聘上难以吸引到高素质人才，工作成果也得不到有效承认，发展空间有限，人才流失问题严重；另一方面，传统档案管理工作属于实体项目，立足于虚拟层面的信息技术之间的交叉点较少，在人员招聘的过程中，不会过于关注应聘人员的信息素养，没有形成有效的筛选机制，导致人员信息素养约等于大众平均水平，能够熟练使用简单的信息工具和互联网工具，但涉及到专业化的信息工具，往往面临手足无措的困境。

（二）没有建立一体化的档案管理标准

高等院校虽然是以整体的面貌出现在社会生活中，但由于体系过于庞大，通常包含有若干下属学院，并且下属学院之间处于平等地位，统属关系薄弱，这就导致在档案管理信息化进程中，二级学院没有独立发展，没有采取统一的档案管理标准，虽然各大院校之间联系较少，所能够产生的负面影响有限，但却并不是完全独立的个体，彼此之间还存在着千丝万缕的联系，如，转专业学生的档案交接工作，不同的档案管理标准，势必会造成一定程度的混乱[2]。

（三）缺乏对信息安全的重视程度

在“互联网+”模式中，所带来的不仅仅是互联网的便利，还有来自互联网的危害性。相比较于传统档案管理模式，由于“互联网+”模式中突破了信息传递的空间限制，使得不法分子即便是在千里之外，也能够利用互联网漏洞窃取档案信息，从而进行违规的信息贩卖行为，会给学生带来巨大的负面影响和经济损失。但是在部分高等院校内部，由于对信息技术的认知较为模糊，缺乏信息安全意识，在档案管理信息化建设中，过分注重利用信息技术的优势，没有对信息技术的弊端表示出足够的重视程度，导致信息防护网络铺设不健全[3]。

三、“互联网+”背景下高等院校档案管理优化改革的有效措施

（一）加强团队建设，提供人力支撑

加强团队建设，可以从两方面入手，一方面要从招聘入手，从“源头”上为团队注入更高质量的血液，迅速实现团队整体素养的提高，首先，要做好招聘宣传工作，使得更多的人才了解到高校招聘，并充分利用大数据技术，实现招聘信息的精准投放，其次，要切实提高招聘待遇，在经济市场导向力量的作用下，唯有更加优厚的薪资待遇，才能够吸引到更加有效的高素质人才，最后，要严格把关审核流程，避免鱼目混珠、滥竽充数问题的发生；另一方面，也要开设相应的内部培训机制，不仅能够帮助新入职员工尽快熟悉工作环境，了解工作内容，更加地投入到工作活动中去，还能够根据时代所需调整培训内容，不断提高档案管理人员的能力素养，不断更新档案管理人员的知识体系，使其能够始终跟上时代发展的步伐[4]。

（二）建立统一标准，档案管理走上规范化道路

唯有制定统一的标准，才具备走向成熟的基础，档案管理信息化建设才能够做到尽善尽美。首先，在档案记录内容上要做到和谐统一，包括填写内容、填写格式等；其次，在信息系统上应当做到协调统一，既方便不同院校学生档案的迁移，也便于档案查找工作；最后，档案管理流程也应当实现统一，使得学生在处理档案事务的过程中，能够享受到更加优质的服务，不会因为不同的管理流程而手足无措。

（三）提高信息安全意识，增强信息防护能力

首先，要加大信息安全宣传力度，扩大宣传范围，不能够将宣传范围局限于档案管理人员内部，还应当意识到学生拥有登录账号，如果缺乏信息安全意识，在账号管理上存在疏忽，势必也将为信息泄露埋下风险，应当在全校范围内开展信息安全教育活动；其次，应当进一步强化信息防护能力，建设全方位、立体化的信息防护网络，切实保障档案信息安全，并且，应当推动相关法律法规的完善，对于违规窃取档案信息人员从重处罚，从而提高威慑力度，在最大程度上减少信息安全事件发生的可能性[5]。

四、结语

总的来说，高等院校档案管理推行“互联网+”改革，存在诸多优势，能够显著提高档案传递速度、当初处理准确度，但是毕竟信息技术属于一种新兴技术，“互联网+”模式提出时间更短，还没有建立起十分完善的体系，信息技术与档案管理的结合更是还处于探索阶段，不可避免地会出现种种问题，既不能够视若无睹，也不能够片面地否定“互联网+”模式，应当正视问题、解决问题，不断补足短板，优化长处，才能够探寻出档案管理信息化建设的正确方向，才能够构建出高效稳定的档案管理“互联网+”新模式。