浅谈电子化在事业单位档案管理中的发展趋势

2021-01-15李红伟吉林省洮南市科技服务中心

环球市场 2021年22期

李红伟吉林省洮南市科技服务中心

如今我国正处于时代发展的新时期，为了保障事业单位档案管理的现代化发展，从而更好的应对时代发展需求，必须对传统且落后的档案管理方法进行创新，实现更高效率、高质量的档案管理，这对于事业单位的长久发展有重要作用。

一、电子化在事业单位档案管理中的应用问题

（一）档案管理安全问题

以往开展档案管理工作多采取纸质记录的方式，这种方式不管在信息数据的收集、记录还是后续保存方面，都存在极大的缺陷，很容易导致资料的遗漏和确实，而随着电子化技术的应用，使得事业单位档案资料可以通过计算机网络实现更加高效的收集和存储，但是互联网具有连通性，因此事业单位档案资料在网络平台连通很容易出现安全风险。在电子档案资料的收集和整理过程中，往往会采取线上平台文件传输的形式，然而在文件传输过程中极有可能受到病毒侵害，因此导致电子档案资料遭受损坏、泄露和丢失[1]，因此给电子化档案管理的安全性埋下了极大隐患，经过调查研究可以发现，很多事业单位都存在计算机网络受到病毒入侵的问题，继而导致很多事业单位发展信息和员工信息被泄露，这也给事业单位的发展带来了一些影响。

（二）档案管理人员水平不足

在新时期的时代发展背景下，社会和人民对事业单位电子档案管理要求越来越高，也因此需要档案管理人员具备足够的专业水平。然而纵观我国很多事业单位档案资料管理情况来看，往往并不具备足够的高素质档案管理人员，不仅基层档案管理者水平不足，很多事业单位还存在管理人员素质较差的问题，因此，事业单位档案管理人员的综合素质亟待提升。与此同时，很多初入事业单位就业的员工并不具备足够的档案管理经验，因此在面对大量档案资料整理工作时往往无法适应[2]，所以很难有效提升档案管理效率和质量。除了上述因素之外，我国很多事业单位档案管理部门都存在人员流动性高的问题，缺乏长时间固定在同一岗位的员工，而新员工无法第一时间胜任工作，因此使得电子档案管理过程中经常出现操作问题。

（三）档案管理方式不规范

如今我国科学技术水平在不断提升，使得电子化的管理方式得到了高度推广，在很多企业和事业单位中都发挥了重要作用，但是与此同时，很多事业单位并未就电子档案管理制定完善的管理制度，与传统的纸质档案管理形式相比，传统的管理制度更加严密，主要原因就是一旦纸质档案发生丢失就会导致非常麻烦的后果，但是在电子档案管理过程中，因为可以随时备份，所以很多管理人员并未对档案资料的管理制度进行完善，继而导致电子档案资料管理过程中出现遗漏问题。

二、电子化在事业单位档案管理中的发展

（一）加强电子档案管理安全保障

对于电子化事业单位档案管理来说，档案资料的安全问题是最为重点的内容，从档案资料管理人员的角度出发，要求档案管理者更加严谨的对待档案资料，避免向外部泄露，同时还要在事业单位的档案管理平台建立完善的访客制度，从而实现对访客的管理，对用户的浏览时间也要加以控制，以此来保障电子档案的安全管理和运行。此外，还应该对事业单位的档案管理设备进行定期维修和检查，例如计算机等设备，必须保障其安全平稳的运行[3]，同时也要避免使用盗版软件，以免给硬件设备的运行以及所存储的档案资料埋下安全隐患。与此同时，事业单位应该保障能够定期对档案管理人员展开培训，保障员工具备足够的安全管理意识，从而更加重视电子档案管理设备的正常运行。

（二）加强对档案管理人才的培养

在电子档案管理过程中，虽然硬件设备等是非常关键的因素，但是管理人员也是非常重要的影响因素，在事业单位电子化档案管理期间，要求管理人员必须掌握足够的专业技术，同时也要足够掌握档案资料管理的所有内容，以此来保障管理工作开展过程中一旦发生问题也能及时采取措施加以解决。与此同时，事业单位在进行当年资料管理人才的选用时，还必须对管理人员的综合素养等因素充分调研，保障事业单位的人才基础[4]，从而进一步提升事业单位电子化档案管理效率。随着时代的发展，事业单位电子化档案管理人才也必须不断提升自身水平，从而全方位发展，掌握更多管理技能，实现更高效、高质量的电子档案管理。

（三）强化事业单位档案管理技术

为了最大程度保障事业单位电子化档案资料的安全，除了要保障硬件设备的完好之外，还要对档案管理技术和制度进行强化。以往进行的纸质档案管理需要花费大量的人力物力资源成本，因此其管理制度较为复杂，需要很多调用程序，因此为了节省时间，实现更加高效率的档案资料管理，就必须采取更加现代化的管理方式，使用电子计算机建立网络平台，采用分类归纳整理的方式管理档案资料，同时采取网络检索的形式也可以实现更加快速高效的档案资料搜索和调用。