浅谈如何加强建筑企业的采购管理工作

郭立新

一、前言

改革开放以来，我国建筑业保持快速发展，规模明显扩大，从建筑业大国不断走向建筑业强国。尤其是党的十八大以来，在以习近平同志为核心的党中央坚强领导下，建筑业又步入一个新的发展阶段，对高质量发展又发挥了重要的积极作用。建筑业有坚实的发展基础，更有艰巨的困难挑战，市场竞争日益激烈，行业整合重组加速进行，建筑企业发展不进则退。工程项目是企业盈利的重要部分，项目的成败决定着企业的营收和效益，而采购管理又是创造工程项目效益的前沿工作之一，在工程建设过程中起着举足轻重的作用。结合工作实际，浅谈一下如何加强建筑企业的采购管理工作，实现效益最大化。

二、采购管理的重要性

采购是企业与供应商协作而达成各方所需的过程，它作为企业的生命源泉，保障了生产的顺畅，同时保障了产品的质量，树立了企业品牌。无论是从采购的理论角度，还是从实际工作所扮演的角色，它对企业利润的贡献度都是不可估量的。如果对采购环节有科学的管控，就能够为整个采购系统中的各方带来收益，互利共赢，最终实现企业高质量发展目标。

三、企业采购管理面临的挑战

（一）采购管理的制度不完善

采购制度是确保采购工作顺利进行的重要依据，但部分企业对采购管理的重视不足，缺乏规范的制度体系，或者没有制订合理的采购工作流程。有些企业套用其他单位的制度，但是在实际操作过程中缺少可行性，导致规章制度形同虚设。因为缺乏完善的规章制度作为保障，所以在工作中缺少可供参照的标准，导致采购成本偏高，采购效率降低，采购管理不顺畅，直接损害企业的经济利益。

（二）采购工作的计划性不强

部分企业对采购计划重视程度不够，缺少采购计划的科学性、准确性和预见性，填报采购计划时不严谨，存在“应付差事”的现象。在实际工作中，计划与执行“两张皮”，存在先斩后奏、先做后补等情况，致使采购无法集中统筹安排，采购工作杂乱无章，导致采购较为盲目，资金使用效率不高。

（三）供应商管理缺少创新

目前很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系虽然重要，但如果只保持良好关系，不进行科学管理，就可能会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找新的更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐败行为，不利于企业的健康发展。

（四）采购工作专业水平有待进一步提高

参与招标采购的相关人员专业性不强，对国家政策、法律法规的学习滞后，工作创新不够，对新材料、新工艺的了解不足，缺乏深入研究，习惯于沿用老办法、老产品；在价格谈判博弈中缺少专业知识和谈判技巧，采购成果存在性价比不高的情况，直接影响企业利润。

（五）采购管理缺乏有效的沟通

很多企业采用传统的采购管理方法，其采购部门通常是独立的履行采购职责，采购部门在采购中往往只重视采购供应商和价格，与企业其他部门之间的联系和沟通不够密切，尤其是对采购标的界面划分、技术质量等把握的不够精准，在履约过程中存在争议和责任盲点，容易造成企业在物资上供需失衡，影响现场施工生产。

四、加强企业采购管理的初步设想

（一）重视采购管理方面

采购管理包含着多方面的含义。即，既有传统意义上的采购过程，采购计划制定、需求数量质量地点的要求、价格及交期管理、物流体系的建立等。又有对采购行为规范、价格成本的评估、供应商管理的要求，如供应商的评估选择、供应商关系管理维护、供应商异常问题处理。在战略层面上，采购管理又涉及到采购战略的实施、供应商的运营、产品策略的调整、供应链体系优化和维护等大的方向，上升到企业战略管理的一部分。要树立采购风险的意识，对采购问题尽管都有了防范意识，但是从供应源头建立内部风险意识仍是一项艰巨的任务。

