图书馆灰色文献资源库建设对策研究

黄 辉，邓银花（广东农工商职业技术学院图书馆）

灰色文献数量巨大、种类繁多，具有较高的学术价值、文献价值、商业价值和历史价值，已经受到世界各国图书馆界的高度重视［1］，并日益成为图书馆重要的馆藏资源类型，在丰富图书馆馆藏资源、开展读者信息服务等方面发挥着重要作用。但是，相对其他文献类型来讲，图书馆对于灰色文献的征集、加工整理、开发利用都有待进一步加强。2018 年12 月6—7 日，第一届全国灰色文献年会在东莞图书馆召开，会议对灰色文献开发利用的现状、发展趋势、现实意义、版权建设、服务方式等进行了深入讨论，标志着我国图书馆灰色文献建设进入了全新阶段。那么，图书馆应当如何有效开展灰色文献资源建设与服务呢？本研究从灰色资源库建设入手，对图书馆灰色文献资源建设策略进行研究探讨。

1 灰色文献概述

1.1 灰色文献及其种类

灰色文献一般是指非公开发表的文献，其信息来源及种类繁多，如由各级政府、学术界、工商业界产生的会议报告、学术论文、商业报告及内部流通的邮件、讲话稿、交换资料等，以电子或印刷版形式传播且不受商业出版控制，属于非公开出版，流通范围小或半公开状态［2］。灰色文献介于黑色与白色文献之间（白色文献一般指可公开发行的文献，黑色文献多指具有严格的保密要求、不允许公开发行的文献），其获取渠道多元化，涵盖多种类的文献信息。①地方志。地方志是地方特色突出的灰色文献，主要记录某个行政区域范围内社会历史、经济、政治、自然环境变化的情况。地方综合年鉴以系统化的方式记载行政区多个方面的变动情况，可看作是年度资料性文献。②家谱。家谱是散落于民间的特殊历史文献，纪录某个家族的延续及散布情况，为研究地方史、地方科技、经济、社会的发展提供了丰富的佐证资料。③非物质文化遗产文献。非物质文化遗产是当地民俗、风土人情、地方文艺、科技、文化等的集合。④名人传记、手稿、书信等。在漫长的历史发展中，有一些贡献突出、知名度高、对社会发展起到重要作用的杰出人物，这些人物的言行、思想、成果凝聚而成的人文精神对社会造成了巨大影响。⑤企业文献。企业文献又称企业科技文献，是企业的科研人员在市场调查、技术分析、专利发明等过程中产生的文献，具有很高的技术参考和理论指导价值，能充分反映行业的科技情报信息。⑥网络文献。大量网络文献资源通过互联网系统大范围传播，其涵盖的范围极广，几乎涵盖了所有的文献类型。⑦政府文献。由政府部门及其专门机构发行的文献资料，一般分为行政性文献和科技文献，具体表现为会议资料、中央及地方各级政府的行政法令及统计报告、法律及司法部门的有关法令条文，全国性科技目录指导文件、各种手册、工具书和指南等。图书馆获取灰色文献后，出于资源建设与资源利用的目的，要对灰色文献进行适度二次加工，才能更好地提供给读者借阅和使用，这就对图书馆员的信息收集和整理能力提出了更高的要求。

1.2 灰色文献的基本特征

（1）灰色文献信息形态的隐性特征。灰色文献的信息形态具备前沿性、时效性和动态性三种隐性特征［3］。①企业文献因其内容的特殊性，具有前沿性的特征，其反映的信息往往是该领域最前沿的信息，如一线的市场调查情况、科技发展动态、最新的科技报告等。学术研究活动的最新成果也会以灰色文献资源的形式呈现，例如某些前沿的学术会议文献。阅读这类文献可掌握行业发展最新的信息动态。在现有的灰色文献中，国际级的科技报告前沿性最为突出，科研群体对于此类文献的欲求较大，但是往往此类文献较难获取。②行业标准、软件专利等灰色文献具有明显的时效性特征，其传播速度极快，即使是制定前的讨论版本也会以极快的速度在行业内传播。此外，这类文献甚至还没有来得及正式面世就已经被后续版本替代，其传递范围相对狭窄，具有极强的专业性，可以令专业人员第一时间掌握最新动态和研究成果。③灰色文献不受出版规律限制，某些周期较长的研发项目往往会发布阶段性的信息动态，具有很强的动态性。如国际科技前沿的重大项目会以初步报告、进展报告、中间报告、分题报告等方式分阶段反映或发布，某些数学理论研究的周期可达数十年甚至上百年。

