论市场经济条件下建筑集团公司档案管理的几点思考

邓楚蕊 湖南省第四工程有限公司

建筑集团档案就是针对建筑工程各个环节以及集团内部存在的问题做出的相应记录，然后经过系统的整理进行存档保存。建筑集团在工程建设中形成的档案资料往往会因记录人员的不专业、不细致、档案管理的不规范出现各类问题。这对后期的维护检修造成了诸多不便，也难以借鉴和引用。因此，在市场经济条件下针对出现的种种问题，必须完善企业档案管理制度，制定行之有效的档案管理规则。

一、工程档案管理的基本内容和特点

建筑工程档案包含的内容非常宽泛，涉及建筑工程中各个环节，它包括内容有：工程前期准备阶段的文件和资料、监理档案资料、施工资料档案、工程验收资料档案、工程质量强制控制资料条文、工程电气资料档案。

档案管理工作在市场经济条件下有以下工作特点：第一，档案管理必须依据行政法规形成管理方案。第二，利用计算机时代信息化、电子化可以使管理更加规范化、标准化，调阅浏览效率提升。第三，数字化管理使得档案安全性提升，能够系统化管理，节省了管理人员的时间，提升了工作效率。

二、工程档案管理中的重要性

随着市场经济的发展、城市化进程的加快，为了改善生活环境、提高生活质量，建筑工程越来越多。建筑工程档案管理对于整个建筑工程的建设、施工等各个环节的进行与优化都有着重要的意义和作用。建筑过程中会形成各种资料，其上记录着工程的开展以及出现的问题，它记录了工程建设的流程。对日后项目的维护检修有着参考价值。加强对建筑工程档案的管理，有利于统一、规范、全面、完整的保管各类文档。

三、档案管理中存在的问题

（一）企业对档案管理不够重视

既往大多建筑集团对于企业档案管理工作以及档案管理人员的招聘、培训都没有足够重视，企业高层乃至职能部门并没有将档案管理纳入企业考评和发展中。追求工程项目进度，对资源和材料没有做到系统的记录与分析，认为按期完工就能保证企业持续经营、稳健发展。工程档案是建设工程质量的直接反映，施工中的每一环节都应该做好记录，记录必须与工程的进度保持一致。如果管理人员对档案管理工作草草了事，不对建筑档案进行科学、系统的管理，档案管理工作的作用很难真正地发挥出来。

（二）工程项目的档案质量难以保证

工程建设过于注重工程进度和完工情况，过程中对具体的施工环节中工程材料、工程设备的使用和权责并没有细致记录，对于保修维护的具体要求没有明确说明；各类记录的信息也与实际使用和具体操作有很大出入，出现不相符的现象，书写字迹模糊无法准确读取，案卷泛黄、陈旧使用寿命较低。一方面使得资料的准确性和完整性没有在档案记录中体现出来，另一方面复查、核查、审批流于形式增添更多虚假信息，导致工程档案整体质量过低。

（三）没有形成专业化的档案管理体系

建筑企业专业化的档案管理管理体系必须要有健全的档案管理制度。管理部门之间需职责分明，总公司档案管理部门、分公司档案管理部门、工程项目部资料室部门间分工应明确。目前很多公司缺少专业人才，没有固定档案室存放档案以及设施陈旧档案整理难度高，对档案保存周期和安全性产生了一定影响。

（四）信息安全存在隐患

在当下互联网信息时代，信息共享的同时容易造成机密文件的泄露，而这往往会使企业在竞争中处于劣势。互联网作为一把双刃剑，在档案方便管理和应运的同时，网络病毒、黑客攻击对档案资料的安全性造成冲击。系统问题、网络问题、电路问题等等更容易导致文件信息的遗失及不全面。系统账户存在泄露和多人共用的安全风险。

四、建筑集团公司档案管理措施

（一）引起重视，提高地位

对于建筑集团来说，档案管理工作十分重要，档案管理员的任务与职责非常艰巨，档案人员应具备积极向上的工作意识与责任心。档案部门需定期对于档案管理规则和档案安全性等条例进行学习并考试。建筑单位对档案管理部门要足够重视和支持，要求定期汇报。档案管理工作有效进行，从而保证档案管理工作的质量，也提升了档案管理人员以及管理工作的地位。

（二）档案管理人员培训

做好档案工作人员选拔工作，档案大都涉及工作机密、具有商业价值，选拔员工必须要求业务能力出众的同时品德和素质过硬。对管理人员的定期培训必不可少，开展实践、拓展培训、线上培训等。尤其是在市场经济环境下，计算机技术、信息技术的运用已经贯穿到管理工作中，做好计算机信息理论知识培训也是培养优秀管理人才的重要手段。

（三）档案信息安全

档案管理工作中档案原件保护非常重要，需对档案信息进行多重备份，防止外部盗取档案重点信息，以及内部人员肆意更改档案。信息化档案管理相比纸质管理，数字化管理传递效率高的同时开放性也较强，会产生信息遗失或泄露风险。所以加强档案系统维护尤为重要，管理人员要设置权限及密码。设置网络防火墙，软件加密的同时定期维护、杀毒，做好管理系统安全的维护。利用云存储技术，对重要资料进行备份，减少损失。

（四）实现现代化，数字化

如今随着计算机技术的应用，资料的录入已经告别了传统的手工录入，智能化、自动化有效推进了档案管理的进程。在档案管理过程中，以电子计算机数字化构建信息系统、云存储系统并加强安全管理，开发掌上APP以及公众号等强化资源的合理共享、资源引用、文件检索以及下载。将文本资料转化为表格、图片、折线、函数等丰富其变化，从而实现数字化、信息化、现代化。

五、结束语

城市建设和城市发展离不开城市工程建筑，建筑集团的档案管理对于工程建设具有促进和借鉴作用。在市场经济环境下，做好档案的管理工作，需要提高认知的同时充分利用信息技术，采取先进的管理方式，最大化实现档案信息资源的共享，同时也保持企业的竞争优势和持续发展的态势。