企业采购管理成本的控制与分析

张 晟

一、前言

在全球经济一体化的大环境下，企业经济获得了更为广阔的发展空间，然而其在壮大自身的同时，也需要对采购管理工作成本控制给予高度重视，如此一来就可以在激烈的市场竞争中站稳脚跟[1]。若想减少企业采购成本耗费，需要从两方面着手：一是对生产环节中的消耗总量进行降低，但此种方式需要保证其有着良好产能的前提下，让实际生产效率获得提升，降低消耗成本。这对企业提出了十分高的要求，需要企业具备一定研发和创新能力，因此如果企业没有重大技术突破，生产环节中的成本控制在短时间内起不到较大效果；二是采购人员在开展采购工作时，尽量降低原本的采购价格或提高采购效率，如此能让采购成本在某种程度得以降低，此种方式和上述进行对比来说，确实有着一定优势[2]。

二、企业采购管理成本工作的重要性

（一）采购物资质量高低决定着企业产品的质量

若是企业采购的物资有较高质量，就会为企业生产工作提供有力保障，那么其生产出的产品也必定会有较高的品质[3]。但如果相关人员采购的物资并没较高质量，就必定会对企业生产出的产品造成严重影响，而这部分没有达到标准的产品则需要再次进行返工或者直接报废，这样会耗费大量人力、物力和财力等资源，并且产品若是不具备良好质量，会让客户逐渐丧失其对企业的信任，致使企业遭受经济上的损失，还对企业本身的信誉度造成不良影响，因此企业一定要高度重视采购物资的质量。

（二）减少企业的成本支出，提高其经济效益

企业物资的采购成本确实会对其自身的运营情况和盈利情况产生某种程度的影响，在采购成本中，不仅涉及到采购物资的材料费用，还包含采购人员的人工费用、供应商维护费用、物资运输费用以及物资存储费用等等。如果经济效益的逐渐下滑得不到有效改进，企业在激烈的市场竞争中将无法站稳脚跟，因此企业必须要借助切实可行的采购方式来降低采购成本，让企业的经济效益和社会效益获得提升。

（三）有效的采购管理工作可以推动企业获得发展

企业借助新型的采购方式完成各种物资的采购，能够在某种程度上减少物资采购工作所耗费的资金，进而让企业的经济效益获得提升，增强其自身的经济实力，从而提高企业在市场中的竞争优势。同时，企业对采购物资的高质量控制也可以推进企业产成品的质量提升，确保每一件产品都可以达到客户的要求，真正让客户对企业产生良好的信任，从而不断提高企业本身的影响力和公信力，只有如此才可以让企业获得更好的发展[4]。

三、企业采购管理成本的控制现状

（一）采购制度存在缺陷

企业在开展采购工作时，需要采购各式各样的物资和服务，以满足企业生产经营活动的顺利开展，如果企业未具备一个完善的制度来对整个采购环节进行管理，就会导致企业浪费大量的时间和精力，并造成资金浪费的情况[5]。加上国内部分企业仍旧有着采购制度不健全的问题，如采购内容模糊不清，采购流程不完善，采购方式存在缺陷等等，这就导致相关人员无法依据规章制度对采购工作进行严格的管理。所以，企业需要转换以往的理念，对采购制度进行优化和改进，以此来推动整个采购工作顺利进行，达成采购成本的有效控制目标。

（二）缺少专业的采购人才

不管在哪一个企业中，采购人员在开展采购工作时，都要面对种类繁多的物资与服务，有生产所需的原辅材料，有制造所需的硬件设备，有办公所需的办公用品，还有辅助外包的各种服务等，这就提高了采购人员开展工作的困难程度[6]，需要采购人员具备丰富的专业知识和采购经验，但如今企业却十分缺少这方面的人才。

（三）采购费用浪费严重

我国大多企业过于注重自身的壮大和发展，却往往忽视了企业内部存在的各种管理问题，也并未对采购管理工作给予高度重视，相关人员对采购成本的控制意识非常淡薄，并不知晓采购成本控制工作有着怎样的关键性，这就导致采购人员在开展采购工作时，出现了铺张浪费的情况，采购成本普遍较高[7]。比如，某企业在开展采购工作环节中，为了保障物资和材料充足，往往并不会按需购买，而是按照超出预期标准的数值完成工作，而此种行为自然会导致采购成本不断增加，尽管有较多物资以供应用，但这些材料必定会出现严重浪费，不止对企业造成了影响，还消耗了较多的资金。

