浅谈科技期刊编辑如何提高工作效率

李惠英，周 媛

(中国科学院武汉植物园 《植物科学学报》编辑部，湖北 武汉 430074)

随着期刊办刊水平的提高，期刊年收稿量及发稿量也逐年增加。编辑在收到作者来稿后，参与了其中大部分的环节，需严格按照各环节的时间节点完成工作，以确保期刊的内容质量以及正常刊发。编辑的日常工作主要包括：稿件初审、送外审、复审和终审、编辑加工、校对、出版发行等。此外，编辑还需承担版面费收取，稿费、审稿费发放，以及各种报表填写等编务方面的工作，以及定期参加各项专业相关的培训和会议，不断加强学习，提升自身业务水平。期刊编辑的工作量不断增加，面对这一形势，编辑需要合理安排工作时间，有期刊编辑提出了“四象限时间管理法”[1]，可以较好地进行时间管理。笔者所在的期刊《植物科学学报》(以下简称“本刊”)，近年来的影响因子以及学科排名均有了比较明显的提升[2-3]。但由于编辑部体量较小、人手不足，编辑往往需要身兼数职。笔者结合自身工作经验，提出在稿件初审、编辑加工和校对阶段提高工作效率的几条经验，以期为科技期刊编辑优质、高效地完成各项编辑出版工作，缩短发表周期，促进期刊发展提供参考。

1 提升稿件初审环节的工作质量与效率

稿件的初审是科技期刊编辑对来稿质量进行初步评价的环节。初审工作的质量和效率直接影响后续外审、编辑加工和校对等环节的工作效率。稿件初审的工作要求主要有以下几个方面。

1.1 严格防范学术不端行为

学术不端检测是编辑部收到作者来稿以后首先需进行的工作，可及时将存在学术不端行为的稿件排除到后续的编审流程中。可采用中国知网科研诚信管理系统研究中心开发的“科技期刊学术不端文献检测系统”，进行论文文字复制比检测，目前，本刊将重复率超过15%的稿件视为存在学术不端行为。检测通过后，才开始对稿件内容进行初审。

1.2 初步评价稿件学术质量

初审过程中，编辑首先要审查稿件是否符合期刊的办刊宗旨和栏目设置，对不符合要求的稿件，及时建议作者改投他刊；接着检查稿件是否存在政治问题，对存在政治问题的稿件以及学术价值不高的论文给出退稿或退修的意见；无上述问题的稿件再进行下一步的学术质量评价。

本刊发文属于植物学基础科学领域，出现较多的政治问题主要是稿件中没有规范使用国家标准地图，如：南海诸岛、台湾岛以及钓鱼岛、赤尾屿等容易出错的地方，以及出现十段线缺失或地图比例变形等问题，因此期刊编辑需要加强这方面知识的学习，做到《中国地图册》等工具书不离手，时时查阅，保证遇到此类问题时能够迅速甄别，并督促作者按照国家自然资源部发布的国家标准地图(http://bzdt.ch.mnr.gov.cn)进行修改。

在进行稿件学术质量初审时，编辑首先应快速对文章重点部分的内容进行通读，以便发现问题，例如：稿件研究背景的介绍是否充分；材料与方法和结果与分析部分的实验数据是否充分、详实。讨论部分体现了文章的学术水平，常出现的问题是重复赘述研究结果，而没有充分引用他人文献，将自己的研究结果与他人研究结果的异同之处进行比较和分析，因而讨论不够深刻，言之无物。编辑可以根据具体情况，给出具体修改意见，但要注意尽量不要让自己长时间陷入文章的细节修改中。

1.3 规范稿件写作格式

一般在初审阶段，编辑不会对作者的行文格式做出非常严格的要求。而是凭着编辑的专业知识和工作经验，按照期刊发表论文的格式要求，对稿件的格式进行检查。主要审查的方面包括：文章首页的中英文标题、作者姓名和单位、摘要等书写是否规范；基金资助信息、作者基本信息、联系方式等是否缺失；拉丁名、公式、正斜体书写等是否规范。编辑部针对论文的写作规范制定了内容十分详尽的格式模板，对文章的中英文题名、摘要、关键词、基金、作者信息的写法，单位、公式、标点符号的使用，图、表说明等都分类提供了详细的说明，以便作者参照修改。

