建筑专业图档信息化管理的思考和建议

2021-01-15马泽雯

山西建筑 2021年14期

马泽雯

(中国矿业大学(北京)，北京 100083)

1 概述

建筑模式的构想自从人类出现便已开始，而真正意义上的“建筑师”的出现开始于古希腊、古埃及时期。建筑师在建造房屋的最原始方式是就地规划、直接建造，随着时间的推移，建筑师开始将设计思路落实在纸面上，建筑设计图出现了。建筑设计图纸是建筑师将构思从二维变成三维的重要体现，图纸完整的记录了设计者的思路和方法。虽然现在计算机辅助制图已经成为建筑设计过程中最重要的工具和手法，但纵观历史，手绘建筑设计图纸具有重要意义，是建筑师们最能直接表达构思的第一表现途径，是建筑所有活动实现的基础，意义重大。

2 建筑专业课图档资料的价值

2.1 视觉意义

建筑设计图纸是设计师将头脑中的构思以书面的形式展现给大众的主要媒介之一，设计图纸可以看作一种视觉符号，而最早视觉符号可以追溯到人类文明产生之初。“视觉传达设计”一词最早的使用者是美国马赛诸塞州工科大学教授柯宾斯教授。他从视觉传达的角度分析视觉元素和视觉生理及心理的关系，视觉传达的核心是将信息传递给接受者。

2.2 信息意义

在中国矿业大学(北京)，建筑本科五年制教学，学生经过五年的学习，从一名零基础的学生成长为可以独立设计单体建筑的初级建筑师。据统计，这五年中每人绘出至少97张图纸，29份作业，数量庞大。对个人，建筑设计图是构成作品集内容的重要部分，是学生总结个人设计思想、方法变化进步的最直观体现，是学生就业面试和继续深造不可缺少的敲门砖之一。对建筑学教学工作而言，总览学生专业课作业设计图，横向可以清楚总结每门设计课的教学效果，纵向可以总结历年专业课教学方法的不足，辅助修改教学内容，从而制定更好的教学计划，达到更好的教学效果。

课后作业可以作为评判日常教学效果参考资料。一名学生在五年学期期间会产生至少97张图纸，矿大(北京)力建学院建筑系每个年级有40名～44名学生，根据专业要求，需要保存近5年～10年纸质版图纸，将手绘纸质版建筑设计图扫描成电子版。在过去，电脑在图档管理中一直用作简单的文字、文件著录等简单的贮存用处，而建立建筑专业的特殊数据库，完成建筑设计图纸的电子信息化管理，可以提高电子数据库的利用率和检索率，有利于教师更快速便捷提取作业信息，方便总结课程教授效果，从中总结不足，改善教学方法，提高教学效果。

3 矿大(北京)力建学院建筑系图档现存问题

3.1 图档资料不全

力建学院建筑系2001年成立之初，由于场地和经济条件有限，并未设立专门的设计图图档室，只购买了四组A1大小的图纸存放柜，5个抽屉为一组，共12组，专门用于存放建筑系学生的课后设计作业。直至2018年6月份左右，实验室才购入以12个抽屉为一组的密集柜，共12组，摆放4列，用来存放近5年大一到大四的所有设计课图纸。

由于历史条件所限，在2018年以前，建筑系经过几次搬家，建筑系图纸分布在4个地方，分别是力建学院办公楼二层资料室、三层资料室、逸夫楼1316、逸夫楼1304东。

3.2 设计图破损

建筑系建系从2001年—2018年期间，设计图纸存放地点发生多次变动，设计图纸产生损坏主要有两个原因：第一为人为因素，由于课程设置不一样，课后作业图纸大小不一，有A0，A1，A2，A3，A4(调研报告)A0加长，A1加长等各种尺寸，图纸储存柜抽屉大小是A1尺寸，所以在存放A0和一些特殊尺寸的图纸时需要将图纸折叠，而在多年的排序、存放、借阅、扫描过程中，不可避免的对图纸造成了多次损坏，例如纸面污损、撕坏等问题的出现。第二为自然因素，由于图纸存放条件有限，温度、湿度的不断变化，灰尘的增多，常年缺少专人管理，图纸变旧、发黄、纸质变脆，老化严重，稍微一碰就会有破损现象的出现，对于存放、利用造成了不良影响。

2017年，建筑系所有图纸从逸夫楼13层、力建学院2层、3层搬迁到科技楼4层409，在搬迁过程中发现，2001级～2008级的设计图纸多存放在编制麻袋和旧的密集柜中，存放在密集柜中的图纸因为存放条件良好，所以损毁程度较轻，只有轻微落灰、变黄等现象的出现。而存放在编织袋中的设计图纸，由于年代久远，一直以折叠状态存放，在搬运过程中，编织袋及图纸轻微拉拽便出现破损、碎成渣的现象出现。

3.3 管理机制不健全

建筑系图档管理一直按照一种将纸质化图档转化为电子图档的信息管理制度，从建系到2016年止，正是因为这种管理制度，图档管理工作一直没有专人专职管理，独立于系里其他工作，在一定程度上被系里老师忽略。在任课教师讲授、分析、判分等授课步骤完成之后，设计图就会被放置密集柜束之高阁，没有进行系统的排序、管理、扫描、维护等工作，时间久了，由于上述两种因素，没有严格的管理体系及制度，设计图档出现不同程度的破损，对后期利用造成影响，破损的图纸无法修复，课程信息留存出现问题，教师无法及时进行课程总结，学生无法获取全部的电子扫描作业，对教师授课、课程改进及学生制作作品集、升学都会造成巨大损失。因此，为了提高图档的利用率及检索率，扩大设计图档的共享范围，为教师教学、学生升学、建筑系资料留存，保证建筑系的正常发展必须建立严谨可行的图档管理制度。

