数据时代高中学校档案管理实践分析

李秋峰

摘要：对高中学校而言，数据时代的到來，不止是机遇，同时也是一种全新的挑战，倘若依然延续既往档案管理模式，显然无法与现代发展需求相符合，管理学生档案信息时结合大数据，作为高中学校负责档案管理的部门与人员需要对传统管理理念进行更新，通过信息数据对高中学校新型档案管理平台进行科学构建，如此一来，才能促使高中学校存储、管理、应用档案信息的效率显著性提升，确保各个方面的准确性、有效性，促进学校全面发展。本文通过分析数据时代高中学校关于档案管理的相关情况，旨在为后期更好的进行管理工作提供参考与借鉴。

关键词：高中学校;档案管理;数据时代

时代发展与社会进步的当下，信息技术在日常生活、工作、学习中的运用越来越普遍。大数据在IT界原本属于其专业疏于之一，主要指的是大量的数据信息汇总，呈现的特点为真实性、价值性高与多样性，每个行业目前均需要同繁琐、复杂的信息数据接触，同时通过对各种新方式进行探索，总结，从而达到归纳、管理、高效利用信息数据的目的，促进良性发展。高中学校可谓是国内中等教育不可缺少、至关重要的一环，借助大数据管理高中学校的档案，同时对大量的高中学校信息、档案进行整合、优化，可对高中学校实现综合性管理起到促进作用[1]。

一、高中学校数据时代背景下档案管理存在的问题

（一）档案管理技术与方法落后

由于保守观念的影响比较深远，所以大多数学校如今一直以传统纸质档案的方式存储、管理信息数据，档案数字化管理进程仍然处于缓慢不前的状态，尽管部分高中学校增加了局域网信息管理模式，却也仅仅用于收集、归纳表面上的各种文本材料，大数据技术并未完全运用到档案信息管理上，正因为如此，高中学校在档案信息管理上无法用大数据加工、分析或者处理、归纳，整体上还停留在低发展的层次。

（二）缺乏信息化管理的技能与水平

现阶段的高中学校档案管理在数据时代缺少管理管理人员，现有的档案管理工作人员还不能充分理解、运用信息化管理技能。此外，某些高中学校并不是十分重视档案管理工作，基本上从不考核档案管理的相关情况，挑选信息教师兼职学校档案管理的职位。很多高中学校的每个职能部门，甚至每个年级都有档案分散，无法集中归档的情况下自然无法系统又科学的整理档案，而且没有专业管理人员运用信息技术整理、分类、归档档案，所以数据时代背景提出的关于管理高中学校档案的各类新要求不能得到满足。

（三）无系统、健全的档案管理工作体系及工作制度

高中档案管理缺少完善、全面的工作体系和制度，主要从如下几方面体现出来：第一，专项投入现代信息化档案管理的资金比较少，尚未建立健全基础设施。有些高中学校在档案管理上并未给予充足的经费，而且相应的办公场地非常有限，这样一来，档案管理不仅是办公环境简陋，而且建设、管理方面落后，从而致使大数据时代高中学校的档案管理始终达不到信息化发展的标准;第二，未全面性建设专门的档案信息库。目前我国高中学校大多数通过现有信息技术保存、搜索档案数据，但关于专门的档案数据信息库还没有完全的提上日程，无法最大限度的发挥出档案数据的作用;第三，负责档案管理的相关工作人员并未接受过专业性、系统性技能学习和培训，负责学校档案管理的工作人员原本就技能十分薄弱，再加上不熟悉目前信息化档案管理的操作，所以在很大程度上影响了高中学校档案管理质量[2]。

二、高中学校数据时代背景下档案管理的对策

（一）建立并完善档案信息化管理系统

如果将专业的档案信息化管理体系建立起来，同时保证其规范性与科学性，则对高中学校创新化的档案管理具有较好的推动作用。制定并不断完善、优化档案信息化管理制度，基本点应该是高中学校进行档案建设时的具体情况，坚持以人为本的理念。无论是学校，还是负责档案管理的人员，都有责任和义务帮助师生认识和掌握档案工作的重要性，加大宣传力度，可以促使其明白档案管理与学校发展息息相关。高中学校针对收集、整理档案的每一个步骤，同时包括立卷、归档等，都需要制定规范性的制度，依照相关规定开展和落实各项工作。作为负责高中学校档案管理的工作人员，需要定期接受专业技术的培训指导，了解大数据分析、云计算后可以熟练运用到日常工作中去，持续性提升高中学校档案管理信息化水平及质量[3]。

（二）建立科学、规范的信息管理平台

随着信息数据的快速发展，当今社会已经迈入了信息化新时代，全球信息技术行业均聚焦于大数据。同以往相比，当前社会发展、网络基础前提下的档案信息，不管是数量上，还是类型上均有很大的差异，而这对档案管理来说无疑是巨大的冲击。高中学校在数据时代背景下需要通过科学、先进的技术管理档案，统合不同种档案信息，方便各个部门查询信息[4]。

（三）创建高素质高水平的档案管理团队

针对负责档案管理的人员需要加强培养，多进行相应的训练，这样可使高中学校档案管理质量明显提升，同时为档案管理提供了理想的途径。数据时代下对专业能力强的档案管理团队进行组建，有利于和社会发展需要更好的适应，如果想要高中学校负责档案管理的人员具备专业化水平，那么在日常工作中需要努力培养档案管理工作人员的综合技能与业务能力，职业道德、职业技能双管齐下的情况下可对档案管理人员以上两方面协调发展更好的促进。档案管理工作的相关人员在接受培训时，需要将云计算以及大数据技术的专业化技能作为侧重点，提高其思想认知的同时更新其知识体系[5]。

（四）充分发挥档案管理的服务职能

高中学校目前均已经建立了档案管理，根本目的是为学校可以得到长远性的发展。若想档案管理达到预期目标，就需要档案信息的交流互动，数据时代下高中学校需要将信息互动作为档案管理的根本性准则，尽可能的促使档案信息化管理所具有的服务职能得到强化，加强宣传档案资源的同时需要资源共享，确保广大在校师生可以全面认识到档案管理的重要价值，运用大数据技术让互联互通的档案信息管理得以实现[6]。

三、结束语

综合上述分析，高中学校在数据时代下的档案管理既是发展的机遇，又是一个比较大的挑战，作为负责档案管理的工作人员，需要利用这样的机会建立并完善档案信息化管理体系、制度，保证信息管理平台的完备性，进一步加强档案管理的服务职能与作用，培养具有专业性的档案管理团队，将数据时代下档案管理的优势最大程度的激发出来，对高中学校档案管理快又好的发展进行促进，使之更上新高。

参考文献

[1]陈建寿. 浅谈普通高中学生档案管理中的问题及策略[J]. 魅力中国，2020（33）：131.

[2]黄小玫. 大数据时代高中学校档案管理实践分析[J]. 兰台内外，2020（11）：37-38.

[3]刘劲松. 新时代数据治理驱动档案管理创新发展探讨[J]. 档案管理，2021（2）：64-65.

[4]徐松. 数字时代档案数据化管理问题研究[J]. 山西档案，2020（2）：142-144，186.

[5]安苑嘉. 在云数据时代档案关于信息化管理若干问题的思考[J]. 内蒙古煤炭经济，2021（11）：77-78.

[6]刘媛媛. 做好大数据时代的档案管理工作的思考[J]. 中外交流，2021，28（3）：191.