信息化背景下档案管理建设探究

2021-01-16左静绥宁县人力资源和社会保障局

环球市场 2021年13期

关键词：背景档案管理数字化

左静绥宁县人力资源和社会保障局

随着技术的快速发展，我们已经步入信息时代，新技术改变了传统行业形态。在信息技术影响下，档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，档案管理工作将与信息技术有机结合在一起，提升档案管理工作质量。

一、信息化背景下档案管理建设的概述

档案是指在过去和现在政治、科学、文化、军事等活动中形成具有保存价值的文字、图像等历史记录。信息化背景下档案管理建设是指通过信息技术保管、利用各项档案资料，以提升档案资料使用效率。因此，信息化背景下档案管理工作具有以下几方面意义。

第一，提升档案管理工作质量。在信息化背景下，信息技术可提升档案管理工作质量，提升档案管理工作的时效性。

第二，提高工作人员工作效率。在信息化背景下，信息技术可帮助工作人员处理复杂的档案管理问题，同时优化档案管理工作流程，提升档案管理工作人员工作效率。

二、信息化背景下档案管理建设存在的问题

（一）体制机制问题

第一，缺乏档案管理信息化工作体系。信息化管理体系可提升档案管理质量，但是我国大部分地区没有创建档案信息化管理体系，致使档案管理工作质量不高。虽然一些地区出台了档案管理信息化工作规划，但是规划内容宏观，缺乏可操作性，各项档案管理业务不协调，致使档案管理信息化工作体系建设滞后[1]。

第二，缺乏远程相互认证机制。目前，各部门档案信息化标准不统一，不同部门使用不同的软件模块，致使各项数据无法实现远程相互认证，档案信息资源共享程度不高，最终影响档案管理工作质量。

（二）信息资源整合问题

第一，档案资源开发整合难度较大。由于机构设置、管理习惯、部门利益等因素影响，各部门档案信息资源难以有效共享，同时存在重复建设、相互隔离的情形，出现信息孤岛现象。在整合信息资源过程中，各部门以各种理由阻挠信息资源共享[2]。例如，一些部门认为信息共享导致信息安全风险，一些部门认为信息共享导致成本费用极高，因此各部门对档案资源开发整合积极性并不高，难以实现信息化背景下档案资源的有效共享，最终影响信息化背景下档案管理建设质量。

第二，档案资源开发利用效果不理想。目前，大部分档案资源处于储存状态，致使大量档案资源闲置，没有充分挖掘档案资源价值。由于缺乏档案资源开发利用意识，各项档案资源整合利用效果不甚理想，没有充分挖掘档案资源效益。

（三）资金投入问题

第一，档案信息化基础设施投入力度不大。虽然我国已开展档案信息化管理工作，一些地区已修建了档案信息化基础设施，但是我国总体水平较低，许多地方档案信息化基础设施有待完善。例如，我国乡镇地区档案信息化基础设施建设滞后，与信息化背景下档案管理工作要求存在差距，最终影响信息化背景下档案管理工作质量。

第二，档案数字化改造进程有待加快。目前，我国档案数字化改造进程不均衡，经济发达地区档案数字化改造速度较快，而经济欠发达地区档案数字化改造速度较慢。从层级上看，上级档案管理部门档案数字化改造进程较快，下级档案管理部门档案数字化改造进程较慢，有些档案管理部门甚至还没开展档案数字化改造工程[3]。

三、信息化背景下档案管理建设建议对策

（一）完善体制机制

第一，建立档案管理信息化工作体系。为有序推动档案信息化建设，提高档案信息化管理质量，我国需要创建档案管理信息化工作体系。为此，我国需要梳理现有档案管理体系，删除不符合信息化背景下档案管理工作的内容，增添信息化背景下档案管理工作内容，以弥补信息化背景下档案管理工作的空白，构建完善的档案管理信息化工作体系，有序推动档案管理工作上一个新台阶。

第二，完善法律法规，规范档案管理工作行为。为提升信息化背景下档案管理工作质量，我国还需要不断完善法律法规，出台信息化背景下档案管理工作法律法规，通过法律法规规范各项档案管理工作行为，以此提升档案管理工作的实效性，确保档案管理工作的规范化和制度化。

（二）加强信息资源整合

第一，统一档案信息化建设标准，加快信息资源整合力度。为提升档案管理工作质量，我国需加快整合信息资源，统一档案信息化建设标准。为此，我国中央政府可从国家高度出台档案信息化建设标准，以规范全国档案信息化建设内容，确保档案信息化建设标准的统一性。与此同时，我国政府还需及时修缮信息化标准内容，确保信息化标准内容与时俱进，以提升档案信息化管理质量。

第二，加快推进档案信息资源共享。为提升我国档案信息资源建设质量，我国需积极推进档案信息资源共享，破除信息孤岛现象，确保各项信息资源高速共享。为此，我国可以创建统一的档案信息资源管理系统，各单位在自身权限内查阅可共享的信息资源，以提升档案信息化建设质量。

（三）加大资金投入

为提升信息化背景下档案管理建设质量，我国还需要加大资金投入。本文建议，我国可以由政府设置专项财政资金，财政资金必须专款专用，确保档案信息化建设拥有足够资金，以有序推动档案管理信息化建设上一个新台阶。与此同时，我国还可发挥社会各界力量。例如，我国可开展档案管理信息化募捐活动，以提升档案信息化建设质量。