事业单位档案管理中信息技术的有效应用

鱼丽娟

摘要：在当前事业单位各项工作的开展中，档案管理属于必要任务及内容，有利于事业单位的稳定发展，实现档案管理质量的进一步提升也就十分重要。为能够使档案管理工作的提升得到满意的效果，需要对现代化的科学技术进行应用，而信息技术便属于其中比较理想的一种。因此，事业单位内的档案管理人员需要注重信息技术的应用，在把握信息技术应用价值的基础上，从多个方面入手实现信息技术的合理应用，在此基础上提升档案管理水平及质量，使档案管理得到满意成果。

关键词：信息技术;档案管理;应用

引言

隨着目前信息时代的不断深入发展，信息技术在社会上的各个行业及领域内也都有着广泛的应用，且在实际应用中也表现出明显的优势。基于此，在当前的事业单位档案管理中，对信息技术需要合理应用，实现档案管理情况的改善，促使档案管理信息化的实现，这样有利于档案管理水平及质量的提升，为事业档案资源的利用及档案价值的更充分发挥奠定理想的支持与保障，达到新时期档案管理的要求。

1事业单位档案管理概述

在信息时代未到来之前，我国事业单位内部档案记录大部分都是纸质记录，然后以牛皮袋封装保存，最后依据类别及时间在不同档案架中进行保存。然而，由于事业单位都是为实现人民群众需求，为人们提供服务而设立的，各个事业单位每天都需要接触大量人群，因而档案管理也就成为比较繁重的任务。这些纸质档案若保存不合理，管理不严格，则会导致档案丢失情况的产生，这对于档案信息的完整性及完全性会产生不利影响。由于传统档案管理中存在着一些问题，已经无法与当前社会快速发展相适应，也无法满足当前人们的实际需求，在事业单位的档案管理方面也就需要改变以往的方式。在当前我国信息时代不断快速发展的背景下，信息技术发展也越来越成熟，应用范围也越来越广泛，在档案管理中的应用就是其中比较典型的一个方面。然而，由于档案管理改革的时间仍比较短，事业单位内部的档案管理仍在传统管理转变为现代化管理的过程中，并未完全实现转变，在这种情况下也就需要对事业单位档案管理中信息技术的应用进行进一步研究，以便更好将信息技术融合于事业单位的档案管理中，使事业单位的档案管理创新及完善具有良好的技术支持。

2信息技术在事业单位档案管理中的优势及价值

在目前的事业单位档案管理中，要想实现档案管理中信息技术的有效应用，必须要先把握信息技术的应用价值及优势，具体体现在以下几点。

2.1档案管理中信息技术的应用有利于资源节约

众所周知，在传统档案管理中都是纸质档案，每个单位内都需要配备一定数量的打印机，并且需要购置大量纸张及牛皮袋，资源耗费比较大。同时，这些纸质档案资源还需要占据较大的空间，随着档案数量的增加需要占用的空间也会越来越多，有些情况下需要多个房间存放，这也是一种资源耗费。另外，传统的纸质档案管理中需要多个管理人员进行管理，耗费的人力资源也比较多。而在信息技术应用于档案管理的情况下，可以使大量的纸质档案转变成为电子档案，在计算机中进行保存，需要时随时调阅，在这种管理方式下，以往纸张、牛皮纸及打印设备与占据的空间等都大量减少，并且不需要太多管理人员实行管理。因此，事业单位档案管理中应用信息技术可以实现资源节约，减少档案管理成本。

2.2档案管理中信息技术的应用有利于提升管理效率

在事业单位的传统档案管理中，信息技术的应用可以促使传统档案转变为电子档案，档案管理人员在掌握信息管理技术的基础上就可以独立实行操控，实现纸质档案向电子档案的转变。而在纸质档案转变为电子档案的基础上，可使档案管理更加方便，这是因为在应用信息技术的基础上可以通过程序设置对电子档案实行自动分类归纳及记录，也可以将需要搜索的文档名称输入到设置程度上，计算机可以对档案进行搜索并且找出与结果相符合的档案信息。同时，信息技术的应用还可以使网上共享得以实现，使档案的获取更加方便，也就可以档案管理效率的有效提升，节约时间，可以为人民群众提供更好的档案服务，满足现代化档案管理需求。

3档案管理中信息技术的应用可以提升档案安全性。

在传统的事业单位档案管理中，需要对档案室环境加强重视，需要使档案室内环境保持干燥低温，且需要注意防虫，避免这些纸质档案受到损伤。另外，有些事业单位在搬迁过程中可能会导致档案都是情况发生，档案信息泄露。而在档案管理中应用信息技术就可以使这一问题得到有效解决，这是因为信息技术的应用可以使纸质档案转变为电子档案，还能够实现云储存及云备份，也就可以实现档案信息安全性的有效提升。这样一来，只要具备网络环境就可以利用计算机进行档案下载，可以避免档案丢失情况发生，也可以避免这些档案由于自然因素而被损坏，可以在很大程度上实现档案信息安全性的提升，使档案管理得到满意效果。

4信息技术在事业单位档案管理中的应用策略及途径

4.1基于信息技术的档案云储存及备份

对于事业单位档案管理中信息技术的应用，首要任务就是实现纸质档案向电子档案的成功转变，作为档案管理工作人员可以将以往的纸质档案信息通过人工输入方式或机器扫描方式，将其转变成为电子文档，并且将这些文档在计算机中收录，同时需实现云备份及云存储，避免档案信息丢失。在利用这种方式管理的情况下，可以有效解决传统档案管理中过多占用空间及存储困难问题，实现档案管理的更有效实施。特别是在目前大数据时代背景下，大数据技术的应用越来越多，因而在事业单位档案管理中，档案管理工作人员也需要符合时代发展趋势，在档案管理中合理应用大数据技术，使档案管理可以真正实现数字化。在此基础上，对于事业单位内的各种档案信息，均可使其转变成数字档案，在存储档案信息方面，可以通过云端进行备份，防止档案数据丢失，并且也可以找回丢失的档案信息，有效解决档案存储中的安全性问题，实现管理效率的提升，满足档案管理工作的要求及实际需求，实现档案管理的更好发展。

4.2实施档案信息共享管理

在目前我国信息技术发展越来越快的形式下，各种现代化信息技术手段不断出现，并且都有着十分广泛的应用，云技术就是其中比较重要的一种。在当前的科学技术水平不断提升的情况下，大部分手机及电脑等电子设备中都配备能够实现云端传输的接收口，因而可以在档案管理中对云技术进行应用，这对于档案资源信息共享的实现比较有利。为能够使档案管理中的档案信息共享更好实现，有关政府部门可以构建相关档案数据库，且对于各个环节档案数据库需要有效进行检修及维护。同时，当地的各个事业单位可以在档案信息数据库的基础上，构建自己的档案信息数据库，并且合理维护，档案管理工作人员可以对云共享功能进行利用，使事业单位内部的档案信息实现共享，这样一来可以将档案信息向云端及时上传，防止档案信息泄露，提升档案管理质量。

结语：

应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要，使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。

参考文献

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