企业档案管理工作的难点及策略分析

2021-01-16梁倩河南九域恩湃电力技术有限公司

环球市场 2021年23期

关键词：档案管理管理工作

梁倩河南九域恩湃电力技术有限公司

档案管理是企业资源管理重要的组成部分，为企业提供真实有效的资源信息。随着企业的发展，传统档案管理已经不能满足其需求，要不断研究企业管理中存在的问题难点，才能不断改进管理方法，从而提高管理工作的水平。

一、档案管理中存在的问题

档案管理中出现问题会直接影响企业的发展。具体如下：

（一）重视程度不够

当前遵循的发展策略是生产为主，效益化优先，这就直接导致了大多数工作人员和企业领导不够了解档案管理的重要性，认为档案管理工作不会为企业带来效益，只是简单的抄写，做好保管存储，并不是重点工作。由于在思想上轻视此项工作，对档案工作缺乏了解，所以并没有将管理工作落实到企业决策范围。

（二）相关投入过少

由于企业在档案管理方面投入过少，导致了很多办公设备无法正常工作，如电脑、打印机、桌椅等都存在着老化的情况；办公环境也存在着安全隐患，不符合国家档案管理场所安全法规。储藏室防护措施不到位，就会出现材料发霉、虫蛀等情况。

（三）管理机制不完善

很多企业制定的档案管理规章制度都只是形式上的，很少在工作中实际应用，没有起到对档案管理的约束作用。档案室对其他相关科室没有隶属关系，对资料的采集，只能尽量去协调，因此，直接影响了档案收集的及时性和有效性，使档案管理质量得不到提升。

（四）队伍缺少专业性

据调查结果显示，多数企业档案管理人员都没有得到过专业的档案管理知识培训，只是临时学习。对档案管理的认知不够，不了解其重要性，并且是身兼数职，没有足够的时间和精力去进行档案管理工作，对管理制度不够了解，就导致档案收集不及时、不准确、不完整。而档案储存不规范就会导致损毁、程序错乱、泄密等情况出现，严重影响管理水平。管理人员业务水平的不足，就会使科室归档不及时，发生不符合要求的问题，影响着档案管理工作，使其不能正常进行。

（五）管理缺乏创新性

当前，很多企业还在沿用着传统的档案管理方式，不但效率不高，而且已经无法适应企业的改革，对其发展起不到任何推进作用。收集归档、存储借阅的模式，不但效率不高，也会逐渐被淘汰。随着当前信息、知识的快速增长，对档案管理工作来说，又是一项新的挑战。

二、改善档案管理工作的措施

（一）增加重视程度

企业领导要充分认识到档案管理在企业实际发展中有着重大作用。要将此工作落实到企业决策范围内。要加大投资，增添新设备；设置专人负责此项工作，以保证工作符合标准；主动关心档案管理工作的进展，积极解决工作中遇到的问题；领导带头重视档案管理工作，形成专业管理的工作氛围。

（二）加强档案管理设施

针对前文提到的档案管理中存在的资金投入不够、设备设施滞后等问题，企业领导要结合实际情况，为档案管理工作提供资金保障，增添新的办公设备，更换卡顿的电脑及打印机，引进先进的办公系统，并要提供一个良好的存储场所，避免由于环境潮湿，导致的文件破损情况，使所有资料都得到有效保存。

（三）完善档案管理制度

要将现有制度进行梳理整改，完善出一套适应新形势的管理体制。要结合当下的形式、要求等，做到与时俱进。并将档案管理工作落实到基层基础工作考核范围内，加强档案管理机制的改革，致力于提高此项工作的约束力。要想将档案的归档率达100%不丢失，就要做到严格规范档案接收程序，做到清晰，不紊乱；做到信息准确无误，方便查找；严格施行档案保密制度，做到没有一丝松懈。只有重新梳理以往的规章制度，才能重新制定档案管理规定，做到加强档案管理，提高服务水平。

（四）建设管理人才队伍

档案管理是一项专业性很强的工作，因此，需要构建专业性的团队进行管理，想要提高管理水平，首先就要加强管理人员素质建设，做到热爱此项工作，保持积极进取的心态，才能培育出一支强大的队伍[1]。其次，要开展岗位培训，使相关人员，能够做到熟练的运用专业知识与先进技能，开展档案管理工作。最后，企业要结合实际情况，制定培训计划，合理地实施培训方案，从而使档案管理人员不断提升业务水平，适应现代化的管理技能和掌握先进地科技化手段。做到系统、有效地提升管理队伍的综合素质，为加强档案管理提供保障，从而使企业快速的发展。

（五）提高档案服务质量

随着改革不断深化，企业的发展趋势逐渐呈现多元化、跨越式。因此，要创新档案管理模式。首先，要加大档案管理宣传力度，结合新的形式，加强教育，使其转变陈旧思想观念，顺应时代潮流。不断的解放思想，更新观念，打破传统档案管理思维，为做好档案管理工作做铺垫；其次，要加大创新力度，引进先进的档案管理系统，对现存档案进行整改，以实现信息化管理全面覆盖，提高信息管理水平，转变档案管理方式。最后，要创新服务手段，引导档案管理人员，以企业为中心，开展其工作，树立良好的服务意识，树立效益服务理念[2]。利用计算机网络开展工作，将档案管理工作做到经营、生产、安全等各领域，真正做到积极上门服务。在挖掘档案服务职能的同时，也体现了档案管理工作的价值。