高校学报新编辑作者资源库建设与维护

2021-01-15孟婉婉

黄冈师范学院学报 2021年6期

孟婉婉,邓佳

(武汉交通职业学院学报编辑部，湖北武汉 430065)

高校学报作为一种专业性强、学科研究涉及面广的学术期刊，是高校教学及科研相互交流的通道，是我国学术期刊的重要组成部分。高校学报以反映高校教学和科研成果的特性既决定了其总体上以“综合类”为主，但其重点栏目又突出学校特色。在培育世界一流科技期刊的大背景下，高校学报在面临巨大发展机遇的同时，其在稿源质量和办刊质量等方面的竞争也越来越激烈，对高校学报的组稿工作也提出了更高的要求。作为稿件的创造者，高校学报的作者资源是高效学报赖以生存和发展的生命线，拥有一支高水平、稳定的作者队伍是高校学报持续高质量发展的动力。新编辑如何在有限的时间内掌握作者资源开发方向和方法以及如何做好作者资源库的维护是其需要重点思考的问题。笔者作为一名新编辑，结合自身工作经验，尝试对作者资源库的建设与维护方法进行总结，为新入职的年轻编辑提供工作思路，更快进入编辑工作状态，提高组稿效率与精准度。

1 高校学报新编辑建设作者资源库的思路

1.1 明确学报定位明晰作者目标群体

学报新编辑可以通过学报定位明确学报的发展方向以及学报的选题范畴，进而锁定作者群体。笔者这里谈的学报定位是指对学报的办刊宗旨、近几年的核心影响因子、涉及的学科领域、学科占比、学科细分、面向的作者群体以及近几年的发文作者进行统计分析，了解学报的总体办刊情况[1]。由于学报具有跨学科多领域的特点，通过对近几年学报刊发文章涉及的学科领域、学科占比等进行统计分析，可以准确把握学报的研究重点及热点，从学科领域方面初步定位作者群体。此外，通过统计分析近几年发文作者的总发文量、在学报的总发文量、发文密度以及作者所在单位、职称等，一方面，可以促使学报新编辑通过职称以及学校层次进一步锁定作者目标群体；另一方面，学报新编辑可以挖掘出在学报发文量高和发文密度高的老作者，以便更有针对性地对其约稿、组稿，以保证高校学报的专业学术水平和高质量发展。

1.2 搜索作者资源信息的方法和途径

明确了学报定位，明晰了作者目标群体，学报新编辑通过什么途径和方法去获取这些作者资源尤为关键。下面笔者结合自身工作实践，梳理总结学报新编辑搜索和积累作者资源的几种常用方法。

1.2.1利用高校官方网站找作者

利用高校官方网站找作者是比较直接、简单的方法。新编辑在明确学报的定位后，可通过浏览相关学校官方网站，根据本学报的选题范畴进入相关院系页面，获取部分潜在作者的履历、职称、研究方向、科研成果以及联系方式等信息。通过这些信息掌握潜在作者的基本情况，有选择性地把这些潜在作者纳入作者资源库，并对其持续跟进。

1.2.2利用各类学术会议找作者

学术会议是相关专业学术交流的阵地，参加学术会议，听取研究报告，可以了解国家的政策方针，掌握最新科研动态，把握相关专业研究热点，这可以帮助新编辑进行选题策划，对于学报需要哪些热点文章，未来的约稿方向在哪里，新编辑可以做到心中有数。新编辑在主办方允许的情况下，可以向参会人员发放约稿函和近期学报，一方面可以宣传本学报，扩大学报的影响力；另一方面还可以有目地进行组稿约稿。学术会上的发言人以及在学会或者协会担任领导职务的专家往往是在某个学科专业上有影响的人物[2]，新编辑有机会的话可以当面与其进行交流并推介学报，他们是新编辑需要重点关注的潜在作者群体。

