新发展阶段浙江档案工作转型发展新征程——对贯彻落实《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》的认识和思考

浙江省委办公厅档案信息化处

浙江省委第十四届八次全会提出要以数字化改革为总抓手，撬动各领域各方面改革，高水平建成整体智治体系。数字化改革是运用数字化技术、数字化思维、数字化认知，对区域治理的体制机制、组织架构、方式流程、手段工具进行全方位、系统性重塑的过程，是高效构建治理新平台、新机制、新模式的过程。在此背景下，浙江档案工作如何通过自身数字化转型实现高质量发展，更好地服务党政机关整体智治和全域性数字化改革，是今后一个时期浙江档案部门面临的重大课题。近期，中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅联合印发《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》（以下简称《意见》），对新发展阶段的档案信息化建设工作作出全面部署。准确理解把握《意见》内容是贯彻落实《意见》的前提，也是档案部门以数字化改革理念推进档案工作迭代升级的具体体现。本文就《意见》的出台背景、思路和要点等进行分析和思考，并提出贯彻落实的建议。

一、出台背景

《意见》对标习近平总书记赋予浙江“努力成为新时代全面展示中国特色社会主义制度优越性的重要窗口”的新目标新定位，以档案工作“三个走向”为指引，以新修订《中华人民共和国档案法》为依据，聚焦党政机关整体智治和现代化建设，立足数字浙江建设中档案信息化发展实际，提出了档案工作数字化转型的目标和任务，全面回答了“十四五”期间档案信息化发展的主攻方向、实施路径和重点任务，是指引“十四五”期间浙江档案信息化建设的纲领性文件，为各地各部门深化智慧档案建设提供了重要依据。《意见》的出台有助于各地各部门在新发展阶段全面贯彻落实好档案工作“三个走向”总要求，加快推进以信息化为核心的档案治理现代化，更好地服务我省数字化改革和社会主义现代化先行省建设。

二、总体思路

《意见》的总体思路主要基于以下四个方面的考虑。

（一）聚焦整体智治，坚持协同发展

档案工作的数字化转型不是孤立的，不仅仅是档案部门自己的改革，而是全域性数字化改革中的基础支撑，涉及各个层级、各个部门。因此，《意见》始终注重档案工作数字化转型的系统性、整体性、协同性，从全省一盘棋统筹考虑，强调融入数字浙江建设同步谋划推进档案工作数字化转型，统筹各地区、各部门、各领域一体化协同发展。

（二）聚焦改革难点，坚持问题导向

近年来浙江档案信息化建设发展迅速，但仍存在不少问题，比如档案信息化发展不平衡不充分、档案数字资源电子化比例不高、数字档案系统的建设效用不显著、电子文件单套归档机制不完善以及档案科技、标准、人才等支撑跟不上发展要求等。《意见》起草过程中始终瞄准这些问题，将基于档案工作数字化转型的重点全面考虑破解之道，以改革的方法提出相应的措施。

（三）聚焦以人为本，坚持服务导向

坚持以为人民为中心，是推进档案工作数字化转型的出发点和落脚点，这就要求档案工作数字化转型要始终以人为本，主动做好服务工作。《意见》从三个方面强调档案工作数字化转型的服务导向：一是服务中心工作，比如服务全面深化改革，服务高质量发展和服务基层社会治理。二是服务机关部门，比如要求开通“机关查档直通车”，推动机关内部一件事集成改革、延伸扩面；三是服务广大人民群众，比如要求加大档案数据开放审核力度，推动数字档案管理和服务区域全覆盖。

（四）聚焦科技创新，坚持数字赋能

数字赋能是推进档案工作数字化转型的基本路径。《意见》始终将数字赋能贯穿于档案工作数字化转型各个方面，比如，数字赋能档案管理，《意见》要求通过流程重构、技术融合和平台整合推动数字档案系统提升，开展大数据管理和应用，实现档案管理智能化。再如，数字赋能行政监管，《意见》要求应用人工智能、大数据挖掘和分析等技术辅助档案行政监管，提升档案行政工作效率。

