航天企业经营管理系统设计与实施

2021-01-14周智力

科学与信息化 2020年36期

周智力

北京临近空间飞行器系统工程研究所北京 100076

1 项目背景

本项目围绕航天企业科研项目全寿命周期经费管理需求，遵循“规范、简捷、高效”原则，对现有各类系统进行重构与升级，重点建设科研经费管理模块、合同管理模块、预算管理模块，打通与现有核算系统、网上报销系统、邮件系统等已有系统的接口，实现合同、预算、经费管理工作的标准化、规范化，提供信息化的协同工作平台，消除信息孤岛，实现关键数据共享与积累，实现科研经费闭环管理，实现数据集中和穿透查询，为经营分析和决策支持提供有力支撑[1]。

2 业务现状

研究所经营管理工作主要涉及预算管理、合同管理、科研经费申请、经费报销、财务核算等基础管理工作，同时还涉及外协外包管理、供应商管理、价格数据库管理等支撑性管理工作。目前，核算、报销管理工作已经采用信息化手段开展，有的管理工作仍然采用线下管理的方式。

从目前的信息化现状来看，出差、会议费、评审费等流程申请采用流程电子化系统，经费报销（含借款）采用网上报销系统，财务核算采用核算系统。合同管理方面，合同签订过程线下运行，合同台账由人工汇总。但是，合同的收付款信息未登记建账；预算管理方面，预算采用线下excel操作，预算调整采用流程电子化系统，直接经费的预算执行情况在网上报销系统进行监控。

而在科研经费管理过程中，本应建立联系的项目计划、指标、收入、预算、合同、成本等信息还未切实建立起紧密的关联关系。造成各环节信息不对称，数据整理、分析工作非常复杂，领导往往难以及时了解相关的项目信息。

为了全面、深入地对所内开展的各项科研生产活动进行统筹管理，特别是对在这些科研生产活动中的各项经营活动进行有效的规划，并对科研经费进行合理高效的利用，实现各类数据及时采集、有效跟踪，通过搭建一套经营管理系统来管理科研生产活动中的各类事项，加强各类工作的计划性，提高各项经费从报价、预算、批复、执行到结算整个生命周期的合理性、可追溯性与可控制性，建立统一的信息化管理手段势在必行。

综上所述研究所经过多年原有的信息化系统建设，实现了核算系统、网上报销系统的建设，初步实现了财务核心系统电子化，但仍然存在如下主要问题。

2.1 合同信息分散、缺乏集中监管

合同的种类多、数量多、关联多，合同信息在多个部门之间的重复录入导致信息不一致、反馈不及时，合同信息没有充分共享，特别是发生合同变更等情况，信息反馈缓慢。随着业务量的增加和要求的提高，对合同审批控制及信息反馈的质量和实效性上提出了更高的要求，目前合同审批采用纸质审批，审批时间长效率低。

2.2 没有实现以项目为主线的合同管理

合同与项目之间存在密切的关系，现在的合同管理没有以项目为出发点，难以从项目的角度查看相关合同信息。这要求合同管理系统的建设必须要以项目为出发点，以项目为终点，体现全生命周期的管理思想。从项目立项开始，到采购环节，然后是合同签订，履约以及后期管理，都要围绕项目来考虑，从而比较明晰的了解整个项目的投入和产出。

3 难以对合同执行情况实时跟踪、及时预警

收付款使用台账管理，各个部门无法及时了解到收付款的执行情况，提高合同的履约率。合同在履约过程中会涉及多次收付款、多次变更等情况，如：对应收款项的收款提示、对应付款项的付款控制、对合同履约进度的差异分析和异常情况的预警等，人工处理方式下的准确性和时效性难以保证。

3 总体架构

根据目前的经营管控信息化应用需求调研与决策，经营管理系统建设框架基本如下图所示：

图1 经营管理系统功能架构图

“1”套标准：通过标准化体系梳理实现整个经营管理系统的数据标准一致性，为数据共享及数据分析奠定基础。标准化的内容主要涉及项目、部门、人员、科目、往来单位等基础数据的标准化。

“4”项基础应用：预算管理、合同管理、网上报销、核算管理构成了经营管控平台的四大基础应用。通过4大基础应用模块的建设，实现所经营管理要求。

“2”个核心应用：科研经费管理、成本价格库构成经营管控平台的“2”大核心应用，满足内部经营管理要求。

“1”个数据中心：在以上系统数据的基础上，形成经营管理数据中心。通过本次项目的建设，对原有财经决策支持系统进行改造，并支撑后续内容扩展，通过对数据的收集、管理、分析以及转化，使数据成为可用的信息，更好地辅助决策和指导行动。

