新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析

杜佳伟 洮南市房屋征收经办中心

档案的收集和整理已经渗透到各个领域，过去档案管理部门在档案管理和检索中翻阅资料占用了大量的空间时间，给档案管理工作带来了困难。新技术在档案收集整理过程中的应用，较好地解决了档案管理问题，推动了档案管理的发展进程，实现了档案信息管理的高效率。以往的纸质档案衍生为数字档案，档案新技术的应用促使档案管理发生深刻变化。数字化管理在档案管理服务中的应用已成为社会发展的主流。

一、数字化档案管理在事业单位发展中的优势

（一）档案收集整理的工作效率提高

在引进信息技术之前，传统的文件收集整理模式特别烦琐，别切很容易出错，工作手法消耗大量人力物力，还耗费较多的资金，严重影响了劳动效率。通过使用大型计算机，档案资料可以直接在网络中分类整理，在信息技术的帮助下，档案的收集、整理、处理、分类、细化、分析和整理信息的过程，减少了纸张消耗，相应国家节能环保的号召，也减少了数据丢失情况，档案检索好分析也更加方便快捷，极大程度的做到了档案管理的高效性安全性。数字化管理和现代化的设备保证了通信的顺畅，只需要一个小U 盘就可以方便快捷地删除大量数据。

（二）提高档案管理安全性

信息平台在保证强大的数据导入功能的同时，还需要保证其安全性，规范文件分类体系，规范文档元数据标准，对系统中的文件实施线上线下安全控制和统一授权；统一授权应通过模块化和文档权限进行控制。用户权限种类繁多，包括在线广告、下载、打印、显示文件等；系统门户向所有系统用户发布信息，分级限制信息的保密性，保证一般用户可以共享信息，共享数据和纳税资格也是解决计算机网络安全问题的重要保障之一。基于身份识别，可以有效阻止非法访客企图进入，确保用户获得安全可靠的信息资源。

（三）提高档案利用率和效果

利用网络平台宣传，可以接收档案宣传信息，节省时间和精力，提高工作效率。数字化管理技术应用于档案信息后，很容易攻克档案管理的局限性。通过更全面的档案管理方法，相关人员可以对档案信息进行精准的处理、识别、筛选和过滤档案信息。在信息技术的应用中，我们可以找到一种更有效的工作方式，减少数据丢失的可能性，使数据信息得到全面的管理，从而使档案管理具有可持续性。

二、数字化管理在事业单位档案管理中的应用

（一）收集整理和归纳分类

收集整理是计算机信息技术档案管理的基础。在这个过程中，档案工作者必须具备较高的知识水平和先进的技术，勤勉踏实，及时收集整理信息，这是一项非常重要的任务。只有掌握数据并准确地录入计算机，才能起到计算机应用的作用，否则档案管理的计算机化就是空谈。归纳分类是新技术档案管理的关键。计算机档案人员在档案资料收集过程中收集到的资料有时不完整，需要档案人员对收集到的资料进行仔细的过滤、分类、处理和组织。这是实施计算机档案管理的基础，也是实施计算机档案管理最重要的一步。

（二）查询和提取

这是计算机信息技术档案管理的终极目的。前工作人员在收集、组织、总结和分类信息方面做了大量工作。最终目标是将收集到的数据和信息输入计算机，以便于后期的查询和提取。只有将这些数据存储在计算机中，计算机才能更好地发挥文件管理的作用。利用计算机存取大量文件，可以方便快捷地查看情况，从而保证安全、高效、平稳地运行。使用新技术准确接收常规组织数据，方便、快速、高效地检索数据，是我们建设部门的良好后勤保障和助手。

三、事业单位档案管理中的数字化管理问题

人事档案信息管理设备不完善。例如，人事信息档案管理需要硬件，只有完善的基础设备才能保证个人信息的传递和贡献。调查显示，我国许多部门人事信息档案管理硬件设施不完善，严重影响了人事管理质量，制约了档案管理发展。在档案管理过程中，档案人仍是档案管理的主要组成部分。目前，我国许多部门人事档案管理人员技术素质普遍偏低，难以胜任档案管理。人事档案管理存在问题，严重影响人事信息档案管理质量。

四、解决措施

（一）完善管理的基础设施

完善事业单位数字化档案管理基础设施，是档案管理的重要前提和信息交流的重要基础。因此人事档案管理人员必须认识到档案管理的重要性，加大投入，购买先进的人事档案管理设备，同时创新管理技术，加强行政基础设施建设。在信息时代，档案管理包括纸质文件和电子文件的管理：档案管理部门要把纸质文件和电子文件的收集、交换作为档案管理的重点，把信息的存储和电子文件的开发利用作为档案管理的重点将信息作为归档管理的重点。在管理上要制定严格的管理制度。行政范围已扩大到全国范围内的信息交流。

（二）加强档案管理人员培养

档案管理人员素质的提高直接影响档案管理的质量。加强档案工作者的实践与交流，培养档案工作者加强档案工作者的培训，使他们掌握新的知识和技能，以适应时代的需要。首先，档案工作者必须熟悉不同软件在信息模型中的应用；其次，档案工作者必须增强创新意识和创新方法，使信息技术使高校档案的收集整理工作迈上一个新的台阶。最后，档案管理员必须能够熟练的使用计算机和一些现代办公设备创建、使用和维护电子文件。

总之，档案作为一种重要的信息资源在信息系统中具有重要的地位和作用。信息管理中的数字化管理提供了手工管理无可比拟的优势：这些特点大大提高了管理效率，也是档案部门科学化、规范化管理融入世界的重要前提。做好档案管理工作，实现档案管理资源共享和信息管理，可以使档案信息与最新技术顺利融合，与世界同步。