生理学教研室电子文档库建设与利用

2021-01-08张金虎朱敏佳马永丹岳利民

四川生理科学杂志 2021年4期

张金虎朱敏佳马永丹岳利民

(四川大学华西基础医学与法医学院生理学教研室，四川成都 610041)

1914年，华西协合大学开设医科，由O.L.Kilborn（启尔德）负责讲授生理学。百余年来，生理学一直在华西医学教育中发挥重要作用，留有大量的历史资料。作为高校的“细胞”，教研室不仅承担着繁重的教学科研任务，还要不时向各管理口上报数据。这些数据记载着学校、学科以及教研室自身的发展，有特定的历史价值[1]。然而受条件所限，教研室难以长期、大量保存实物材料；有些材料会在不同时间节点和统计口径反复上报，还要准备支撑材料。因此，有必要将教研室资料电子化、数据化，以方便其保存、调用和上传[2，3]。教研室自2002年开始建立电子文挡库，逐步收集教行资料，完善文章库，至今对教研室资料进行全面电子化，建成后电子库，极大方便了查阅、修订、调用和分析，有利于资源共享。因此本文对教研室电子文档库建设与利用报告如下。

1 电子资料库建设

1.1 资料库结构

教研室电子资料库包括2个子库。日常使用的生理业务（Phy Department）按业务归口，设有教研室总体、师资队伍、课堂教学、实践教学、科研与学术、研究生、实验室与资产管理和总务工会共8个子目录。子目录下设多级文件夹，内有各种文档共68GB，可随时调用、上传及打印。以“课堂教学”为例，其下有教学安排、课程管理、教学手段、教学质量保障、教改与课程建设、试题及考试、试卷分析、成绩管理、教学论文成果等15个文件夹，下一级还有分年度的设置，占31GB。加上实践教学及其它子目录下涉及教学工作的部分，教学相关文档数量和容量均逾7成。生理视频（PhyVideo）则存有107GB的影像文件，主要是历年录制的成套的教学视频，部分还附有修改意见。因实际是在学校课程中心网上使用，这些教研室留底的影像文件平时极少调用、有的早已停用（如20年前拍摄的远程教学录像），但又非常珍贵，被存储在另一硬盘分区。

1.2 资料收集与整理

电子文档主要由三种渠道获取：各种Office文档，如填报的教学记录表，教改、科研立项材料等，均可直接存档；网上检索的教学科研论文、获奖公示等，下载PDF文档保存；教材、教具、手稿及获奖证书等实物，拍照或扫描为JPG文件，并作必要的裁切。实物通常利用每年年末教师提交材料扫描所留；退休教师主动提供了很多有价值的史料，两位老教授先后发来近百页上世纪八十年代撰写的四川省生理学史手稿图片，并对一些材料背景作了说明。

文档一般按时间-主体-事件的方式命名，如：1953诸相尧-学习巴甫洛夫-西南卫生部讲稿-中华医学杂志、2011岳利民-解剖生理学第6版-03-版权页，便于浏览和排序，还可用文件夹打包。个别文件会同时置于不同文件夹下，如2019年实验室报废叠氮钠和氧化汞，由于剧毒品管理受到严格监控，学校回收后出具的“四川大学剧毒品送储登记表”，扫描后命名为“2019.06-生理-叠氮钠+氧化汞-川大剧毒品送储表”，分别放在实验室与资产下的物料管理-管控试剂-剧毒品与易制爆品-剧毒易制爆回收，及废弃物处置-危废处置-管控试剂处置这两个路径下，方便从不同归口查找。

1.3 系统管理与更新

为方便浏览和查找，大部分文件夹都有相应按时间倒叙填写的汇总表，起到目录和备注的作用，并及时更新。部分事务如教学管理工作具有周期重复特点，因此还按学年或自然年增添相应的统计图表。每年还在中国知网、Web of Science等网站上刷新教学科研论文的引证情况，如目前关于黄连素对心肌损伤的保护和细胞周期素在围着床期小鼠子宫表达的2篇论文引证均已超过100次。

定期清理部分临时报表；需长期保存的Word文档转为PDF格式以保持原貌；部分简单的Excel（如各班的进度表）以sheet插入的方式合并。而像图片、音像等，因其历史意义较大，即使不再使用，也应长期保存。另外，根据实际使用情况，可调整文档存放位置、拆并或迁移各级文件夹。

1.4 保密与隐私保护

由于部分文档涉及保密和隐私，教研室留存的试卷电子文档及教师个人信息简表等资料用压缩包加密后保存；不收集各科研组的原始数据；以往代为收集的教师个人财税信息，汇总上报后均彻底删除。电子化后不再保留的纸质试卷及涉密文件，及时用碎纸机销毁。

2 档案电子化的利用效果

2.1 方便比对、调用

方便使用、提高效率是建立电子文档库的初衷。如比较某试题在不同学期的作答差异，调取各学年指导本科生科研实践和公开发表论文的信息。2021年初，某教师要比对近十年生理学Ⅱ的平时与期末成绩，通过电子文档库次日就可得到一份包含5800余名学生相关信息的Excel表格，非常快速高效。

2.2 便于史料保管与共享

大量年代久远的材料，不但占空间，更不易保存。资料柜原有写在普通信纸上350多页听课笔记，那是1978年恢复高考时，为保证教学质量，由主任对14名主讲教师持续2年听课所留下的手稿，纸张已破损。电子化使这些宝贵资料永生，其保存和浏览的难题迎刃而解。

对于历史意义较大的实物材料，教研室只留电子影像，原件交由学校档案馆保管，部分1930～1955年间的史料拍照后还传给中国生理学会等机构，实现了资源的远程共享。

2.3 弘扬历史文化

除了前述材料，启真道（L.G.Kilborn，启尔德之子，原华大生理药理系主任）1934年在Science发表的论文、1956年我室承办的新中国首批解剖生理学研究生班的合影、1978年恢复高考后首批统编教材《生理学》与《生理学实验》的编写回忆、《生理学》教材获1996年国家科技进步三等奖时的分配方案手稿、2020年全国青年教师教学赛一等奖奖杯、7名国务院政府特殊津贴获得者和3名宝钢优秀教师的证书.....这些电子资料，串起了华西生理乃至中国现代高等医学教育的发展轨迹，更彰显了历代教师敬业、奉献，追求卓越的精神。目前，教研室正依托电子资料库编写华西生理志，以进一步厘清发展历程，弘扬优良文化传统。

2.4 数据化再利用

许多材料不仅本身具有保存价值，电子化后更便于数据化再利用；加之时间跨度大，连续追踪分析可充分挖掘其价值。通过整理历年试卷及教学记录，教研室建起自2002年以来的学生成绩分析库；更记录下2010年后学生期末每道试题或每次过程考核的得分及客观题原始选项记录，已逾120万个数据。这些医学教育评价与测量研究的素材，有力地支撑了生理学教学改革和题库建设[4，5]。