（四）监督管理力度较低

物资采购方式对整个企业内部的成本支出拥有着关键性的影响，所以一定要对其开展严格的监督与管理，如此一来才能够防止资金出现严重的浪费。然而，如今部分企业开展的监督管理工作流于表面，个人握有的权利太大，企业的相关负责人只会对流程进行严格的审核，却无视了其实质性的内容，如成本、支付、质量以及服务等等。对于企业来说，只要项目上获得了相应的确定，只要流程达到相关标准，企业就会顺利的予以通过，但这却导致项目出现了严重的成本不可控、法律风险不断增大、采购工作较为腐败的情况，确实对企业自身的发展产生了极为严重的影响。

（五）供应商更换过于频繁

项目的开展需要大量物资，所以企业并不会只和一个供应商开展商业合作，再加上市场中很难寻找到一家性价比持续良好的供应商，所以企业通常会不断对供应商进行更换，这也就导致只要企业开展项目，就会为了经济利润和性价比等诸多方面的因素，面临着更换供应商的情况，加上物资供给方面的问题，让企业通常会做出压低原有采购成本的行为。这也就让某些不良商家为了自身的经济利益，做出了以次充好的行为，那么必定会对整个项目的质量产生严重影响。

四、企业采购管理成本的控制措施

（一）合理制定规章制度，规范采购流程

管理要制度化，制度要流程化，流程要标准化。因此企业需要按照自己具体情况，制定出切实可行的采购管理制度，规范采购流程，同时对采购流程进行严格控制，让采购人员根据相关标准和要求完成工作，如此就能降低盲目采购情况出现的几率，不断提高采购质量和效率。同时，在采购管理制度中，要明确企业内部相关部门职责，例如检验部、生产部及财务部等与采购部有直接业务关联的部门，在采购管理制度中要明确相关部门的具体责任，规范采购部与相关部门间的业务流程。

（二）加强采购工作的内部监督控制

在我国众多企业当中，由于缺少对内部管理的严格控制，导致企业内部存在着诸多问题，而更有部分企业因长时间受到监管薄弱的影响，产生了不断倒退的现象，这都与内部控制工作有着十分紧密的联系。企业在开展采购工作的各个环节中，需要对采购工作进行全方位控制，充分发挥监督部门的作用，例如检验部的质量监控、审计部的合规性监控等，详细记录并分析采购过程中重要节点发生的相关事宜，不断总结和创新，进而提高采购完成的质量和效率。监督部门应该对每个采购环节进行全面监管，尤其对项目评审、供应商选择、采购方式确认、质量检测以及资金使用等关键环节进行控制，如此便能不断减少不必要的浪费，提高资源的优化配置，进而降低整个采购成本的耗费与支出。

（三）加强培训，培养专业人才

企业若想更好的对采购管理成本进行控制，不仅需要企业内部提供良好的配合环境，还要求采购人员拥有丰富的工作经验、充足的专业知识以及优秀的专业技能。但目前众多企业所遵循的采购理念和采购人员的素质水平仍存在些许问题，这就是采购管理工作未能获得管理人员的高度重视所致，再加上管理人员和相关采购人员都并未完全掌握采购管理方面的知识，在某种程度上对采购工作的开展造成了影响，因此企业需要转变对采购管理工作的理念，对采购人员开展专业知识的教育与培训，让他们在培训活动中学习到他人的工作经验[8]。

校企联合是当下最有效的人才培育的手段之一，企业能够和某些高校达成良好的合作，调用专门的工作人员去往高校培训学习，让工作人员掌握越来越多的采购管理专业知识。同时，学校还能招收和培养出采购专业的学生，在即将毕业的时候去合作企业实习，参与一些较为简单的采购工作，让他们在实习的过程中积累大量的工作经验，在此过程中企业还可以选出合适的人才，在其毕业后直接招聘完成人才引进。学校同样要对此种管理类课程给予高度关注，开展各种各样适应现代企业采购管理的课程，和企业联合共同培养出专业的人才。

（四）加强成本控制方式的运用

采购成本控制是企业成本控制当中十分关键的组成内容，如今在企业各项生产经营活动中，运用传统的成本控制理念，一味关注采购成本，却往往忽略了企业的整体效益，这样将严重影响企业的发展。例如只追求某一产品或服务的采购成本，却忽略了产品或服务给企业带来的创新性和潜在效益，这样看似成本得到控制，实际企业丧失了有效的创新发展机遇。若想有效改善，就应该让企业对自己以往的管理理念进行创新，财务精细化管理便是当下加强成本控制最有效的方式之一，财务精细化管理是一个全方位、细致化的管理模式，它可以将财务管理的触角延伸到公司的各个生产经营领域，通过行使财务监督职能，为企业各项生产经营活动的开展提供有力的支持。尤其在企业所开展的财务预算环节中，建立起成本控制的相关概念，制定出健全的成本控制制度，让企业财务开展的精细化预算工作达到较高的时效性和准确性，进而实现对企业成本的有效控制。

