高职院校财务管理信息化中的问题与对策

2021-01-07常雅文

河南水利与南水北调 2021年7期

常雅文

(河南水利与环境职业学院，河南郑州 450008)

0 引言

随着中国高等职业院校办学规模的急剧扩大，学校在财务管理工作上的压力迅速加大，所需的财务职能也日益多样化，亟待转变原有的管理模式，提高工作效率。与此同时，新一代信息技术(大数据、云计算等)的发展也为财务管理现代化提供了技术上的可能性，这些都倒逼着高职院校加快对财务管理信息化建设的步伐。

1 高职院校财务管理信息化中存在的典型问题

目前，全国高职院校都在不同程度上进行着财务管理信息化的建设，而且这些院校在财务管理信息化建设方面存在的问题也非常相似。所以在调研的基础上，这里选取了HZ水利职业学院(以下简称“HZ学院”)作为一个典型样本，将其在财务管理信息化建设方面典型的问题总结如下。

1.1 学校重视程度低，缺少顶层设计

长期以来，HZ学院比较重视教学和科研工作，但对财务工作的重要性认识不足，其财务管理工作至今仍未摆脱旧的管理模式，存在着重视会计核算轻视财务管理，重视资产分配轻视有效监管的现象。在财务管理信息化建设方面投入的资金也远远不够，软硬件条件上均未达到与学校教学科研规模相适应的水平。

顶层设计是指学校在进行某一项目的建设时要有一个总体规划，提出相关的一揽子解决方案。但HZ学院在财务管理信息化建设的过程中，缺乏总体思路和总体规划。项目分解时都是从各部门自身业务需求出发，缺乏整体考虑。例如：在财务信息的编码上缺乏统一性，导致无法实现信息共享。因为缺乏总体规划，各个部门只考虑自己管理的数据如何处理，而不考虑能否与其他部门匹配，使得各系统的数据不能互通，形成了“信息孤岛”现象。

1.2 财务信息无法共享，财务资源利用率低

实际上HZ学院内部已有一个数据中心，财务系统也从单一的账务核算系统升级为集成化系统，其中含有20个模块，如学费管理、会计管理、薪资管理等。但到目前，全部模块的实际使用率不足50%。例如：薪资管理、固定资产等都还是由原来的独立系统来完成的，与财务系统平台上的相关功能无法直接进行连接。同时与财务数据信息相关的部门也都是各自运行，彼此之间难以实现信息的共享，数据多次重复输入、数据不匹配等问题普遍存在。

由于信息平台没有构建统一的接口，无法及时准确地为预算、决算提供完整信息，无法为学校的重大决策提供支撑。学校管理过程中形成的大量数据也缺乏有效的处理，导致利用度不高，大量有用信息被闲置。另外，整个系统没有明确的技术标准，给将来的数据集成、管理集成、服务集成造成了不少困难。

1.3 内控机制不健全

传统上，高校财务内控机制的特点是通过设置相互制约的岗位来预防和控制可能出现的财务风险，但随着财务信息化的推进，情况发生了变化。在如今的信息化背景下，财务业务主要通过系统模块的操作与应用来完成，这促使高校要将内控嵌入到财务信息系统中去，确保各项业务都在内控标准的监控之中。若出现问题，能够第一时间制止不法操作，确保系统的安全。

就HZ学院的实际情况来看，在使用信息平台的过程中出现了一些新情况，给财务管理的内控工作带来了新的隐患。例如：在采用信息管理平台系统之后，财务管理人员产生了过分依赖系统软件的倾向，安全意识降低，把一切都交给了系统去做，忽视了使用者的主观性。操作过程中往往由于注意力不够集中导致输入数据错误；或者对系统运行过程中可能出现的异常情况视而不见，造成“灯下黑”的情况。这种漏洞往往是系统监控的盲区，管理人员难以察觉到这种风险，成为财务风险的隐患点。

2 高职院校财务管理信息化建设的改进措施

在上一部分的论述中，通过HZ学院这一典型案例，归纳出了目前高校财务信息化建设过程中存在一些带有共性的问题，下面针对这些问题提出几点对策。

2.1 提高认识，转变观念

要做好高校财务管理信息化建设工作，首先要转变思想，提高认识，加大重视程度。由于这项工作涉及学校的方方面面，也需要不菲的资金投入，因此必须有顶层设计，必须有学校领导的重视，这是许多学校的经验之谈。只有领导重视了，才会有通盘的考虑和统一的规划，才会有持续的资金投入和全体教职工的重视。领导重视之后，就会对下级提出明确的任务要求，建立相应的制度保障执行，督促相关人员尽快适应财务信息化的新形势，掌握与财务信息化相关的新知识，并为他们提供更多培训和交流的机会。