1.2.3利用基金项目找作者

作者所持有的基金项目数量和层次一定程度上反映了该作者的学术水平，也暗示着作者近期正在做这方面的研究。新编辑可以通过各类的基金项目查询系统查询近几年的立项项目，通过搜索关键词可以获取与学报研究相关的各类项目，项目的立项人就是新编辑所需要的潜在作者资源。新编辑可以通过上述学报定位进一步缩小范围，之后通过中国知网等网站查询立项者近期发文情况，进一步掌握其基金项目进展情况。这种方法目标比较明确，约到稿件的成功率会比较高，新编辑可以把这些立项人作为重点作者资源。

1.2.4通过老作者找新作者

老作者也是新编辑积累作者的重要资源之一，新编辑要密切关注老作者的发文密度和研究进展情况，平时加强与老作者的沟通与联系。新编辑可以让老作者帮忙引荐其周围的老师或者其做研究的学生，利用老作者的人脉来挖掘潜在作者，实现作者资源“点-线-面”的扩展。对于第一次在学报发文的作者，编辑也可以在学报印后与作者进行联系时，对其表达谢意，并请其多多关注学报，把学报推荐给他们周围的同事或者学生，这也是新编辑利用工作挖掘新作者的机会。

1.2.5利用论文及其参考文献找作者

利用论文及其参考文献找作者是比较便利的方法，新编辑可以根据学报选题范围直接在中国知网、万方等数据库搜索关键词，在搜索结果里面甄选出近几年优质的文章，通过这些文章找作者。除此之外，新编辑在搜索的过程中也可以进一步了解相关选题近期的研究趋势，对学报的组稿会有一定帮助。优质的文章的参考文献一般质量也比较高，参考文献的标引反映作者对该学科领域了解的广度和深度，新编辑通过文献的阅读可以拓宽思路，掌握研究进展，获取多个潜在作者资源。

1.2.6通过期刊找作者

新编辑在上述进行期刊定位时应该对同等层次的期刊以及某个领域内比较优秀的期刊有所了解，还有与自己期刊保持长期交流的期刊，这些都是新编辑获取作者资源的重要途径。特别是有一些期刊，会在每一篇文章的作者简介部分提供作者的邮箱地址，这样就便利了很多，对这些期刊进行长期跟踪，会帮助新编辑积累比较丰富的作者资源。新编辑要想挖掘优质的作者，需要具有职业敏感性，更需要用心去寻找，耐心去积累。

1.3 对作者资源库进行管理

作者资源库的积累是一个漫长的过程，为了约稿的高效与精准，新编辑要定期对其进行整理、过滤。笔者认为主要需要注意以下两点：(1)进行分类管理。对通过不同渠道获取的作者资源进行分类管理。例如，分别建立一个Excel表格，这些表格中通用的栏目包括作者姓名、工作单位、研究领域、职称、联系电话、邮箱地址、是否取得联系、联系的结果如何等。此外，对于通过不同渠道获取的作者资源，其需要记录的侧重点又会不同，如对于老作者资源库，可以记录一下他们在学报的投稿频率、刊发刊次等；对于通过基金项目获取的作者资源，需要记录一下项目名称、获批时间，根据基金项目的获批时间进行归类等。总之，新编辑可以在工作中根据自己的需要进行区别备注。(2)持续跟进与更新。新编辑在积累作者资源的过程中，要不断对资源库进行跟进与更新，对于联系不到的可以不做重点关注或者删去；对于联系到并有意愿的可以持续跟进；对于手上有基金项目的要优先联系并跟进，总之，要把作者资源库有效利用起来，使其持续动态发展。

