新时代背景下如何开展立体化档案整理工作

姜慧敏

【摘要】在当今时代的背景下，纸质档案似乎已经离我们远去了，我们更加熟悉的是电脑中的文件夹，能够将所有杂乱的文件放进去还我们一个干净的桌面。但在这样的大数据时代下，纸质档案也显示出了它的不可替代性，首先，纸质档案不易修改，不会被别有用心之人拿去做手脚，其次，纸质档案更具有仪式感，将人的一生经历装在其中妥善保存;最后，相较于日增千万的电脑数据来说，纸质档案更能给人一种踏实感。因此，纸质档案是不应被时代所抛弃的。相应的，纸质档案的整理工作也应当得到重视。笔者将依据自身在档案管理员岗位上的工作经验，对在新时代背景下如何开展立体化档案整理工作稍加阐述，希望能够给予同业人员帮助。

【关键词】新时代背景;档案整理;收集修缮;分类归档;电子目录

一、收集修缮，做好准备工作

纸质档案数量庞大，其整理难度本就让人望而却步，更别说由于档案保管的年限大多时间较长，期间将会面临很多次档案管理员的职位交接。在这种情况下，很多档案都得不到应有的保护和修缮。除此之外，因每位档案管理员的整理方式都存在些微差别，档案的规整分类也很容易被打乱。因此，在进行具体的档案分类之前，管理员应当将所需整理档案先做好整理修缮工作，使后续工作能够在良好的整理基础上进行，减少不必要的麻烦。

在开展档案整理工作之前，档案管理员应首先明确本次整理工作主要针对的档案类型，是以人群进行区分还是以年限进行区分，档案整理工作应当着重哪一部分来进行开展，这是档案管理员应当注意的第一个要点;其次，档案是否有破损和毁坏、是否能够被修缮是其应当注意的第二个要点，档案管理员应当在发现毁损档案后及时对其做出处理，在被允许的范围内进行修缮工作，保证档案的秘密性;最后，档案管理人员还应当做好核对工作，对给出去的每份档案做好追踪工作，确保档案的安全性。应当强调的是，档案管理员不仅应当在整理档案时注意这三个要点，也应当在日常档案保管工作中将其考虑齐全。

二、分类归档，制定管理标准

在将需要整理的档案修缮完毕后，就来到了档案整理的第二阶段——分类。分类听起来简单，但实际操作起来却会面临很多现实问题。如，分类的标准、判断档案类别的标准等，这些都需要档案管理员在展开切实的归类工作前做好标准判定，以此在之后的工作中能够有效遵循此类标准，使档案的整理工作顺利进行。此外，档案管理员的个人素质也能在分类工作中得到很好的展现。

分类归档不仅对档案管理员的耐心有很大要求，而且很能体现管理员的细心程度。档案分类工作必然是枯燥的，这种重复性的劳动容易使档案管理员陷入机械思考中，从而很容易产生差错。比如，当面临能够被同时归属于两个类别之中的档案应当放到其中哪一个类别之中这类问题时，档案管理员很可能会依据自己的第一反应行事而忘记了制定的标准，这就导致了档案分类内部的差异性，容易使档案整理工作前功尽弃。因此，档案分类的标准制定固然是重要的，但更重要的应当是管理员自身的心理状态。档案管理员应当善于调节自己的状态，使自己的脑子保持在活跃思考的状态中，从而避免分类的差错。

三、电子目录，提升借阅效率

我们不应当让传统的方式湮没在时代的洪流中，也不应当故步自封抵制一切新鲜的事物。在各类工作中，不同的方法结合起来能让工作完成的更快;在檔案管理工作中，传统方式与电子方式相结合又显得尤其重要。传统的纸质档案能够保证档案的完整性及保密性，电子目录又能减少档案管理者寻找档案的时间、提升拿取档案的效率。档案管理员需将两者结合起来使用，才能够将档案整理工作做的又快又好。

打开一本书就能发现，目录是一本书中不可缺少的东西，它能够指引读者迅速找到自己想要的东西，节省读者的时间和精力。因此，相较于内容较少便于寻找的书籍来说，档案的庞杂数据更需要目录来进行支撑。所以，档案整理工作的最终步骤便是添加目录，纸质目录对数量巨大的档案来说显然是不适用的，因此，档案管理员应当找准传统与现代的结合点，使目录从纸质目录转变为电子目录，以此来减少自身寻找档案所需时间，提升档案的管理效率。拿现实情况举例来说，在具备了电子档案的基础上，当有人需要借阅档案时，档案管理员能够很轻松的在电子目录中进行搜索找出目标档案所在位置，从而迅速准确的找到被借阅的档案给予到借阅人手中，这无疑是档案管理员和借阅人都希冀的场景。

总而言之，档案整理工作是繁杂的。档案管理员应首先做好前期的准备工作，将档案归集修缮，使其自身保持一个健康的状态;之后，档案管理员应当调整好自身的状态，让档案分类工作在分类标准的指引下顺利展开;最后，档案管理员应当借助现代方法，将档案的目录以电子表格的形式展现出来，提升自己寻找档案的效率，也为下一任档案管理员打好坚实的管理基础。档案的整理工作需要管理员付出十二分的耐心和细心来完成，对于综合执法队来说，档案管理的工作是保障其他工作顺利开展的基础，档案管理员应当具备责任感，将档案整理作为一项极其重要的工作去进行。

参考文献：

[1]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（03）：25-34.

[2]周文泓.社交媒体环境中的参与式档案管理模式探析[J].图书情报工作，2014，58（15）：116-122.