超前管理 实时跟踪——切实做好千岛湖配水工程档案管理工作

侯文凤，杨 凌，许静虓，徐 佳

（1.浙江省档案事务所有限责任公司，浙江 杭州 310007；2. 杭州市千岛湖原水股份有限公司，浙江 杭州 310009）

1 问题的提出

2020年6月20日第十三届全国人大常委会表决通过新修订的《中华人民共和国档案法》，新增“档案信息化建设”和“监督检查”2个专章，为档案工作变革与转型、创新与发展提供较为充分的法律保障。杭州市第二水源千岛湖配水工程（以下简称千岛湖配水工程）作为省、市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要确定的重点实施项目，是杭州市委、市政府“五水共治”重大决策三年行动计划（2014—2016）重要项目之一，相关档案具有数量大、价值高、收集整理时间跨度长、参与者众多、种类多样等特点。对业主、项目档案管理部门（机构）及参建单位资料员提出高标准、高挑战：准确、及时把握归档范围，作出超前预判；实时跟踪、定期和不定期对归档资料和资料员进行监督检查，及时掌握工程资料收集进度，了解资料整理是否规范；积极开展档案工作培训，提高参建单位资料员的档案工作水平。

杭州市千岛湖原水股份有限公司（以下简称千岛湖原水公司）作为项目建设主体，总体把握和掌控千岛湖配水工程档案的管理工作；千岛湖配水工程档案项目组（浙江省档案事务所有限责任公司）负责档案工作的监督和指导；各施工、监理、设计等参建单位分别负责各自责任范围内资料的收集、整理等具体档案工作。

2 千岛湖配水工程概况

千岛湖配水工程的供水范围包括杭州市城区及工程沿线的建德市、桐庐县及富阳区部分区域。工程起自千岛湖淳安县境内金竹牌至杭州市余杭区闲林水库，输水线路总长113.22 km。该工程为I等工程，千岛湖进水口、闲林水库取水口、输水隧洞、输水管道、控制闸、检修闸等主要建筑物为1级建筑物，检修排水设施、交通道路等次要建筑物为3级建筑物。

3 千岛湖配水工程档案管理工作

为做好配水工程档案工作，事前采取3个管控办法；事中、事后实时跟踪、监督检查，进行有效的过程管控。

3.1 采取档案项目组提前进场的办法

千岛湖原水公司通过招标方式委托浙江省档案事务所有限责任公司对配水工程项目档案进行全过程管理。浙江省档案事务所有限责任公司成立千岛湖配水工程档案管理服务项目组（以下简称项目组），并在全线开工前进驻，为工程档案工作的开展提供专业技术服务。

3.2 制定工程档案编制办法

为加强和规范千岛湖配水工程建设项目档案工作，确保该项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，更好地为项目管理、运营和改扩建服务，项目组邀请杭州市林业水利局、杭州市国有资产监督管理委员会相关部门，根据《中华人民共和国档案法》、水办〔2015〕480号《水利工程建设项目档案验收管理办法》、水办〔2008〕366号《水利工程建设项目档案验收管理办法》、《重大建设项目档案验收办法》（2016）、《浙江省水利厅水利工程档案编制办法》等有关规定及DA/T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、GB/T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T 10609.3—2009《技术制图复制图的折叠方法》等标准规范，结合工程实际，制定《杭州市第二水源千岛湖配水工程档案编制办法》[1]。该办法对工程文件的质量、归档范围、整理立卷、声像档案编制、数据库结构，以及工程档案验收与移交都提出了详细要求。

该办法的主要内容有：

（1）实现对建设项目文件材料归档范围的超前预判。

千岛湖配水工程建设项目的文件材料归档范围与保管期限表作为《杭州市第二水源千岛湖配水工程档案编制办法》的一项内容，明确项目管理、工程建设项目工艺、设备材料（含国外引荐设备材料）、生产技术准备、试生产、财务、器材管理、专项验收、竣工验收等9大类文件材料归档范围，对工程档案资料做了详细划分。

在千岛湖配水工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表中，归档范围所列的归档资料内容与DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》附录B：建设项目文件归档范围和保管期限表中所列归档文件范围基本一致。自DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》发布实施以来，项目组对千岛湖配水工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表的归档范围做了少许调整，归档文件的保管期限也根据规范要求做了修改，经千岛湖原水公司审批后，及时下发给各参建单位（包括千岛湖原水公司、项目组）。在实际档案管理工作中，严格按照调整后的归档范围收集、整理、审核工程资料。