除了正文之外，还需要审查的是参考文献的格式，这也是格式错误出现频率较高的部分。这部分经常出现的问题是，参考文献较为陈旧，数量偏少或过多；参考文献引用格式混乱；作者名缺失或英文文献作者名缩写错误；卷、期号不全；书籍、会议论文、专利、电子文献等引用格式不规范等问题。一般有经验的编辑能较快发现此类问题，在此环节可以要求作者严格按照期刊投稿的格式模板，结合EndNote等文献管理工具进行初步修改，以减轻编辑的工作量。

1.4 加大初审退修稿件的比例

由于本刊大部分稿件的作者是首次投稿的研究生或博士生，对科技论文如何撰写经验不足，也造成来稿格式不规范的问题较为普遍，学术质量也参差不齐。因此编辑完成稿件初审后，应主动与作者沟通，对稿件存在的问题提出具体修改意见，引导作者认识写作中存在问题，端正态度积极配合修改。对于经过修改可以达到送审要求的稿件，进行初审退修处理；如果不能达到收稿要求，则进行退稿处理。本刊编辑部自2015年起，加大了初审退修稿件的比例，目前初审退修稿件的比例基本在30%左右[4]。据本刊编辑部统计，近5年来经初审退修并认真修改的稿件在外审环节的退稿率由2015年的42%降至目前的25%。因此加强初审环节的审稿力度对于提高稿件质量，提升外审环节以及编辑加工阶段的工作效率等效果较为明显。

经过初审退修阶段认真修后的文章，基本可以做到格式规范、语句通顺、逻辑清晰，学术质量方面也得到一定提高。因此，在初审阶段，应尽量解决稿件存在的格式不规范和学术质量不高等问题，以保证外审环节高效的审稿，并减轻后续编辑加工阶段的压力，提升工作效率。期刊编辑经过一段时间的训练，累积了一定的工作经验，在初审阶段只需要花费较少的时间处理稿件，做到当日来稿当日处理。

2 优化期刊编辑加工的方法

编辑加工是指期刊对已录用的稿件，按照编辑出版的要求进行检查、修改、加工、润色的环节。在编辑加工阶段不能盲目追求速度，一定要在保证文章质量的前提下提高工作效率，对于有疑问的地方要主动查阅资料进行核实[5]。

2.1 擅用编校软件，规范稿件格式

由于在初审阶段，作者对期刊格式规范化方面的内容，尤其是图、表、公式、参考文献等格式了解不深，修改后不能完全符合发表要求，而且在外审环节，还对稿件内容、图表等进行了进一步的修改。因此，在编辑加工阶段编辑会提高修改标准，再次将格式模版发给作者进行细致的格式修改和自查，并在文章首页添加标引信息。让作者承担简单、初级的编辑工作，以便编辑集中精力修改文章内容，提高工作效率。

稿件的格式和编排，需参照各项国家标准。如参考文献需参照国家发布的《信息与文献参考文献著录规则》；此外还需要对稿件中出现的数字、字母、标点符号、公式、拉丁名等的写法进行标准化；检查各级标题以及图表是否按照文章内容的顺序排列等。参考文献部分是编辑加工花费时间较多的地方，需检查参考文献引用格式是否规范，是否和文章内容一一对应，并按顺序编码等[6]。除了EndNote等文献管理工具以外，近几年出现的善锋软件(http://www.sfsoftware.cn/)，可以针对各期刊编辑部参考文献的格式要求进行量身定制，在Word稿件中直接对参考文献中的错误自动识别，辅助编辑提高参考文献的修改效率。