三、要点分析

（一）主要目标

《意见》开篇就提出了浙江档案工作数字化转型的主要目标，即高标准建立整体智治、高效协同、主动服务、安全可控的智慧档案工作体系，这是“十四五”期间推进智慧档案建设的方向。此外，《意见》也提出了档案工作数字化转型的关键性指标，比如，在数字档案系统建设方面，要求县（市、区）以上机关和国有企事业单位100%建成规范化数字档案室，各级国家综合档案馆100%建成国家级数字档案馆；在档案数字资源建设方面，要求新增电子档案占新增档案数量的60%以上，馆（室）藏传统载体档案实现电子目录全覆盖，保管期限30年（长期）以上档案100%数字化、50%数据化。

（二）整体框架

《意见》构建了浙江档案工作数字化转型三横两纵的整体框架。三横中位于基础层的是支撑档案工作数字化转型的环境因素，包括科技、标准、安全、产业和人才等；位于中间层的是档案工作数字化转型的核心内容——档案工作数字化转型示范区建设，包括实施数字档案系统提升示范工程、档案资源数字化转型示范工程、区域数字档案共享利用示范工程和档案行政智能监管示范工程等内容；位于上层的是档案工作服务全域性数字化改革的内容，包括服务全面深化改革、服务高质量发展和服务基层社会治理。基础层、中间层和上层的内容相互作用相互递进，基础层的科技、标准、安全、产业和人才因素为档案工作数字化转型示范区建设提供支撑，档案工作数字化转型示范区的建设服务助推全域性数字化改革，全域性数字化改革的推进又反过来牵引档案工作的数字化转型。两纵分别是推进档案工作数字化转型的依法治理体系以及确保档案工作数字化转型任务落地见效的保障措施，包括组织领导、经费支持和项目推动等内容。

（三）实施路径

《意见》提出了档案工作数字化转型的实施路径。一是在理念上，要树立利民为本、法治为基、整体智治、高效协同的理念，从数字浙江建设大框架中认识、理解和谋划推进档案工作数字化转型。二是在机制上，要通过依法治理引领档案工作数字化转型。一方面在法规层面，要将档案治理纳入数字治理领域法规制度建设，从顶层设计推动档案工作数字化转型，比如将电子归档的要求纳入正在制定的地方性法规《浙江省公共数据管理条例》。另一方面在制度建设层面，要抓紧修订现行的档案管理制度，破除与数字时代全流程在线办事不相符的档案管理要求。三是在方法上，要注重部门协同，推动业务部门与档案部门协同、馆室协同、馆际协同，形成合力，共同推进档案工作数字化转型。四是在手段上，要加强档案科技创新和技术应用，推动档案工作与新技术融合，通过数字赋能加速档案数字化转型。

（四）责任分工

档案工作数字化转型涉及各个部门，注重部门协同的同时首先要明确各自的责任分工。电子政务主管部门是本地区数字政府建设的牵头部门，主要负责把档案工作数字化转型的要求纳入整体规划中并牵头实施；电子政务工作机构是数字政府建设的主要执行部门，为档案工作数字化转型提供基础网络和技术支撑，比如提供政务云资源以及为统建的电子政务系统建设归档模块等。各级机关、团体、企事业单位和其他组织是依法开展档案工作的主体，因此也是落实档案工作数字化转型各项任务的主体，负责推进数字档案室建设，并做好与办公自动化系统、业务系统的归档对接，规范开展电子文件归档和电子档案管理等。档案主管部门是业务主管部门，主要做好档案工作数字化转型相关规划和方案的制定，任务的部署以及日常的业务指导和执法检查等工作。档案馆主要负责建设与档案数字资源接收、保管、利用等工作相关的支撑平台，如数字档案馆系统、区域数字档案管理服务一体化平台等。在涉及的众多部门中，最重要的是要理清以大数据管理部门为代表的电子政务工作机构和以档案馆室为代表的档案部门的关系。两者都管理着海量的政务数据，但区别明显：电子政务工作机构侧重数据公共数据的共享利用和前端业务应用，归集管理的数据主要是结构化数据和结果性数据，前者如个人信息库，后者如可信证照库；而档案部门侧重各类档案数字资源的长久保存，这些档案数字资源往往包含形成这一档案的大多数关键信息和材料，具有可靠性、完整性和可追溯性，是各类共享数据的原始凭证。

