财务共享服务中心运用与前景分析

□文/李金馨 闵浩伦

（哈尔滨商业大学 黑龙江·哈尔滨）

［提要］现阶段，互联网技术得到大幅度提升，新型管理模式——财务共享服务中心应用而生。本文以永辉超市为例，对财务共享服务中心的概念进行研究，通过分析其运营背景、建立财务共享服务中心后的流程及管理效果、财务共享服务中心对永辉超市持续发展的影响等，对永辉超市财务共享服务中心平台搭建提出一些建议。

在智能化时代大环境下，网络运用和互联网经济不断发展，企业的财务管理开始被广泛重视，很多企业开始思考财务工作该如何随之改进，直到财务共享服务中心的出现和应用。中兴、海尔等国内大型企业抓住了财务转型的关键因素开始建设财务共享服务中心，虽然接收共享理论较晚且在建设的过程中存在一些问题而受到外界人士的质疑，但不可否认的是这些企业建设财务共享服务中心后的成果，加上“互联网+”和科学发展政策的推动，财务共享服务中心的推广建立是可以想象的。

一、背景及概念

（一）财务共享服务中心的概念。财务共享服务中心是一种创新的管理模式，它将不同国家和不同地点的多个业务单元资源比如那些重复性比较高、劳动密集型特征明显的基础会计工作集中起来放到一个共享服务中心记账和报告。总体来说，采用共享服务中心模式的企业多为跨国、跨区域的大型企业，因为具有一定的规模和范围效果，共享服务模式才会凸显作用。

共享服务中心所集中的通常是一些重合、简单、容易整理汇合的基础职能业务，在这种情况下可以更快速并不费力的归集同类业务和集中解决存在的问题从而实现规模效应，因此财务共享服务中心的运用可以有效地降低人力和管理成本，还可以在有限的时间和不受限制的空间下采取高效率的集中管理办法并快速地将管理知识和方法传送到各个单元，为更多的员工提供优质的信息来实现资源共享并提高各层级的能力，促进企业又好又快发展。

（二）永辉超市运营概况。永辉超市于2001年成立，是一家大型零售企业，主要经营生鲜和农产品，在我国零售企业不断增长的阶段中提出“竞合”理念并采取生鲜差异化经营战略使其成为我国大陆首批将生鲜农产品引进现代超市的企业之一，其次它开创了属于自己独有特色的“永辉模式”并确定了其独特的定位。随着永辉超市实力和口碑的增强和跨区域发展的成功使其连锁区域持续扩张，业务规模也不断壮大，每日的顾客流量破万，而如此高的增长速度增大了数据记录和日常管理的压力，人工和管理成本的上升抵消了大部分销量增长带来的收益，所以如何在节约成本、提高工作效率的前提下保证永辉超市持续经营并保持销量是值得思考的问题。而正是信息化的环境提供了一条崭新的道路，在此环境下应运而生的财务共享系统能在很大程度上解决这些问题，所以永辉超市决定创建财务共享服务中心来实现企业持续、有效的发展。

二、永辉超市建设财务共享服务中心的措施

（一）构建财务共享服务中心的过程。2011年底，永辉超市建立资金集中管理系统并与银行进行合作，同时开始财务共享中心的筹备工作，安排分散在各个地区的多家分店将相同单元部门和类似业务集中到各大区并成立独立且完整的小型财务中心，全国各地的员工资金的流转、费用的报销等都先集中到总部的财务共享服务中心中进行统一安排和规划，各供应商的票据和清单也集中到共享中心实现资金流转和管理服务的流程化。2013年中旬，永辉超市财务共享服务中心的建设工作初步取得阶段性胜利，紧接着永辉超市开始开发ERP系统，此阶段的开展使永辉超市的商品淘汰率、周转率、客流转化率和库存量都进一步增长。2014年，开始进行应付业务的升级改造，这使总部财务共享中心在各个方面都承担着重要职责，供应商提交清单和支付货款、员工进行报销等都需要通过总部财务共享服务中心的统一调配和安排指挥。2015年年底，永辉超市大范围使用电子签章并在总部管理发票数据，实现了无纸化对账，减轻了员工对账及结算的工作量，并提高了各部门工作效率和供应商的满意程度。目前，永辉超市还在积极地完善共享系统的其他应用。

