浅谈新形势下事业单位档案管理的改革

2021-01-13陈慧娟

环渤海经济瞭望 2021年3期

◆ 陈慧娟

一、新形势下事业单位档案管理改革的意义

（一）紧跟时代发展的潮流。新形势下对事业单位档案管理进行改革，能够使事业单位紧跟时代发展的潮流，运用现代化的科学技术进行管理，不仅能够在使事业单位档案管理的工作效率得到大幅度提高，减少事业单位的发展成本，有利于事业单位的长远发展，并且能够运用现代化的管理手段方便对资料的保存。

（二）能够推动档案事业的发展。档案管理工作不同于其他类型的管理工作，其工作内容比较复杂，并且对于时间比较敏感。在实际的事业单位档案管理中，档案管理工作的顺利开展需要各种因素的支撑，比如人力、物力等，才能够使档案管理工作得到具体落实。档案管理工作具有连贯性的特点，在新形势下对档案管理工作改革，需要制定科学合理的管理方案，结合现代信息技术，定期分析档案管理工作中的不足，总结工作中的经验，为以后的档案管理工作提供重要参考依据。

二、新形势下事业单位档案管理的现状

（一）档案管理方法缺乏科学性。档案管理工作是一项比较烦琐的工作，但是其重要性不容被忽视，档案管理工作的工作范围涉及较广，包括单位的发展历史、发展案例、重要规划等等，都是档案管理工作的重要内容。在信息化快速发展的现代社会，网络时代与人们的生活有着密不可分的关系，并且网络的应用已经逐渐渗透到人们的生活和工作中，人们的生活在网络的影响下发生了翻天覆地的变化。但是在现阶段事业单位的档案管理中，信息化的管理尚未得到充分应用。并且通过调查研究发现，一些档案管理工作沿用的仍然是传统的管理方法，需要手动翻阅，不仅浪费了大量的时间和精力，并且工作效率较低，难以满足事业单位发展的需要。尤其是近些年来社会的快速发展，档案工作的工作量不断增加，工作程序更加繁琐。因此，档案管理工作中存在的问题迫切需要得到解决。

（二）对档案管理的认识不够，缺乏科学性。在现阶段的事业单位中，缺乏对档案管理工作的高度重视是长时间存在的问题，并且这个问题长期存在，虽然已经被多次提出，但是尚未得到彻底解决。一些事业单位对档案管理工作的认识还停留在最初阶段，一方面，领导重视程度较低。领导的一言一行都对工作人员有着重要影响，对于档案管理工作的发展十分重要。一些领导片面的重视事业单位经济效益的提高，认为档案工作在事业单位的发展中作用不大。这种错误的意识导致档案管理中的诸多问题不能得到深入分析和解决；另一方面，领导的不重视直接导致档案工作相关的投入较少。一些领导认为档案管理属于闲职，甚至一些事业单位中的档案管理人员是由其他部门人员担任的，存在一人多职现象，阻碍了档案管理工作的高效开展。

（三）档案管理工作人员素质水平较低。档案管理工作不仅要求工作人员具有较强的专业水平，并且对工作人员的素质有一定的要求和标准。但是在实际的档案管理工作中，首先，由于领导思想上的不重视，导致其工作人员在工作中缺乏严谨性，认为努力工作和不努力工作都能够得到同样的待遇，缺乏工作积极性，没有充分认识到档案管理工作的重要价值。长此以往，容易在工作中出现敷衍、应付态度，对自身工作缺乏责任感，导致档案管理工作中容易出现各种各样的错误，并且一些错误没有得到及时更正；其次，档案管理工作的管理方式具有滞后性，缺乏新鲜的血液。一些事业单位的档案管理工作人员年龄较大、素质水平较低，接受新事物的能力较差，缺乏利用信息技术的意识，仍然沿用传统的管理手段，造成档案管理工作的信息化发展程度较低；最后，档案管理工作需要工作人员具备耐心和细心的心理素质，一些事业单位没有对工作人员的素质水平严格把关，选拔工作人员时具有随意性，甚至一些人员的工作能力不达标，很容易导致重要资料的丢失或者保存不当，如果一旦出现问题，将会极大的影响事业单位的整体发展。

