岳阳市国企职工人事档案数字化实践

崔鹏燕

(岳阳市人力资源和社会保障局,湖南 岳阳 414000)

0 引言

岳阳市人力资源和社会保障局档案管理服务中心(以下简称“中心”)的主要职责是负责全市国有企业破产改制后职工档案托管和为托管对象办理退休、档案查询、工龄认定、年龄认定等服务,所保管的档案具有重要的价值和不可替代性.中心根据档案事业发展的客观需要,结合自身实际,始终将加强档案数字化建设作为一项重要工作来抓.目前,中心库存档案90641卷,其中在职38116卷,退休46487卷,死亡4220卷,其他1818卷.每年为一万多人次提供档案查询和资料复印服务.

1 档案数字化的必要性

岳阳市国有集体企业改制后,大量改制企业职工的人事档案办理了托管手续,为档案查询利用、业务代办等提供数据基础.但是,中心的档案管理模式滞后,亟需进行数字化以改善管理模式,提高工作效率.

1.1 弥补企业职工档案管理缺陷

现行企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应[1].一方面,部分企业管理人员档案意识淡薄,尤其是国有集体企业改制为私有企业后,对档案的重视程度逐渐弱化,职工人事档案缺乏统一管理,有的长期将档案存放在个人手中,导致职工在查询档案资料时找不到自己的档案,甚至造成档案遗失.另一方面,有的企业管理人员法律意识淡薄,为一己私利或捆绑职工等目的违规扣押职工人事档案,迫使职工不能辞职或调动工作.这不仅违反了档案管理工作规范,更侵害了职工的个人利益.

企业没有统一整理标准.档案中心接收了近10万卷职工人事档案,其中1/3以干部人事档案标准整理(例如长炼、巴陵石化),大部分以企业自己的档案标准整理.有些企业业务人员没有认真填写档案材料,致使档案材料不规范,甚至随意更改档案内容,给社保等部门办理职工失业、退休等业务增加了困难.

档案整理不规范.大部分移交进来的档案材料根本没有整理,只是打包摆放在档案密集架上.档案材料的分类五花八门,归类章模糊不清,归类号缺号、漏号、重号,纸张破损严重.此外,仅仅移交了档案实体,没有电子档,甚至没有目录和花名册.

1.2 档案中心工作创新发展的需要

信息化是时代发展的方向,档案数字化管理是现实需要,亦是建设智慧岳阳的重要举措.一方面有利于堵塞管理漏洞,防止对接工作时造成档案遗失、损毁等,确保档案实体安全.另一方面确保档案真实性,数字化加工后没有权限无法修改信息,信息变动皆有记录可查,能有效保证档案原始状态,防止通过不法手段谋求私利的违法行为发生.此外,通过档案全文数字化扫描,实现实体档案和电子档案的“双轨制”管理[2],通过人事档案管理系统进行档案管理的工作,不仅可以提高档案工作效率,还可以节约人员成本和修复档案的成本.

2 档案数字化的关键问题

2.1 明确加工范围和加工标准

企业人事档案整理没有统一的标准.为进一步加强档案中心数字化工作,成立了档案数字化建设领导小组,制订《岳阳市人力资源与社会保障局档案数字化工程项目实施方案》,在《干部档案工作条例》基础上,结合自身工作需求,制定统一的《档案整理分类标准》,将人事档案材料分为十大类,其中第四类和第九类进行二级分类.为方便加工工作的开展,又制订了《岳阳市人力资源和社会保障局档案数字化著录质检标准》和《数字化加工成品验收标准》.

档案中心在界定扫描范围时,考虑到退休人员档案利用率较低,仅对重要材料进行扫描,如招工材料、买断材料、退休材料.而在职人员档案利用率较高,故进行全面扫描.项目中期,为丰富数据资源,对退休人员的档案材料也进行了全面扫描.

2.2 系统建设模块

档案中心最初没有配套的人事档案管理系统,在多方考察比较后,确定采用上海某公司的“光典管理系统”.该系统功是纯粹的文书档案管理系统,需要进行二次开发,改动较大.软件建设方案制定前,先收集各部门业务工作需求加以整合,同时学习中石化的人事档案管理系统的优点,基本确定了“岳阳市人力资源和社会保障局档案管理系统”的框架.系统分为档案收集、档案管理、档案利用、数据管理、应用管理、系统管理六大板块,可实现档案信息录入、电子全文扫描挂接、档案检索、浏览、数据统计、权限分配等基本功能.