2 高校学报新编辑作者资源库的维护

新编辑在逐步建立作者资源库的时候，也要学会如何去利用，好的作者资源是联系和利用起来的，这样才能够发挥作者资源的巨大价值。这就需要新编辑做好作者资源库的维护。

2.1 强化服务意识，建立良好的沟通模式

新编辑在整个出版活动中，要不断培养为作者服务的意识，给予作者更多的人文关怀，运用良好的沟通方式，让作者感受到较好的投稿体验，从而树立学报良好的形象，这也是增强学报竞争力的有效手段。第一，缩短审稿周期，及时反馈稿件信息。作者在投递过一篇论文之后，往往想快速收到与稿件相关的信息，不论稿件质量如何，编辑都应该第一时间反馈稿件初审信息。对于通过初审的稿件，要及时通知作者，让作者了解稿件的进展以及复审的期限，使作者做到心中有数；对于没有通过初审的稿件，可建议作者另投他刊，并说明理由，给出修改建议。对于作者发过来的邮件，要第一时间予以回复[3]。第二，运用良好的沟通方式。不管稿件质量高低，编辑都要注意与作者交流时的语气，态度要诚恳，语气要委婉。对于没有通过审理的稿件，编辑首先要肯定文章，再指出需要提高的地方，切记态度要温和，感谢作者对学报的关注和信任。如果是由于不符合学报的办刊宗旨而退稿，编辑可根据业务知识帮助作者推荐适合其投递的刊物，并介绍一下学报的主要研究领域，如果以后有相关研究可以继续投递学报；如果是由于质量没有达到要求，要把审稿意见很明确、很客观地告诉作者，有的审稿意见可能带有评判性的语气或者表述比较直白，新编辑要对审稿意见进行重新整理，在保持原有意见意思不变的情况下，语言用语尽量委婉柔和。总之，在语言艺术上要多花心思，秉承“尊重知识、尊重作者劳动”的原则[4]，做到充分尊重作者，一般情况下，作者会理解编辑的用心。对于通过审理的稿件，新编辑也要为作者提供一份具体、明确、建设性的修改意见，也可以给作者发送样稿，让作者作为参考。在作者修改稿件过程中，做到主动沟通，询问修改进度为作者提供必要的帮助。在进行编辑加工时，如有较大的改动，要及时告知作者，与作者进行沟通与修改，使文章质量不断提高。给作者提供优质的服务必然会在作者心中留下很深的印象，进而可以提高学报的知名度与影响力。

2.2 通过互动机制与作者建立长期合作关系

期刊影响力的提升需要作者的长期关注与支持，在上述对作者的联系与沟通处于单篇文章发表周期之外，新编辑还需具备“主动经营”理念。这种主动沟通的方式可以起到稳定作者资源库、提高学报影响力等作用[5]。笔者认为可以做到以下几点：(1)跟踪学术前沿，密切关注潜在作者和老作者的研究进展，加强与他们的沟通，定期给他们寄送学报或者介绍学报最新的选题方向。(2)第一时间表达问候，新编辑要多关注行业信息，看到有在行业学会等重要会议上发言的潜在作者时，要及时表达自己的关注；对于获得基金立项的潜在作者要第一时间表示祝贺，对其基金项目的研究成果进行跟踪，通过研读这些作品，也可以根据自己的专业知识给作者提供相关选题或者创作思路。在节假日也可以表达问候。(3)点对点进行推送，新编辑可以把学报近期发表的重点文章根据选题分类发送至特定学者的邮箱，请其多多指导，以使他们能够更深层次地了解学报。

2.3 提升编辑学术素养

新编辑在作者资源库积累的过程中，能够发现成熟的作者、善于挖掘有潜力的作者，能够与相关专业内的权威建立联系，以及如何在工作中与作者进行交流，这都需要新编辑有较高的职业素养和学术水平[6]。此外，新编辑还需要不断提高自身的审稿和编辑加工能力，新编辑通过对稿件的审读、编辑加工、校对，把高质量的论文呈现出来，本来就是对作者提供的最好服务。同时，新编辑具有较高的学术素养不仅可以不断提升学报的整体质量水平，也会赢得学者们对学报的尊重和认可。因此，新编辑要在日常工作中多多关注时事政治，了解党和国家的政策方针；学习编辑业务知识，积累工作经验，努力提高编辑业务能力；对学报的研究领域多加关注学习，及时掌握相关领域的研究动态，并对最新的研究进行认真研读；走出去，多参加学术会议和编辑业务分享会，汲取同行的工作经验等；主动加强对计算机软硬件技术与互联网技术的自我学习，不断对自身进行技术更新。全面不断提升编辑学术素养，才能够把上述工作做到位。