2.2 强化文字功底，提升稿件内容质量

由于科技期刊编辑处理的稿件所涉及到的专业背景不同，很多时候还存在学科交叉的情况，这需要期刊编辑具有较宽的知识面，对于期刊涉及的学科范围都要有一定的了解，在此基础上，再按照编辑的专业背景，分配自身擅长学科的文章进行文字润色。经过编辑加工后的文章能做到行文流畅、语言精练、逻辑性强，能准确表达研究内容，具有一定学术水平等。期刊编辑必须经过长时间的学习和经验积累，不断强化自身的文字功底，除了熟知领域的专业知识以外，还要注意实现稿件编辑的标准化和规范化，以全面、准确地反映稿件内容，提升稿件的内容质量[7-8]。

2.3 美化论文插图，增强文章可读性

科技期刊编辑在工作中经常要对插图进行编辑加工。各类插图是文章内容的重要支撑，进一步增强了文章的可读性[9-10]。常见插图类型主要有：实验过程中拍摄的照片、系统发育树图、基因表达谱图、以及各种统计图形等。因此编辑需要熟练掌握常规作图软件，如Photoshop、Origin等，能快速对常见图片进行修改，对于不能处理的图片要求作者提供规范、简洁、美观、分辨率高的原始图片，修改后提供给编辑排版使用。

3 严格执行作者初校、责任编辑“三校”制度

3.1 掌握编校出版理论知识和各类规范

期刊编辑完成编辑加工后，整理出相应的电子文稿交付排版。排版后的稿件编辑部严格执行作者初校、责任编辑三次校对以及主编通读等流程。编辑需要精通校对理论和各类规范，在“一校”过程中，主要针对稿件排版上的错误，包括文字、数字、符号、标点、图表、量和单位以及格式等错误以及原稿错漏和不妥之处进行纠正。“二校”中确定“一校”校出的错误已改正，纠正版式错误，并对文稿中的疑问予以处理，填补遗缺、统一体例。“三校”中检查“一校”、“二校”遗留的错误，并确定校出的错误已改正，对校样进行综合检查，清理差错，确定版面格式。每次校对过程均由不同的责任编辑进行互校，且每个校次都要核对上一校次的校改是否正确、规范，校出的错误是否已改正。经过三次校对的稿件再交由本刊主编进行通读。而主编负责检查稿件有无错字、漏字、表格与插图是否合乎规范，字体、字号使用是否正确，物种中文名和拉丁名是否对应，参考文献是否准确无误等。主编签字确认后方可交付印刷。每次校样上均标明校次，以防差错。

3.2 不断累积经验，控制校对差错率

校对工作需要有一定的经验累积，尤其是要有认真、严谨的工作态度，要按流程逐字逐句进行校对，不能急于追求工作效率。编辑在校对过程中还需要将出现的错误记录下来，时常“翻阅”、“复习”，并同经验丰富的编辑进行交流、学习，加深印象，以避免今后再次出现同样的错误，保证将稿件的差错率控制在国家规范以内。

3.3 利用好合适的采编系统

随着网络技术的发展以及编校技术的进步，期刊需要选择一套优质、高效的采编系统。完善的采编系统可以实现编辑加工、排版、校对的线上协作。目前，国内较多的中文学术期刊采用的是北京玛格泰克科技发展有限公司设计开发的采编投审稿系统与纸质版稿件编校相结合的传统工作方法。据了解，中国科技类学术期刊国际传播平台(http://engine.scichina.com)是一个以科技学术期刊为主要传播对象的出版平台，该平台具有符合国际标准的XML结构化数据和网刊发布系统，可实现稿件结构化排版和在线校对等功能，还具有学术查重系统、审稿专家自动推荐系统等模块，功能较为强大，可以极大提高编辑部的工作效率。目前已有部分学术期刊采用了该系统。

编辑出版工作需要紧跟时代的发展，不断摸索和创新出更适合自身的工作方法和办刊模式。期刊编辑虽然工作量较大，但在保证高质量完成本职工作的前提下，还需要不断加强学习，时刻关注本专业领域的前沿和热点，提高自身业务水平。积极参加中国科学院、国家新闻出版署、科学技术期刊编辑学会等举办的编辑业务学习以及相关专业的大型学术会议，了解学科领域的发展动态。通过不断学习编辑相关的专业知识，才能提高办刊业务水平和工作效率，成长为一名优秀的科技期刊编辑。