其中，网上报销、财务核算和财务决策支持模块已经建设，本次要建设“合同管理、预算管理、科研经费”三个模块[2]。

4 设计方案

4.1 合同管理模块

（1）合同标准化数据。合同管理的基础数据设置是一个标准化的过程。系统中关于合同管理的基础数据设置主要包括：合同类型定义、合同模板定义、合同用章字典定义、合同附件类型定义等，并在合同管理信息系统的初始阶段完成合同管理权限的分配。

按照合同管理的规定对合同进行分类，将具有相同特征类型的合同集合，在合同录入时可以选择已定义的合同类型。合同类型支持分级次定义。以合同类型为基础来定义合同卡片，支持不同的合同类型选择不同的审批流程。

（2）合同审批流定义。依据规章制度，可根据项目类型、合同金额设置不同的流程节点，通过配置不同的角色、设置不同的节点及审批要素实现不同类型的审批流程。其中甲方、乙方审批流部分节点按照合同金额进行判断，工会类审批流与合同金额无关。合同变更、合同终止审批流与合同录入审批流一致。系统能够灵活定义审批流程，在合同录入、合同变更等环节可以根据合同类型、合同金额设计不同的流程，所有结点可逆向打回，所有结点的用户按职责权限进行审批操作，各节点责任人在确认合同信息无误后，提交给下一合同审批人进行审批。

各类审批流程中“选审人员”节点均由上一个审批节点人员进行选择，系统支持审批流程移交功能，可将审批流中节点的审批人的审批内容移交给其他相关的人员来完成该节点的审批工作，从而解决审批人员不在岗位单据无法审批问题。

（3）合同管理统计查询。实现合同全生命周期信息的查询，包括合同信息查询、合同标的查询、合同变更查询、合同台账查询、结算信息查询等，用户可以方便的查询统计合同的相关信息。并按照相关条件自动生成统计报表。

根据合同卡片梳理，合同查询需要包含主要信息：承办人、承办单位、合同名称、来往单位、合同金额、型号/项目、甲乙方类型、标的密级、是否合格供方、合同签署人、是否军品、合同内容、产品代号、纳税人识别号、是否质量成本、任务书、任务书编号、采购类型、是否集中采购、是否电子招投标、是否上网采购等。操作人员可以非常方便地查询系统中所有的“合同信息”记录，支持多条件查询和模糊查询。根据单位、合同类型、开始日期、结束日期、签订日期、单据状态、合同状态等条件查询合同的基本有效信息及合同的执行进展情况，查询结果可导出为Excel。

4.2 全面预算模块

（1）预算编制。该模块主要完成预算管理的编制、审核、审批、上报、分解、查询等功能，既支持自下而上的上报汇总编制方式，也支持自上而下的向下分解编制方式，在预算的编制和调整等关键业务环节，可通过严格的审批流进行审批控制。

根据企业的管理需要，可以进行业务预算、项目年度预算、固定资产预算、财务预算等多种维度的预算编制。其中项目年度预算总金额在项目全周期概算当年年度范围内。各级预算管理员可以直接按照要求编制本级的预算，可以将下级单位的预算进行汇总形成本级的预算，也可以把本级预算分解为各下级部门的预算。

在预算编制和预算执行的过程中，可以随时根据在审核规则中定义的审核规则对相应的预算数据进行审核，并自动出具审核报告。支持同时审核多张报表以及取消报表审核。

（2）预算执行。通过建立预算项目与相应系统的接口对照表，可以实现经营管理系统直接从合同管理、网上报销系统中采集数据。如在合同付款后，系统会自动把相关预算数据归集到相应预算项目的执行数据中。

经营管理系统能够全面监控各项指标的预算执行情况，便于及时掌握异常信息，支持对各项指标的执行进行预警。系统提供了一个专门的预警平台系统，在预警平台上，可以自由定义单位运营过程中重点关注的预算指标。预警平台自动按照定义好的各种参数进行数据计算、扫描。当指标超出预算临界值时，系统能够以邮件的方式进行预警。

针对预算执行数据进行查询，经营管理系统可以从预算指标，预算期间，预算主体（单位，部门，个人，项目等）、预算项目、预算版本等多个维度进行，可以指定任一维度，查询预算执行情况。

（3）预算调整。预算执行一段时间后，发现制定的预算超出较大时，可以提出申请，经各级领导审批同意后，进行调整。预算调整情况可以自下而上的逐级汇总，支持按个人－部门－公司的级次逐级汇总，可以将个人预算汇总到部门，再将部门预算汇总到各级单位。

（4）预算分析。支持对预算执行情况全面的查询分析功能，可以按预算指标，预算期间，预算主体，预算科目等多维度查询分析，能实现预算与实际执行的对比分析，实现多年度的数据对比分析。支持对各级单位多个版本的预算数据进行比较展示，可以对差异较大的突变指标进行单独分析，支持向下追溯查询。其查询策略类似于对预算数据和预算执行数据的查询分析。针对查询结果，可提供相应的图形分析，如饼图、柱状图、线柱图、折线图等。