系统建设之初,由于缺乏经验,又没有范本做参考,软件建设成为档案数字化的一大难点.一是著录项目不符合人事档案管理需求,如文号、责任者、保管期限都属于文书档案范畴,而人事档案所需要的参加工作时间、离退休日期、离退休类别等项目都没有体现.二是统计报表不符合规范,一方面报表关联错误导致统计数据不准确,另一方面报表样式粗糙,不能直接打印,不方便使用.三是浏览方式不友好,浏览一本档案需要逐条点开,操作繁琐.四是在线挂接与离线挂接不一致,系统采用在线与离线两种挂接模式,大批量加工采用离线模式效率较高,但离线挂接是利用Office上的套用模板著录条目、打印目录,用扫描仪在系统外扫描完图片后批量挂接到系统,而在线挂接可以直接在系统档案收集模块著录信息,测试后发现系统自带扫描功能无法使用,系统使用华表工具所打印的目录与离线打印的目录格式不一.

如果系统建设不规范,将无法满足使用需求.为解决该问题,档案中心多次邀请信息中心、档案局的专业人员前来指导,并与中信公司积极沟通.在系统日常使用和数字化加工过程中发现的问题及时提交系统管理员和项目负责人收集整理,由系统管理员整合后分阶段提交中信软件开发方修改,对反馈回来的问题修改情况逐条测试,确保系统功能最大限度地符合使用需求.

2.3 档案整理模块

将一份份散乱的资料整理成分类清晰、装订整齐的档案,是一项简单而又繁琐的工作,需要工作人员仔细、耐心,严格按照分类标准进行分类,按照时间顺序依次排好,明确每卷档案下哪些内容需要著录,哪些内容需要扫描,哪些内容可以作为资料.整理人员需要将褶皱的纸张展平,对破损的纸张进行托裱修补,按照人事档案分类和排序规则对档案材料重新排序编号并盖归类章,对排序后的档案著录卷内文件基本信息并打印卷内目录,通过数字化工作与档案修复工作的有效结合,将档案管理基础工作做扎实.

档案整理需要工作人员具备基本的档案分类知识,但是中心现在只有两名档案专业技术人员,其他工作人员还未经过系统学习和培训.由于整理过程中需要拆卷,容易造成纸张遗漏、分类错误,如果将某个人的资料不小心放入另一个人的档案中,在后期流水作业的扫描、著录中就很难发现.

档案管理部门必须进一步重视档案人员业务水平与工作能力的提升,适应时代发展对档案管理信息化的要求[3].为了更好地开展档案数字化工作,中心将业务培训纳入中心学习计划,由中心档案专业技术人员对相关人员进行定期培训.数字化过程中,在加工前设置复核环节,安排人员对已经整理好的档案进行复核,对整理出现的失误进行整改,确保送到加工现场的档案规范、有序.

2.4 档案加工模块

在档案数字化加工过程中,著录、扫描问题较多.一是张冠李戴,不同人的资料放到同一个人的档案中,档号与内容不符等.二是题名不能准确反映案卷内容,如某档案人的材料原题名是“湖南省岳阳县人民法院民事裁定书”,但并不是处分材料,而是法院对档案托管人所在企业破产还债的裁定,材料中还有一份职工安置金发放名单,如果按照原题名著录则不能准确表述材料内容,可改为“企业破产还债及职工安置金发放表”.三是著录错误,包括著录条目、著录项目缺漏,题名有错别字、日期错误、页数与实物不符等.四是部分老档案为手写件,字迹潦草、模糊,还有繁体竖版,如果整理工作中不能逐一核查,将会影响最终的数据质量.著录信息一定要有检索意义,完全按原有的卷内目录录入是不可取的[4].