三、新形势下事业单位档案管理的改革措施

（一）全面提高档案管理工作人员素质。人才的作用对于各行各业都十分重要，事业单位要进一步加强对档案管理工作人员的培训。在新形势下，人才的作用越来越被重视。首先，档案管理工作人员的能力直接影响着工作效果，事业单位要根据实际发展情况，制定科学合理的培训计划，提升工作人员的管理水平，加强对档案管理的人才队伍建设。事业单位可以制定长期培训计划和短期培训计划，短期培训计划能够根据事业单位目前的发展情况进行培训，解决档案管理需要迫切解决的问题，为事业单位的快速发展提供有利条件。长期培训计划可以制定档案管理工作的发展方向，阶段性的对工作人员进行培训，为事业单位的可持续发展提供重要保障；其次，分阶段性的对档案管理工作人员的素质进行培训。不仅要使档案管理人员对工作具有高度的专注力，使工作人员能够从思想上认识到自身工作的重要性，引导工作人员树立爱岗敬业、一丝不苟的工作态度。并且要使工作人员认识到档案管理工作的重要价值，在工作中善于总结经验教训，有提高自己工作水平的意识；最后，事业单位可以引进管理水平较高的人才，在档案管理工作中注入新鲜的血液，发挥人才在档案管理工作中的重要作用。事业单位可以在档案管理工作中实行激励制度，对工作态度认真的人员进行一定的物质或者精神奖励，调动全体工作人员的工作积极性。也要对工作态度懒散、懈怠的工作人员进行适当的惩戒，使工作人员能够对工作产生压力感，在压迫感的作用下认真工作，提高档案管理工作的工作水平。

（二）加强对档案管理工作的重视程度，创新管理理念。一是档案管理理念服务化。新形势下，事业单位需要对档案管理工作引起充分重视，使档案管理工作能够紧跟时代发展的潮流，与时俱进，创新管理思路。第一，要将事业单位档案管理中的服务功能充分发挥出来。在以往的事业单位档案管理中，工作人员服务功能的意识较差，难以在档案管理工作中体现服务功能。近些年来，档案信息量不断增加，因此档案管理工作需要更加精准，要从各个方面、多角度分析不同阶段、层次用户的需要，根据不同客户人群的需求从而制定出针对性的服务功能，并且向用户提供高质量的服务；第二，档案工作的服务化功能要向综合化发展。体现档案管理工作的服务化功能，可以对用户信息进行全面分析，为用户提供更多潜在的服务，要使服务化功能更加智能，提高用户的满意度，真正满足用户的实际需求，使事业单位档案管理服务向全面化方向发展。二是档案管理内容的网络化。新形势下，事业单位的档案管理要充分利用信息技术的优势，使电子档案能够逐渐替代传统的纸质档案。现阶段我国档案管理工作的网络化还处于初步阶段，网络化方向是现阶段档案管理工作发展的主流方向。使档案管理工作向着网络化的方向迈进，能够使档案管理工作的服务范围更广，并且网络具有便捷、共享等多种功能，能够使档案管理工作的效率更高。此外，档案管理工作的网络化并不完全是安全的，也具有一定的风险，比如，一些病毒的入侵、黑客的攻击等，事业单位要采取有效措施防范互联网中的风险，保证档案管理工作的安全。三是档案管理人才的复合化。复合型的人才对于现代社会的发展十分重要，对于事业单位档案管理工作同样如此，引入高素质的复合型人才，能够有力推动档案管理工作的改革。对此，事业单位要重视对复合型人才的培养，加大对管理者的培训以及教育。

（三）建立完善的档案管理制度。新形势下，需要事业单位加大对档案管理工作的执行力度，将信息化逐渐渗透到档案管理工作中。尤其是档案管理相关工作人员的基本工作，主要是需要做好对单位人员档案的管理工作，比如档案资料方面的收集、整理以及归档，这些为基础的本职工作，要使档案管理工作能够及时、准确的为单位的发展提供重要参考依据。首先，相关部门要加强对档案管理工作人员的管理，明确考核机制的内容、对象、标准等，使档案管理工作的标准清晰化，提高档案管理工作的整体水平；其次，有意识的培养工作人员的信息化意识，使档案管理人员能够利用互联网的优势不断在探索中创新管理方法；最后，根据事业单位发展的情况做好长期的工作规划。使行动目标更加清晰、具体，将档案管理工作有效的融入到事业单位管理工作的重要管理平台之中，借助事业单位管理平台保证档案管理工作的有效性。