采购人员在建立内部风险意识时应该考虑几个一般性指导原则，包括与关键部门的专业人员交流信息；用系统的观点看待业务持续计划；既要听取最接近供应基础的操作人员的意见，又要获得高级管理层的支持等。在实施供应持续计划的公司中建立内部风险意识，是构建和管理这些计划关键的第一步。针对不同利益相关性人员进行沟通交流。在非专门针对内部供应的业务功能中，可能将供应中断看作是不适用于工作要求的一种滋扰。减弱这种阻力的一个方法是参照其他公司在面临供应中断时处理危机的例子。在采购管理问题处理系统中，采购内部风险意识的建立是关键一步。但是，它只是从一个方面提出了改善供应持续计划的方向。为了使企业组织对面临的上游供应链的采购异常因素有一个更加清晰的意识，需要在第一级供应商中建立风险意识，作为建立企业外部风险意识的关键。尽管供应商能够对自身发生的问题进行识别和分析。但是供应商总是存在着这样的担忧，即如何以合理的理由对下游客户解释所发生的自身问题，怎样才能彻底的解决不存留隐患，并让客户对自己继续保留信心。为了解决这种矛盾，必须先和供应商保持一种伙伴关系，建立畅通的沟通渠道，表明愿意与其一同发展和处理存在的潜在问题。最终，也可许诺一定优惠措施，作为激励机制来鼓励供应商积极地思考，并为管理不可消除的风险提出见解和计划方案。

（二）采购制度方面

要进行有效的采购管理，就必须根据自身性质和特点建立一套完整的、切实可行的采购制度，必须明确采购过程中，各岗位、各环节的责、权关系，明确采购业务操作流程、监督机制等。

采购工作严肃而关键，在确保价格合理、风险可控、品质优良、职责清晰的同时，更要全面提升决策效率和规范化水平，避免流程形式化。制度要以执行力为保障，适用可行、简洁高效。首先要满足法律、法规及政策要求，其次要符合企业发展目标和行业特点，既能严格把控招采管理的风险点，又实现最佳经济效益。

在制度发布的同时，要附一份《思维导图》，让采购人员一目了然新制度做主旨和流程。制度发布后要及时宣贯，帮助和监督新制度的贯彻执行。另外，制度要随着企业的实际发展同步优化和提升。

（三）采购计划方面

要不断强化采购计划的贯彻执行。采购部门要事先编制采购计划，明确采购需求，为采购工作提供依据，使采购工作有条不紊地进行，是做好采购管理的前提条件，也是项目顺利生产的根本保障。

我们编制计划时不能太笼统，要考虑到可行性。首先以公司年度经营计划制定年度采购计划，再将其细分至季度或月度，计划表中要明确采购类别、采购内容、采购方式、计划开始时间、计划完成时间、进场时间、暂估采购额、付款方式、供货周期等重点信息（年度计划可以根据年度经营计划的深度灵活掌握，但在季度或月度计划中要明确），在实际执行过程中，采购经办人要随时跟踪采购进度，如果采购过程中出现工作界面划分不清、数量不足、规格型号不准、技术资料不齐等问题，要及时沟通解决，并知会相关部门，及时解决或调整采购计划，不断提高生产资源的优化配置。另外，采购部门要认真做好上个季度（或月度）计划执行情况对比表，不断积累经验教训，为以后编制采购计划提供借鉴，同时为完成年度经营计划打好基础，充分发挥各方监督作用，从而提高企业经济效益。

（四）供应商管理方面

要不断创新供应商管理思维，首先需要找准一个定位，那就是以建立供应商长期战略合作伙伴关系为核心，以现有供应商管理模式为基础，以企业供应商管理实施细则为抓手，以供应商分级管理、日常管理机制为补充，建立一个系统化、立体化、动态化的供应商管理模型，将原来静态的、片面的供应商管理提升到动态的、系统化的供应商管理，其次与项目管理、预算管理、采购管理、合同管理实现管理互联、信息互通，将供应商管理统一纳入企业价值链管理之中，将原来单纯的博弈关系、竞争关系，逐渐转变为互信、互利、互助的合作伙伴关系。

要不断完善现有的供应商评价体系，坚持客观性原则，以质量、成本、交付与服务并重为基本准则，综合考虑供应商的履约能力、质量控制能力、应急管理能力、客户满意度等方面内容，建立全面的供应商综合评价指标体系，对供应商做出全面、具体、客观地评价（包括对供应商准入、审核、业绩考核等制度建立，甚至是供应商黑名单制度），从而不断提高服务保障水平，实现适应企业高质量发展的供应商管理新常态。