档案数字化是为了更加便捷高效地开展档案管理利用工作,如果著录、扫描出现问题,就会造成档案管理系统无法正常使用,效果将大打折扣.为此,中心制定了数字化质检标准和数字化工作验收标准,要求档案整理人员严格按照标准整理档案,按照规定的清晰度和文件格式进行全文扫描并挂接到档案管理信息系统,确保档案管理信息系统内的电子文件与档案实体一一对应,卷内目录与电子文件一一对应,目录能够准确概括文件内容且无错别字,电子文件全文清晰完整.同时,中心对著录、扫描人员进行了档案知识培训,安排质检人员对加工成品进行质检,发现问题及时提出并进行修改.

2.5 档案数据存储问题

电子设备虽然使用方便却存在隐患,即一旦设备故障或其他原因,可能导致数据丢失,为有效保障数据安全还需要备份数据.若采用传统的刻盘方式保存,所需光盘数量较大,因而中心选择了存储方便、容量较大的硬盘作为备份数据的介质.每周五下班前由系统管理员对系统数据进行备份,更新系统索引.备份数据的硬盘贴好标签,按照时间顺序排放,由信息室保存.

2.6 档案管理工作中的安全问题

档案加工过程中需要出库、还库,期间还有档案借出、调走、归还,档案一直处于流动过程中,如果各环节衔接不当或工作人员疏忽,就可能造成档案材料丢失或信息泄密.因此,档案安全问题是数字化加工过程中的一个难点.

守好安全底线是档案管理工作的重点.一是谨慎选择项目加工方,所选公司必须有保密部门颁发的备案证书,选定公司后,与之签订保密协议,项目完工后所使用的电脑硬盘等存储设备全部交档案中心封存保管.二是加强人员管理,工作人员必须签订保密协议,执行保密制度,手机、相机等电子设备严禁带入加工现场,门禁采用指纹识别,严禁无关人员进入现场,禁用明火,水和食物禁止带入现场等.三是制定严格的档案借阅制度、档案出、入库制度,档案借阅、出库、入库、调出,皆要登记,使档案去向明了,有台账可查;加工方借卷、还卷,都要填写借卷单和还卷单,验收的档案还需填写验收单,档案出入库都需要加工方、库房人员、项目管理人员三方清点档案数目,核对档案名单;业务审档需要借卷时,不论档案在库房还是在加工现场,都要求业务代办员填写借卷单,注明档案编号、姓名,并签字写明借卷时间,档案归还后需填写还卷时间,确保每一本档案都有借有还.四是设备保障,一方面档案中心配备了温湿度控制仪、消防报警装置、灭火器、消毒柜,项目负责人每日填写《档案数字化现场安全检查记录》,综合室负责设备的定期检修,确保设备正常运转;另一方面在楼道、库房、加工现场安装监控设备,尤其是库房和现场做到不留死角,监控视频每四个月备份一次,视频数据由信息室保管.

2.7 新增档案与新增材料问题

人事档案的特殊性在于档案随着人员流动而流动,卷内材料也会随之变动.新增材料大多是档案托管并进行了数字化加工后才产生的,系统不具备增补材料的功能,增加该项功能技术难度大,成本较高,最终决定在档案十大类之后增加第十一类“新增材料”,加工完成后所收材料放入第十一类,不再改变档案原有状态.

3 结论

中心实施档案数字化之后,工作效率和服务质量得到极大提升,得到领导和群众的一致好评,主要表现在以下几个方面:

(1)查档服务更高效

利用档案管理信息系统的数据集成优势,输入档案托管人的身份证号码或姓名即可一键搜索本人档案,系统内可以直接打印档案材料,无需人工查询和复印,办理业务时间缩短至十分钟以内,群众满意度高.

(2)到龄退休人员退休审档无需跑

审档前,中心通过档案管理信息系统提前进行档案筛查,调取到龄退休人员档案,邀请相关单位到中心集中审档.退休办理前,在中心大厅、相关社区、人社局官网、报纸等多渠道公示审档结果,工作人员通过短信、电话等方式主动联系适龄人员办理退休手续,告知办理流程和所需材料,确保到龄退休人员办理退休前无需本人进行申报.

(3)托档人员查询利用就近办

中心档案服务窗口入驻政务中心后,仍保留中心原有办事窗口,通过联网都可以登录档案管理信息系统,共享系统数据,群众可根据实际情况选择办事地点,享受更优质便捷的服务体验.