（2）灰色文献信息质量的差异性特征。以灰色文献为载体的信息具有初始预备性、行业规范性和权威性的特征［4］。由于灰色文献的信息质量在格式等方面与公开发表的科技期刊论文的格式、表述等相比较为随意，灰色文献具有初始预备性的特征。在行业或系统内，文献形式通常是统一而规范的，如专利文献和标准文献，其技术成熟度很高且又作为一种依据和规范提出，所以大多具有统一的行业规范性特征。而政府内部报告、学术会议报告等，虽然未公开发布，但均经国家政府机构批阅，或专业委员会审核过，因此具备很强的权威性特征。

2 图书馆灰色文献资源库建设现状与问题

2.1 图书馆灰色文献资源库建设现状

国外极其重视灰色文献资源建设，很早就进行了相关的数据库建设并取得了进展。1985 年，法国牵头建设了欧洲灰色文献情报系统（System for Information on Grey Literaturein Europe，SIGLE），注重对欧洲区域范围内的文献进行开发。目前，SIGLE 依然是欧洲学术界最重要的信息情报来源之一，其披露提供的文献情报包括许多重要的前沿研究［5］。此外，位于荷兰阿姆斯特丹的灰色网络国际公司在1992 年创建了灰色文献网络服务——Grey.Net，专门提供与国际学术会议相关的灰色文献，该网络平台从2005 年起针对某个前沿专题每年推出3 期专题文章，并于2010 年对图书馆学和图书情报学研究人员开放了其专题知识库，是当前国际上最重要的学术会议文献来源之一［6］。1996 年，美国国家自然科学基金资助国会图书馆建立了美国网络数字博硕士论文图书馆，吸引了全球众多大学图书馆及图书馆联盟加盟，是目前最大的全球性灰色论文共建共享联盟，读者可以免费在线检索该论文库的题名、摘要和部分内容，付费会员可以下载全文［7］。

国内的灰色文献数据库建设相对较晚，但是也已经建成了部分重要数据库。以学位论文为例，主要包括中国学位论文全文数据库（CDDB）、中国优秀博硕士学位论文全文数据库（CDMD）、CALIS 学位论文数据库［8］。CDDB、CDMD 分别由我国论文数据提供商万方及清华同方构建，其涵盖了国内外自然科学、社会科学多种领域不公开发表的论文文献，数据库中的论文数量已经超过了10 万篇，年增幅达到3万篇，相关的光盘也以季度更新。中国科学信息技术研究所于1968 年构建了“中国学术会议数据库”，该库收录了自1968 年至今的外文学术会议文献及1982 年至今的国内学术会议文献，截至2020 年，该库收录了1,000 余场学术会议的10 余万篇学术论文，每年涉及600 余个学术会议，约增补论文1.5 万余篇，覆盖自然科学、工程技术、农林、医学等领域［9］。此外，中国科学信息技术研究所还创建有“中国国际科技论文和专利数据库”“中国科技论文引文数据库”“国家科技成果转化项目库”“ISTIC 专利分析数据库”等灰色文献资源库，可为我国政府创新决策及企业科技创新提供重要的数据支撑。

综上所述，国外对灰色文献的建设较早，已经形成集中化程度较高、国际影响力较大的管理中心，可用科学的标准与规范制度来进行文献开发工作，整体规模比较大。国内灰色文献建设较晚，使用人员以国内为主，文献集中化管理方面做得比较好，但是数据库之间缺少交流，许多数据库需要付费或者政府机构才能使用，仍具有较大的发展空间。