3.4 师生观念薄弱及工作人员缺乏

从2001年力建学院建筑系建系至2015年，建筑系日常图纸管理、存档都是由学院分派行政人员管理，非建筑专业工作教学人员，所以导致设计图纸管理工作和教学工作发生脱节现象。因为教师和学生并没有亲自参与到图纸的管理工作中，在授课、完成作业后没有形成将图纸保存、扫描的良好意识，导致长年累月图纸保存出现严重的缺失和残缺情况。师生观念薄弱便成为常年图纸管理工作的问题之一。

截至2020年年底，建筑系学院路校区和沙河校区的实验室都已配备了计算机、扫描仪、图纸密集柜等图档管理设备，但由于受教师资源不足、专职管理人员缺乏、没有专业管理图档的现代化软件、兼职实验室教师只有一人管理，并且兼职管理此项工作的教师并未受过专业图档管理培训、经费投入不足等原因的影响，图档管理工作还仅仅处于不规律、不定期手动操作扫描存档的初级阶段。

4 矿大(北京)力建学院建筑系图档信息化的思考

4.1 提高观念意识

对建筑设计图纸保存档案需要建立一种意识，这种对档案的存档意识是档案管理能够顺利展开的先决条件，否则再完全的档案管理规章制度也会成为一纸空文，难以贯彻实施。所以加强领导及建筑系师生的档案管理意识迫在眉睫。

1)领导应重视加强档案管理工作。

设计图纸档案管理工作看似是最基础的、和教学无关的工作，但实际这些设计图档是一线教学工作的基础保障，是一线教学教师总结及教学经验的来源出处，是学生总结自身学习成果、回顾自身学习效果、学习他人优秀经验的重要依据。所以要做好建筑系图档管理工作，首先要有学院组织上的保证及支持，将建筑系图档管理工作重视起来，并且加大人力、物力的投入，为图档管理工作提供必要的条件，确保图档管理工作可以保持良好的状态运行下去。学院加大对建筑系图档作业的硬件条件投入，可以调动建筑系教师、学生对图档管理的热情、提高大家管理的信心。

2)加强师生存档管理意识。

教师及学生是保证定期对设计图纸进行信息化管理归档的实施者，所以加强师生的存档管理意识至关重要。需要注意以下几点：首先，要调动起大家对作业归档的积极性，强调作业归档的重要性，加强作业归档的力度，严格记录设计作业未归档文件及已归档文件，使得归档工作更具有针对性；其次，在完成归档工作时，要分别对设计作业完成时间、内容及份数进行登记，这样能够做到归档工作清晰明了；第三，要将归档工作落实到个人头上，严格记录归档作业的实施人，这样可以明确归档责任人，避免在后续整理工作时，出现责任不明确的现象。

4.2 系统培训图档管理人员

首先，根据建筑系的实际情况来看，系里并没有专业的档案管理人员，管理图档工作的教师除了具备一定的政治素养、敬业精神和服务意识，并没有经过专业的业务培训，不是科班档案管理专业出身，缺乏专业的档案管理知识体系及技能，需要经过一定严格的专业培训再上岗。

其次，可以让图档管理人员利用本校图书馆资源，学习图书馆档案管理方法，对建筑系图档资料从纸质化归类到电子化存放进行分类有效的管理，这样让管理人员在学习专业管理知识的同时，与图书馆管理实践经验相结合，可以更高效的将图档管理基本原理及工作技能运用到实际工作当中。

在培训档案工作人员的同时需要注意以下两点：第一，在培训时，需要加强管理人员的专业技术和专业知识的培养，熟悉掌握图档管理工作的基本工作原理和工作技能。培训过后，进行简单的培训测试；第二，为了尽量避免图档管理的懒散现象，需要着重强调提高管理人员的责任心和工作热情；第三，在不断更新档案管理技术的同时，需要对图档管理人员的信息技术、知识水平进行及时提高，做到硬件技术、软件人员水平与时俱进。做到以上几点，才能更好地、高效地管理图档，从而使设计图档在教学中发挥作用。

4.3 建立图档现代信息化管理体系、创新管理技术

建立完善的图档管理制度需要分两步。首先，要完善现有的硬件条件。建筑系现有密集柜12组，可以存放至少5年以上的纸质版作业。图档室现还配备了大型扫描仪和电脑，作业档案柜及图纸存放架。其次，可以引进图档自动化管理软件，通过软件对图档进行信息化网络化管理。根据建筑系图纸的自身特性，设计一款具有针对性的网络化数据库，可以在将纸质图纸扫描成电子版后，录入系统进行自动分类，形成以建筑系为单位的局域网管理系统，运用计算机的网络技术，实现信息化及网络化的现代管理，使电子版图档可以快捷便利的被师生使用，这样不仅可以提高师生对往年作业的利用率，还可以提高图档管理的工作效率及管理水平，更加方便日后的资源共享，以满足信息化的教学管理要求。