必须摒弃旧的、落后的管理理念，树立起创新的、现代化的管理观念，这是促进高校财务管理信息化建设发展的前提条件。只有管理理念更新换代了，才能认识到目前的现状和新时代的要求之间有多大差距，才能够在行动上加快信息化建设的步伐。

2.2 建立财务信息共享平台，实现财务管理模式的转型

学校的财务部门与其他各部门及教学单位需要交换的数据越来越多。而传统的财务系统不仅数据传递不够畅通，数据处理能力较差，严重影响到了学校运行的整体效率。为了改变上述情况，学校可以建立财务信息共享平台，实现财务管理模式的转型。财务管理模式转型目的主要有两个：一是提高办事效率，二是重视服务功能。

学校应该在财务管理的耦合理论和流程再造理论的指导下，构建起一体化的、各个数据模块可以互联互通的信息共享平台，使财务信息的输入与输出、获取与交换变得通畅。要完成这一工作需要学校做好财务工作的总体规划，按照统一标准制定信息代码，使各个模块的数据能够在统一的口径下进行快速对接，从而实现大大提升相关工作效率的目的。例如：可以把财务系统和教务系统对接，这样可以将学生的学费缴纳情况与其选课、查询成绩的需求关联起来，从而减少非正常的欠费现象。再如，将财务系统和科研系统对接起来，这样可以将教师在从事科研工作时的项目申报、项目审结和经费收支情况关联起来，从而对科研经费的使用情况进行全程有效的监督。所有这些，都是基于财务信息共享平台强大的整合功能，把数据、服务、管理整合在了一起，使各个部分协同发力，大大提升财务管理工作的效率。

高职院校体量的迅速膨胀，也使得学校中的教职工数量和学生数量急剧增加，而教育投资多元化的发展又使得学校与社会各界联系增多，这都导致与学校有经济利益关系的主体数量越来越多。由于这些主体与学校有着各种各样经济上的联系，他们自然就有了对学校财务信息各种各样的需求，希望了解、获取与之有关的学校财务信息。

很明显，如果学校建立了统一的财务信息共享平台，在保证信息安全的前提下，把学校的所有财务信息都集合到信息共享平台上去，就能够实现财务信息由所有利益相关者依法共享的目标。例如：通过在财务信息共享平台上建立财务综合查询功能，可以在对相关财务数据设置相应查询权限的条件下，使学校里的全体教职工能够通过平台及时查询到与个人有关的收入、项目经费等信息，这不仅有利于各业务项目的开展，也能够提升教职工们的参与感和满意度。

2.3 完善信息化条件下的内部控制制度

如何让财务管理中占据极为重要地位的内部控制制度适应财务管理的信息化，这对高校广大财务管理工作者来说是一个新课题。

在传统的财务管理中，内控机制的特点是通过设置相互制约的岗位(人员)来预防和控制可能出现的财务风险。在财务管理实现信息化后，情况发生了变化：几乎所有的业务流程都由过去的人工环节完成变成了由计算机和网络通过财务软件来完成。很明显，在这种情况下，财务软件(包括网络安全软件)的质量在相当大程度上决定了内控监督的质量。一款高质量的财务管理软件可以通过软件内部巧妙的设计，把会计业务流程中可能出现的漏洞和缺陷堵住。计算机的这种操作流程具有十足的制度刚性，最大程度上排除了人为因素的干扰。所以，选择一款优质、可靠的财务软件是建立信息化条件下内控制度的基础。

当然，财务软件的可靠性也不是绝对的，人的因素仍然在起作用。任何软件归根到底也是由人来设计的，人的因素是内控机制是否真正起作用的最后决定者。需要探索在信息化条件下如何实现人机相互协同、相互制约的财务内部控制制度，让两个因素都发挥作用。一方面通过选择高质量的财务软件，或定制有特定控制功能的财务软件，让软件的作用发挥出来；另一方面，可以沿用某些传统的方法，通过设置不同权限、相互制约的工作岗位，设置必要的前置环节、审查环节和提高计算机网络操作人员的业务素质、工作责任心等有效手段，把人的积极性和主动性调动起来。所以，如何让人机两个因素协同起来，共同发挥监督控制作用，这是建立信息化条件下内控制度的关键。