（五）重点任务

档案工作数字化转型示范区建设是“十四五”期间档案信息化高质量发展的重要抓手，主要包括数字档案系统提升、档案资源数字化转型、区域数字共享利用和档案行政智能监管等工作。示范区建设关注的不再是单项或几项工作的突破，而是区域内整体档案信息化水平的全面提升，更加突出整体性、平衡性。因此，建成档案工作数字转型示范区既要求区域内数字档案系统建设突出，比如建成全国示范数字档案馆（室），实现规范化数字档案室全覆盖，也要求建立以电子档案为主导的档案数字资源体系，实现传统载体档案的数字化和数据化，还要求充分运用数字档案系统发挥档案数字资源的作用，为区域的高质量发展和人民生产生活提供便捷的服务，同时也要求运用新技术、新方法开展档案行政智能监管取得显著成效。

四、贯彻落实《意见》的几点建议

（一）创新工作理念

贯彻落实《意见》要求，首先要破除档案信息化传统路径依赖，加速档案工作理念创新。档案工作数字化转型不是简单地将线下的工作搬到线上，而是基于档案工作整体，在数字领域对档案业务进行重塑，对工作流程进行再造，实现档案业务数据化；再将业务工作中形成的数据捕获、归集、分析和利用，推动档案业务再发展，实现档案数据业务化。因此，要以数字化改革思维为指引，树立利民为本、法治为基、整体智治、高效协同的理念。此外，档案工作数字化转型是全域性数字化改革的组成部分，要着眼于数字化改革整体，用系统观念推进档案工作数字化转型。

（二）做好融入文章

推进档案工作数字化转型，关键是要融入全省数字化改革顶层设计中，在数字浙江建设的大框架中谋划推进。一要将档案工作数字化转型纳入各地各部门数字化改革的总体规划和方案中协同推进。二要对接好全域性数字化改革，做好党政机关数字化改革重大项目、重大平台的归档对接，全面实现电子归档，用数据记录、固化重点领域改革成果，为全域性数字化改革提供档案基础支撑。三要服务好全域性数字化改革，建立档案数字资源共享利用机制和平台，为各个部门的数字化应用场景提供归档技术支持和档案数据服务。

（三）加强部门协同

图1：市域数字档案管理服务一体化平台关系图

档案工作数字化转型涉及各个部门的工作，光靠档案部门的力量难以持续有效推动，必须要加强与各个部门的协同，共同推动本区域内档案工作数字化转型。一要与电子政务主管部门加强协同，将档案工作数字化转型的任务和相关指标要求纳入本地区数字化改革的整体工作要求和考核评价体系，加强工作考核和督促检查，借力推进档案工作数字化转型。二要与电子政务工作机构加强协同，获取必要数字基础设施和网络资源，把电子归档的要求纳入电子政务项目立项和方案评审的条件。三要与各个机关单位加强协同，在电子政务项目建设之初就明确电子归档要求，做好归档对接；在政务服务办理时就明确档案管理要求，确保归档数据真实、完整、安全、可用。

（四）注重数字赋能

一方面要加快大数据、人工智能、区块链等新技术的应用，通过技术创新和融合为档案管理和行政监管工作持续赋能。这就需要各级档案部门和科技企业加强档案科学研究和技术创新，积极开展新技术在档案管理领域的应用试点。另一方面要加快平台整合和系统提升，通过系统应用持续赋能。这就需要各级档案部门加快推进数字档案馆室拓面提升，建立互联互通的区域数字档案管理服务一体化平台。区域数字档案管理服务一体化平台是在已有数字档案馆室一体化系统基础上进行整合提升，不仅在政务外网向区域内所有的机关、企事业单位、镇（街道）和村（社区）提供档案数字资源管理和服务的功能，也可在互联网面向企业和群众提供权限范围内馆藏、室藏档案数字资源的查阅利用功能（市域数字档案管理服务一体化平台的关系如图1所示）。

（五）加快资源转型

一方面要加快推进电子化归档工作，以原生的电子档案逐步替代传统载体档案。这就要求不断完善电子文件归档机制，优化电子档案管理流程，加强数据治理，提升档案数据质量，加快推进党政机关电子文件单套归档和电子档案单套管理，实现电子文件应归尽归，电子档案安全保管、规范管理。另一方面也要加快传统载体档案的数字化和数据化。传统载体档案的数据化是基于OCR、文本挖掘等技术对传统载体档案建立数据级别的专题或全文数据库，尽可能地细化一件档案所承载信息的颗粒度，为后续的大数据挖掘和分析奠定基础。