（二）财务共享服务中心流程具体内容。永辉超市对各业务活动流程和标准制定了一系列要求，使之前原本杂乱无章的各区域各部门的财务活动整合集中到一个共享中心中，制定统一的标准、统一简化的流程和高效的处理能力，利用财务共享中心这个平台有效地提高绩效和企业价值，所需要进行的具体流程包含以下几个方面：

应付账款：包含与供应商进行对账，输入提供的数据及付款日期等并与供应商进行查询或业务沟通与交流。

收入应收款：日常维护供应商提供的数据并对其进行检查和核对，例如一些资金报表的检查和资金状况的查询。按照统一业务流程标准完成各项任务，之后对报表进行分析再与供应商进行沟通。在进行日常业务工作处理中要保证对资金的管控和监督，保证资金的流入和流出是一致的，保障资金进出的透明度。

费用管理：对员工的集中数据进行处理，保证报销申请和提交都符合流程规定，在录入数据时保证准确度同时应提高监管力度，其他付款和费用等集中后进行报表分析并与相关人员沟通交流，确保下一项目或工作的费用额度能满足实际需求且不额外占用资金，最后对报销单等进行审核，保证业务和财务的独立自主，提高工作效率。

资金管理：日常收支维护管理，与银行进行开户、转账、对账等一系列业务处理，维护银行账户与企业资金流通体系，在资金流转上提供信息支持。

总账与报表：收集成本、利润等数据信息，与相关人员进行询问调查，在数据基础上进行编制总账报表等并进行分析。

三、永辉超市建设财务共享服务中心的效果

（一）成果在三个方面的体现

1、总部财务层面：随着永辉超市业务规模的不断扩大，总部层面的有效数据不断覆盖，为未来企业进行总结和调整奠定了坚实的数据基础，通过对各业务部门和其他区域中心的信息进行有效集中和整合，提升了各部门的工作效率和保障了更完善满意的工作成果，使各区域及部门不受直属上级的直接监管，保持了财务工作的独立性和弹性，在此基础上打造的“云数据”平台促进了企业向创新型财务工作方式的发展。

2、业务单元财务层面：各业务部门的报销流程统一、简化并共享，“云数据”打造的电子录入方式打破了地域之间的距离限制，不同地区间的报销系统可以共享，使业务集中且减少了人力支出，降低了传送和核对的成本，一定程度上提高了企业的盈利能力。对于永辉超市的供应商来说，数量大且种类繁多，这种无纸质化的录入方式缩短了发票在两企业间来回传输的时间，节约了大量的成本并提高了核对信息的准确率及透明度，结算效率也因此大幅度提升，供应商的满意度也因此提高，有利于两家企业的长期交流与合作。

3、财务共享服务中心层面：将企业的管理会计和财务会计进行了分离，保证了整个共享中心的各个业务流程规范并避免人为影响各个程序的启动和运作，更为客观、科学、严谨的进行了集中管理，使监控监管到位，极大程度地降低了运营的风险。

（二）年度报告中成果的体现。从年度报告利润表与之前对比可以看出永辉超市总体上提高了运营效率并降低了监管和人力成本：财务共享服务中心建立的初步阶段管理费用发生的变化是因为当时需要资金和人力来打造基础，而在上市后的初期，管理费用占资产总额的比是较稳定的，且2015年后期管理费用的占比大幅度降低更能证明财务共享服务中心对降低管理成本的作用。其次，永辉超市人员增幅大幅度降低，远远小于本身规模的扩张程度，说明永辉超市的财务共享中心对各业务的集中整合减轻了人力成本。

四、永辉超市财务共享服务中心未来发展建议

随着永辉超市规模的不断扩大，越来越多的经营业务产生了一系列财务信息，为增强财务共享中心的集中处理能力和应对风险的迅速反应能力，永辉超市应对共享中心进行进一步的优化，在降低成本的前提下构建更完善的处理框架，进一步提高盈利能力和企业竞争力，创造企业的最大价值。