（2）明确项目档案工作的职责任务。

《杭州市第二水源千岛湖配水工程档案编制办法》明确规定：工程档案遵循“谁产生，谁收集，谁整理，统一归档”的原则[2]。

项目指挥部统筹负责组织、协调、指导参建单位编制和整理项目文件；施工单位负责收集、整理、编制本标段施工过程中形成的应归档文件材料，编制竣工图及声像档案，并积极组织本单位档案管理人员参加档案工作培训；监理单位除负责收集、整理、编制工程监理过程中形成的应归档文件材料外，还要负责对所监理施工单位的文件材料、工程档案（特别是竣工图）进行检查审核，并出具专项审核报告。

（3）对工程文件整理立卷和声像档案编制做了详细规定。

《杭州市第二水源千岛湖配水工程档案编制办法》的第三、四章节分别对工程文件的立卷方法、外观质量、文件分类、排列顺序、案卷编制，声像档案的质量要求、目录编制等做了详细规定[3]，从源头上避免相关单位立卷、编制不规范、不统一。

3.3 采取档案质保金的办法

在投标合同及补充协议里设立档案专项条款，明确规定：档案资料（作为工程质量的一部分）不符合要求，占工程款5%的质保金不予计量支付[3]。这就从经济层面严格督促参建单位规范档案整理质量、及时补充提交工程档案资料。

3.4 实时跟踪、监督检查档案管理工作

配水工程档案管理工作监督检查流程见图1。

图1 配水工程档案管理工作监督检查流程图

3.4.1 工程资料归档实时跟踪

项目组参与千岛湖配水工程档案的管理工作，负责对各参建单位工程档案的收集、整理情况进行实时跟踪，及时了解各参建单位工程档案的收集进度、整理立卷的规范程度、目录编制的合理性，将跟踪结果及时反馈给相关单位、部门，并督促相关人员及时补充、修改。

档案资料验收作为竣工验收的一部分，要求各参建单位在单位工程、合同工程开展完工预验收工作之前，将归档资料的案卷目录和卷内目录电子版交由项目组人员审核，以了解归档范围、资料数量和条目拟写情况。若已提交具体案卷目录和卷内目录，要求参建单位在正式验收前，将资料补充完善后，再次提交项目组审核跟进，确保在正式验收前基本补充齐全、整理规范；对未提交具体案卷目录和卷内目录的施工或监理标段，预验收不予通过。

正式验收前，若归档资料整理进度严重不达标，验收不予通过；若归档资料整理比较完善、规范，并做出提交归档资料最后期限的承诺，则验收予以通过。事后派专人前往施工（或监理）单位项目部做问题调研并指导其解决档案整理相关问题，实时了解资料进展动态。

3.4.2 档案管理工作的监督检查

近年来档案工作的监督检查一直受到各界关注，档案界关于加强档案工作监督检查的呼声越来越高，“监督检查”更是作为新增的专章出现在新修订的《中华人民共和国档案法》中。为及时掌握工程资料收集进度、确保工程资料收集完整、真实与规范，在今后档案开发利用中更好地为项目管理、运营和改扩建服务，对千岛湖配水工程档案的监督检查形成“1+3+随机抽检”的模式。

“1”是指项目组经业主授权，负责对各参建单位工程资料的立卷进行审核、指导，严格把好质量关和审核关[3]，并将审核结果及时反馈给千岛湖原水公司综合档案室、相关负责人以及工程资料归档单位，通过网络、现场指导等方式协助业主及参建单位完成工程资料归档工作，促进工程档案顺利通过验收。

“3”是指施工单位对业主要求提交的本单位工程档案进行自检，自检合格后向监理单位提交归档资料编制报告；监理单位对归档资料进行审核并根据《杭州市第二水源千岛湖配水工程档案编制办法》的要求出具监理审核报告（本单位的归档资料提交自检报告）；业主技术负责人对施工单位或监理单位已整理完毕的归档资料进行审核[4]（主要审核案卷目录、卷内目录、封面、备考表等内容，非归档资料实体）。

“随机抽检”是指“1+3”审核通过后，认为施工（监理）单位的归档资料比较符合千岛湖配水工程档案的归档要求，由千岛湖原水公司档案管理人员会同项目组成员，严格按照《重大建设项目档案验收办法》（2016）的要求，对施工（监理）单位提交的档案资料进行随机抽查检验。

4 现阶段千岛湖配水工程档案验收情况

千岛湖配水工程已于2019年9月29日通水运行。截至2020年7月底，工程施工的16个标段均已通过单元工程暨合同工程完工验收。各标段的归档资料也基本收集、整理完毕，为后续验收工作打下坚实的基础。

5 结 语

千岛湖配水工程是关乎近千万居民饮水安全及钱塘江水资源科学配置的重大民生工程，对提高杭州等市的饮用水源水质、确保供水安全具有重要意义，是杭州市千岛湖原水股份有限公司全体员工、各参建单位努力的结果。配水工程档案是记录工程进展全过程、所有参建人员拼搏与付出的最原始见证，是所有参与者团结协作的结果，未来必定能在项目管理、运营和改扩建方面发挥其应有的价值。