（五）运用供应链管理思维，搭建合作体系

在经济全球化迅速发展的今天，企业仅靠传统的采购管理模式和有限的资源已经无法满足快速变化的市场需求。企业必须运用供应链管理环境下的采购管理思维去搭建一个长期合作、互惠互利、目标一致、优势互补的合作联合体，不断寻找与本企业发展契合度一致的供应商，建立合作联盟。将传统采购管理的为库存采购转向为订单采购，即在最终客户需求订单的驱动下，将信息传递到供应商并引导其生产运作；将传统采购管理的一般交易管理转向外部资源整合管理，即将供应商作为外部资源进行优化整合并纳入体系管理，为最终客户提供高质量、高效率的服务；将传统采购管理的一般买卖关系转向战略合作伙伴关系，即建立战略联盟关系，摒弃传统采购管理方式中，存在的库存问题、信息传递问题、合作问题、采购成本问题以及组织障碍问题等常见风险。同时，也为现代化的采购方式运用提供了必要条件。

（六）加强信息化管理，应用新型采购方式

信息技术的持续发展，确实为企业内部的采购工作提供了更多的发展机遇。因此，企业应该把信息技术融入到物资采购的环节中，加强信息资源的不断流通，保障物资采购方案和整个企业的实际需求有着较大的契合度，避免产生重复采购、错误采购甚至是疏漏采购的情况，进而减少物资采购中的浪费情况，避免出现物资闲置率的情况，增强物资本身的应用率，实现节约环保的良好效果。此外，信息化的物资采购方式，还可以完善企业开展的各项物资采购工作，节约大量的人力资源和物力资源。企业只有建立起全新的采购方式，才可以让物流配送、财务管理和采购工作之间的衔接性获得有效的提升，进而实现控制采购成本的终极目标。

（七）加强物资采购计划管理

物资采购计划和方案同样是物资采购环节中最为重要的组成内容，还是财务管理工作的开展基础。其一，企业需要建立起完善的交流协调机制，保障采购部门、仓库储存部门甚至是财务部门等等都可以主动加入到物资采购方案的制定工作中，以此来提高物资采购方案本身的可靠性。采购人员则要按照整个市场的具体情况，设计出更加完善细致的物资采购方案，对其内部的诸多条款甚至是要素做好精准的推断。因此，采购人员就能够利用市场调研、数据整理等方式，收集大量的生产经营环节中出现的信息与数据，根据这部分数据制定出可行性较高的采购方案。其二，企业内部的采购人员需要从增强物资质量、增强管理效果、降低内部消耗、优化管理工作的角度开始着手，按照物资产品本身的质量甚至是种类来制定出完善的物资采购计划。

五、结语

总而言之，随着社会经济体制的进一步改革和发展，企业若是想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，获得越来越多的经济利益，拥有更多的市场份额，达成自身的可持续发展，就一定要从财务管理方面开始着手，借助采购成本的控制与精细化管理方式，真正对企业内部的成本进行严格的掌控，以此来增强企业自身的核心竞争力。此外，还能够利用合理制定规章制度，规范采购流程；加强采购工作的内部监督控制；开展培训，培养专业人才；运用供应链管理思维等诸多方式，更好的达成采购成本的降低。因此，采购管理成本的严格控制，对企业的平稳顺利发展具有十分重大的意义，确实需要对其进行充分的运用，为企业节约大量的资金和成本，更好的达成预期效果和目标，进而促使企业能够在激烈的市场竞争中站稳脚跟。

引用

[1]曹士平.碳中和背景下电子企业战略采购管理的转型及策略[J].价值工程,2021,40(16):19-21.

[2]董云飞.企业物资计划管理在集中采购中的重要作用[J].中国商论,2020(23):122-124.

[3]于泽,刘健.企业集团内部审计业务的采购中介服务管理模式研究[J].中国商论,2020(2):103-104.

[4]康敏.企业采购流程内部控制管理的问题与对策 ——以D 公司为例[J].中国商论,2020(17):125-126.

[5]邵鹏霏,张志斌,王雪.国有机械制造企业工程项目采购管理研究[J].起重运输机械,2020(5):83-85.

[6]金钟,陈剑飞.中国石油企业海外项目采购管理探析[J].国际石油经济,2020,28(9):84-90.

[7]漆大山,范仕军,郭陆军.基于组织管理层次的建筑企业集中采购运行机制研究[J].建筑经济,2019,40(2):27-30.

[8]刘新民.我国大型航天企业物资采购管理体系重构与研究[J].物流技术,2019,38(12):97-102.