不断加强对供应商全方位管理，避免独家供应，根据企业发展实际情况，让企业源源不断地得到优质资源补充。通过对供应商在履约、执行等方面的监督管理，形成内部竞争机制，有效促进供应商管理激发内生动力，不断提高其自身的服务保障水平，最终实现供、需双方合作共赢的双提升。

（五）打造专业团队方面

最能为公司创造价值的采购团队是高效率、专业化、具有凝聚力和严谨性的团队。这个团队一定要很专业，每一名采购人员不但需要具备商务人员必备的沟通、协调、谈判、法律、财务、质量观、风险意识及对策等一般知识，更要具备对本行业采购的专业知识。

任何一支专业团队的建成，都是通过不断的培训、学习和工作实践打造出来的。首先，学习和培训必须按照采购管理层级和内容专题开展，既能提高团队整体水平，又能解决工作面临的实际问题。在层级方面，可以尝试按采购领导者、采购经办人所涉及的管理内容进行对口培训，不同的时期要匹配不同的学习内容，有短期解决问题、交流新知识的培训，也有为提高业务技能和采购意识的长期不定时学习，让团队不同角色的成员在自己的管理领域发挥最佳潜力。培训内容可以围绕公司的采购程序、专业知识、商务技能、法律法规、沟通协调、风险防控、实操案例等内容形式，也可以是定期对公司的实际采购工作进行交流研讨，不断扩大采购成员的知识面，培养更好的采购意识，为每个人提供新的工作思路，解决出现的难题。

采购团队需要不断的掌握和使用新技能，接受新的任务，承担新的责任，迎接新的挑战。由于市场产品质量的参差不齐，价格瞬息万变以及新材料新工艺不断更新，这些无疑是对采购团队提出了更高的要求。采购团队如果缺乏对市场及客户的调研，就不会掌握充足的市场信息，便会在采购活动中处于被动角色，处处受制于人，从而埋下高价、低质的风险。

（六）采购数据库方面

要提高企业采购管理水平，需要建立企业采购数据库（包括企业历史数据和当期市场调研数据），这是企业洞悉市场趋势、抢占市场先机、发掘商业价值的重要手段。

企业要在采购工作开始前进行专项的市场询价，采购完成后，按照采购类别对承包范围、价格、品牌、型号、付款等主要数据进行整理与分析，为企业沉淀经验数据，同时为下次采购的决策人提供更加有效的决策依据，提高采购效率，降低采购成本；如对于有精装要求的工程项目，可以尝试建立“精装套餐”模板（按照常规户型精装的低、中、高配置），对精装主要部品部件进行品牌档次、价格水平、技术标准、设计效果等集成分析，着力打造精装标准化模式，为后期的工程项目打下基础，助力提升产品的竞争力。

（七）考核奖惩机制方面

加强企业采购管理，需要建立完整的绩效考核制度，同时配合赏罚分明的奖惩机制，奖惩需要和公司的薪酬制度互相配合，真正体现出奖罚的力度。比如可以量化各专业组的合同效果，量化各成员的工作，能够对每一个成员给予客观性的评定；未能完成工作任务的，需要受到相应的处罚；与此同时，适当的奖励更可以激励每一个成员向着更高的目标迈进。

通过建立考核机制，有效促进企业廉洁风险防控、严格执行采购管理有关制度、敦促供应商提高服务保障水平等，促使采购经办人员主动作为、主动担当、主动顺应新时期供应商管理新模式，相互配合，共同提升，这对于建立与供应商长期合作关系具有非常重要的意义和作用。

五、结语

采购管理是建立在采购活动基础上的，是站在企业整体层面上的管理行为，与企业各个部门之间都会产生联系，而不仅限于某个部门。对建筑行业而言，工程项目是企业盈利的重要部分，项目的成败决定着企业的营收和形象，在工程项目中采购费用大约要占项目总支出的50%～60%，采购交货的进度直接影响项目的进度，同时，采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并决定项目建成后的稳定和安全运转。由此可见，采购管理不但是工程中的重要组成部分，还是项目执行中的一个关键步骤。如果对采购环节有科学的管理和控制，就能够为整个采购系统中的各方带来收益，互利共赢。因此，只有不断加强企业采购管理水平，在保证企业生产和产品质量的基础上，真正实现优质采购、低价采购、高效采购，才能在日益激烈的市场竞争中脱颖而出，最终实现企业高质量发展目标。

引用

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