（一）重视部门员工的配合与建议。财务共享中心建设的必要条件包括专业人员的指导以及员工与管理层之间的沟通。建设初期，专业技术人员来设计符合企业业务总体概况的财务中心程序，将数据整合制定总体流程并将具体操作内容传递给各管理层和员工，在三者不断的沟通交流下完善共享中心的建设。正式运营时遇到任何问题，要随机应变的改善共享中心，需要员工积极的提出问题并向领导反馈，再通过技术人员的更新改造，使财务共享中心进一步优化。

（二）整合各大系统，促进有机结合。可以通过影像扫描系统、资金支付系统、集成办公系统等实现多个安全完善的系统有机结合，将企业内部的各个业务进行信息整合，建立一个完整的信息平台，完善运营平台保证既有业务的顺利整合，构建统一的共享流程，不局限于只将数据传送，而忽视有秩序的集中处理。

（三）优化共享中心架构。结合永辉超市的实际情况，从各个方面对财务共享中心架构进行优化。在保证共享中心系统和流程顺利工作的前提下，纳入的业务应得到有效整合，随之进一步优化共享中心架构，积极开发未能覆盖的业务并加快推出其他功能，使财务共享服务中心的地位得到提升，不局限于小区域的集中处理，而是努力向集团及各个区域部门提供共享服务，实现现实意义的扁平化管理，提高总体的管理能力。

（四）提高信息化建设水平。加快企业财务信息系统的智能化建设，将财务工作与处理流程衔接起来，提高总体效率降低管理成本。首先，注重建设内部各部门业务与财务中心的对接，保证各流程和沟通交流准确无误，清晰明了，使信息整合无误并快速传递，实现内部信息网的建立健全。其次，永辉超市的财务共享中心承担着重要作用，为内部集中处理提供流程标准化的工作环境，无形之中提高了工作效率。但目前只为企业内部及员工提供集中服务，未来应在智能化进一步发展的条件下实现规模化，不仅为本企业还可以跨公司来承接工作，继续提高信息化水平来通过共享输出优质服务，实现不同领域、不同公司的数据整合，共同提高企业效率和创造企业价值。

（五）加强管控力度，防范风险。永辉超市应注意在硬件和软件方面同时进行管控，这样一方面能够避免内部数据的消失或被破坏，加强管控的情况下还能保证数据的质量，完善数据中心处理的流程；另一方面监管到位能够使共享服务中心更加可靠和稳定。因为财务共享中心的建设涉及各业务部门的共同努力和付出，企业应更加重视该服务中心的日常维护升级以及补救方案等准备工作，保证服务中心正常工作运转。

五、总结

财务共享服务中心不断发展并在各个企业推广建立且日益成熟，但在不同的企业和不同的环境下要根据自身因素和企业规模、部门管理模式、资金及技术支持等来设计独一无二且适合本企业的财务共享服务中心，使其发挥最大的效果，为企业创造最大价值。本文为例的永辉超市财务共享服务中心的建设得到了很多显著的成效，数据信息的集中整合降低了人工成本并提高了信息的准确度和透明度，但也存在一些问题如财务共享服务中心的稳定度还有待提升，监督系统不完善，如何降低监督成本的情况下保证监督的效果还值得思考。未来，永辉超市共享服务应进行进一步改善：整合企业原有的业务，融入未共享的业务；提供统一的标准化流程，不再仅仅将各种数据集中，而是规范有效地实现数据的共享和运作；可以将财务共享中心作为一个考核的指标，若有效准确的完成共享中心各业务的整合和处理，那么可以给予绩效奖励，如节约部分的百分比；不仅为本企业提供共享服务，还可以跨公司来承接工作，实现不同领域不同公司的数据整合，共同提高企业效率和创造企业价值。总之，共享中心的建设在多个方面实现了降低成本提高效率的成果，要想继续创造企业价值和提高竞争力，应从各个角度和方面来打造与企业自身情况相符的服务中心并制定策略进一步完善。