期刊集群的网络稿件处理平台建设及期刊档案深度利用
2021-01-15赵范心
赵范心,张 洋
(1.中国机械工程学会,北京 10048;2.湖北工业大学 《中国机械工程》编辑部,湖北 武汉 430068)
打造世界一流科技期刊是中国科技期刊界的奋斗目标,也是众多科技期刊工作者的梦想。与国外一流科技期刊相比,中国科技期刊尤其是中文科技期刊还存在很多的不足。国外的科技期刊编辑部大部分属于Elsevier、Springer等大型出版集团,或是IEEE等学术团体的一个部门,他们充分利用所在单位的各种资源,有力推动期刊的发展。国内大多数的科技期刊出版单位规模小、人员少,编辑往往身兼数职,完成各种工作。中外期刊之间的竞争实质上是期刊出版单位实力的竞争,出版集团在单刊编辑部面前拥有压倒性的优势,因此国家推动建立科技期刊出版集团,通过做大做强科技期刊出版集团来提高科技期刊的竞争力。
笔者首先结合中国机械工程学会旗下期刊的现状,给出了期刊集群网络稿件处理平台应具有的功能。然后,从投稿论文的数据分析和投稿阶段的一稿多投查询两方面介绍了科技期刊档案的深度应用。最后介绍了期刊集群网络稿件处理平台实施过程中将会遇到的挑战。
1 期刊集群网络稿件处理平台的功能需求
中国机械工程学会(以下简称“学会”)拥有30多种科技期刊,已形成期刊集群。这些期刊发表的论文涵盖了机械工程学科的各个研究方向,期刊编辑部分布在全国各地,隶属不同的单位。期刊集群内期刊的信息化水平差异显著,既有《中国机械工程》这种使用网络稿件处理系统、实现稿件处理自动化超过10年的期刊,也有仅仅使用电子邮件接收来稿、发送稿件外审但内部流程还是人工处理的期刊。调研发现,期刊集群内高水平期刊都已完成了稿件处理的流程化和自动化。他们利用网络稿件处理系统的统计功能来分析期刊的各种档案数据,发现稿件的规律与特点,从而采取针对性的措施、提高稿件质量,推动期刊质量进一步提高。而那些人工处理稿件的期刊无法通过人工分析获取纸质期刊档案中的各类信息,导致无法根据稿件的特点来采取对应措施,制约了期刊质量的提高。稿件处理系统成为期刊面前的一道坎,充分利用它的期刊水平快速提高,无法利用它的期刊质量变化不大。因此,采用网络稿件处理系统、实现稿件处理的流程化和自动化是推动期刊进步的重要因素。
学会组建期刊集群的目的是集合旗下所有期刊的力量来迎接国外期刊集团的挑战,在学科交叉、学科融合的发展趋势下,促进各个期刊之间相互交流、提升期刊的整体质量。因此,学会需要一个抓手来将集群内的期刊汇聚起来,促进期刊之间的交流。
在当前阶段,期刊集群网络稿件处理平台是满足学会及其旗下期刊要求的不二选择。期刊集群网络稿件处理平台首先有网络稿件处理系统的功能:(1)每个期刊的网络稿件处理系统均独立工作;(2)网络稿件系统可自动生成并保存各个稿件处理阶段的期刊档案。期刊集群网络稿件处理平台还具有如下特征:(1)期刊编辑部不需要派人维护稿件处理系统,编辑只需要通过浏览器登录稿件处理系统网页来处理稿件;(2)期刊集群全部期刊的所有来稿(含作者信息、论文题目、关键词)在给定稿件编号并统一数据格式后,汇入期刊集群网络稿件处理平台稿件数据池;(3)期刊集群网络稿件处理平台的编辑可以向平台内其他期刊发出稿件阅读申请,在获得批准后,可以阅读申请的相关稿件档案信息。
2 科技期刊档案的深度利用
期刊档案主要包括:投审稿记录、录用退稿记录、版权协议、保密协议、著作权声明、署名或变更证明、撤稿声明以及正式发表论文等材料。大部分期刊的原始档案(纸质材料)都散存于各刊编辑部,这些原始档案保留一般不超过5年。没有期刊稿件处理系统的情况下,超过5年的期刊档案会被处理,其所包含的信息随之丢失,而稿件处理系统可以通过扩充硬盘等存储介质的方式实现期刊档案的永续保存。
稿件处理系统的主要功能是实现稿件处理的自动化和流程化,难以提取期刊档案的各种信息,无法实现期刊档案的深度利用。刘鑫[1]认为应对期刊稿件处理系统与数字档案管理系统进行有机整合,并提出了相应的解决方案,但期刊集群档案利用的报道还未发现。马瑾男[2]介绍了基于数据池的项目形式审查智能评判系统,给出了利用大数据分析数据池数据的示例。
具有数字档案管理功能的期刊集群网络稿件处理平台不但可以分析每个编辑部的稿件数据,还可分析期刊集群数据池中的数据,在论文投稿阶段确定稿件是否有一稿多投的问题。
2.1 投稿论文的数据分析
对于学术期刊来说,外审专家的审稿意见是稿件是否录用的依据,但专家意见基本上只在决定论文录用或退稿时起作用,很少有编辑部通过分析一段时间内的投稿论文专家意见来获取投稿论文的整体状况。借助期刊集群网络稿件处理平台,期刊编辑部通过大数据分析专家意见,从多个指标来评价一段时间内的投稿论文,发现投稿论文的不足,进而采取相应的措施,提升来稿质量。
2.1.1录用稿件的分析
通过分析以录用论文的作者单位与优势学科或研究方向单位的重合度(以下简称重合度),可以判断期刊被科研工作者认可的程度。重合度低表明期刊不被大多数高水平研究单位认可,那么期刊需要多与高水平研究单位联系,采用约稿的方式来多刊登高水平论文,提升期刊发表论文的整体质量。重合度高但论文的第一作者或通信作者以硕士研究生为主,表明期刊虽被这些研究机构认可,但认为该期刊的学术影响力较低,所投稿件不会反映重要成果。这种情况下,期刊就需要分析阻碍高水平论文的投稿的原因,并给出针对性的解决措施,吸引高水平学者的来稿。
2.1.2退稿稿件的分析
与期刊录用的稿件相比,更多的投稿论文被退稿了。退稿后,这些论文会被归档,归档稿件里的信息常会被忽视。实际上,这些退稿稿件的审稿意见蕴含着大量有价值信息。一般来说,一个单位的学者的研究方式方法是相近的,所撰写的论文在框架结构上也有相近之处。利用稿件系统的统计分析功能,汇总一段时间内某个单位投稿及退稿数据,分析学者给出的退稿意见,找到那些论文的共性问题。这个单位稿件的共性问题可能是论文撰写方法和技巧的问题,比如文字表达不准确、文章逻辑关系不清晰,也可能是论文内容缺失,比如缺少所研究方法与同类方法的性能比较。这种情况下,编辑部可以主动到该单位做一个论文写作方法与技巧的讲座,消除当前论文撰写中的问题,提高投稿论文的质量,进而提高论文录用率。
2.2 投稿阶段的一稿多投查询
一稿多投是一种学术不端,但现有的学术不端文献检测系统无法在投稿阶段检测一稿多投。刘春林[3]认为应引入智能化的检测手段来处理一稿多投的问题,但并未给出具体的实施方法。这是因为一稿多投的稿件在刊出之前不会进入《中国学术文献网络出版总库》等学术文献数据库,除了稿件作者之外的其他人都不知道稿件是否有一稿多投的行为。李海兰等[4]提出利用学术期刊联盟防范一稿多投的思路,但国内还没有期刊集群来共同防范一稿多投的应用实例。中国机械工程学会旗下期刊的报道方向涵盖了机械工程学科的各个领域,国内相关领域的科研工作者投稿大都选择学会旗下期刊。因此,采用期刊集群网络稿件处理平台来防范一稿多投的效果会更好。
期刊集群网络稿件处理平台处理一稿多投的主要步骤如下:(1)对每个编辑部的来稿标记稿件处理阶段,并将标记后的稿件汇入稿件数据池;(2)期刊编辑可在网络稿件处理平台将投稿稿件的关键词与稿件数据池中的已有稿件(不含已刊发稿件和退稿稿件)关键词进行对比。当两篇论文有3个或以上关键词相同时,网络稿件处理平台向期刊编辑部发送一稿多投的提示消息,并给出稿件数据池中的稿件信息;(3)一稿多投查询,编辑部根据稿件信息向雷同稿件编辑部申请原文,申请获准后,采用人工对比的方式比较新投稿论文与已有论文的差异,判断是否存在一稿多投的行为。若存在一稿多投的行为,则将比对结果返回已有稿件所在编辑部,进行后续处理。
在投稿阶段就发现并处理一稿多投的问题,不但减少了对同一稿件无意义的反复编校工作,而且避免了论文刊出后才能发现一稿多投行为,减小了这种学术不端行为的不利影响。
3 期刊集群网络稿件处理平台实施的挑战
现在已有支持多个期刊的稿件网络稿件处理系统,如北京玛格泰克科技发展有限公司的期刊稿件采编系统Journalx 2.0。该系统支持多刊协同,以及数据整合的跨刊业务流程处理,是目前主要使用的一个稿件网络稿件处理系统。以期刊稿件采编系统Journalx为基础,定制开发多条目、多期刊的查询工具,以及跨刊的稿件比对功能,可满足期刊集群的需求。
期刊集群网络稿件处理平台实施的挑战主要是网络稿件处理平台使用的不适应,以及导入已有数据到期刊集群网络稿件处理平台。
网络稿件处理平台使用的不适应主要体现在两方面:(1)对于原来没有稿件处理系统,开始使用网络稿件处理平台的编辑部来说,从人工处理稿件到使用网络稿件处理平台处理稿件有一个磨合过程,需要花费较多时间和精力去了解网络稿件处理平台;(2)对于放弃原有的稿件处理系统、使用网络稿件处理平台的编辑部而言,也需要投入大量的时间和精力来适应,同样存在一个磨合阶段。
将数据导入网络稿件处理平台是另外一个挑战。第一次使用网络稿件处理平台的编辑部需要将原有的零散信息及稿件电子文档导入,那些已有稿件处理系统的编辑部需要将原系统中的数据导出后再导入网络稿件处理平台。导出数据与导入数据的格式是否相同、导入后的数据是否完整也是使用网络稿件处理平台的难题。上述这些问题在具体实施过程里面会衍生出各种具体的问题,妥善解决这些问题是采用网络稿件处理平台的关键。
笔者根据中国机械工程学会旗下期刊集群的建设需求,期刊集群网络稿件处理平台的功能需求出发,介绍了期刊档案数据的深度利用,分析了期刊集群网络稿件处理平台实施的挑战。下一步将根据实际条件,逐步推进实施,实现期刊集群网络稿件处理平台的预期功能,推动中国机械工程学会旗下所有期刊都能更好、更快的发展。