2.2 图书馆灰色文献资源库建设存在的问题

2.2.1 灰色文献资源库收集范围有待完善

现有文献分为灰色、白色与黑色三种类型，其中灰色文献在整个文献系统中的比例较大，且具备较高的潜藏挖掘开发价值。但是，以当前图书馆界对灰色文献所做的收集、开发工作来看，其开发程度仍比较低、收集覆盖范围有限。结合现有的文献开发利用情况可以发现，专利产品、会议报告以及学位论文较受图书馆界关注，而对于互联网文献与企业文献的收集则极其有限，存在发展不均衡的问题。前几种灰色文献的生成机构多为专业化科研机构、机关单位以及高等院校，图书馆与这几类主体间存有联系，文献获取与开发的难度低，开发阶段无需投入较高的人力物力。而互联网文献的生成主体较为离散，图书馆与其契合度不够紧密，可能在消耗较高的开发成本后依然难以获取令人满意的建设成果。因此，我国图书馆界在建设灰色文献资源库时，更注重论文等资源库的建设，如中国学位论文数据库等，但是企业、政府报告等灰色文献缺少系统化数据库的建设支持。

2.2.2 灰色文献资源库的价值有待进一步挖掘

长期以来，国内图书馆界未能给予灰色文献资源库足够的关注，其隐藏的开发价值未引起广大图书馆员和专家的重视。一些嗅觉敏锐的数据服务商从出版发行的角度、以营利需求为切入点构建了商业灰色数据库，但数据服务商在构建数据系统时更注重追求经营利益。灰色文献由于“灰色”特性，其具有的价值并不能快速、大范围体现，而其所蕴含的社会价值、经济价值、学术价值与历史价值难于估量。例如现代遗传科学的始祖孟德尔在经过7 年的无数次杂交试验后，整理出了全面详细的数据，证明了基因是导致生物遗传的核心因素，他在一次会议上发布了相关论文和数据，属于半公开发表的灰色文献。但由于会议主办方不够重视的原因，仅向社会发行了40份会议记录，加之流通缓慢的因素，在这篇重要论文发表整整40 年后才进入公众视野，导致人类遗传科学发展被拖慢了近半个世纪。目前，我国不少大型公共图书馆甚至尚未开展针对灰色文献的搜集、整理、建库工作，更不用说挖掘其潜在的价值。图书馆界必须高度重视灰色文献，深入挖掘、公开灰色文献的真实价值，使其发挥潜藏的实质化效用。

2.2.3 灰色文献资源库建设资金投入不足

改革开放以来，由于社会经济的快速发展及国家的高度重视，我国对公共文化事业尤其是图书馆的建设力度不断加强，推动了公共图书馆事业的快速发展，各个地区的公共图书馆也在资源与政策的多重支持下，不断扩建、完善了各自的文献资源库。但是，我国公共图书馆界却未能及时搜集、存储灰色文献，灰色文献在当前图书馆资源库中的比例不足3%［10］。专门的灰色文献资源库建设情况普遍不够理想，面对灰色文献信息数量快速生成、增长的现状，图书馆界应当迅速作出反应，投入一定的资金及资源，着手灰色资源库的建设工作。相比灰色文献资源库，图书馆一般会将大众型数据库建设放到更重要的位置上，这是由于论文、电子书等数据库可以使文献应用工作保持更高的流通率，但也应该认识到，灰色资源占了总文献信息量的20%以上［11］，这是无法忽视的信息量。尤其是在越来越多重要的互联网自媒体资讯、学术会议、商业报告出现的当下，图书馆灰色资源库建设资金投入不足的问题更为凸显。

3 图书馆灰色文献资源库建设对策

3.1 完善灰色文献资源库的采集范围

灰色文献的信息来源遍及各个领域，图书馆可以通过以下途径提升灰色文献收集覆盖的范围，获取更全面、更具价值的灰色文献。首先，成立专门的收集机构（部门），对相关人员进行培训，使工作人员充分了解各种灰色文献的内容与特点，加深对灰色文献的认识，进而扩宽文献获取渠道。其次，构建灰色文献的存储专藏系统，对采集到的灰色文献进行细致分类并分库存储，如将个人文献及企业文献分别存储、将纸质文献扫描成电子文献再分库存储。最后，拓宽文献采集渠道，在本馆自建采集系统的基础上，加强与其他图书馆的合作力度，通过交换、购买等方式完善文献资料采集范围，进一步扩充馆藏。有条件的图书馆还应当积极与政府相关部门保持联系，定期获取未公开发行的内部出版物的相关资料，同时与高等院校沟通，获取学位论文，关注本区域乃至世界范围内专家学者召开的学术性会议资料。此外，参与各类企业举办的产品展览会，获得最新产品信息。例如，香港资讯行公司在建设中国商业报告库时，收录了大量与中国宏观经济、金融、市场、行业等有关的专家会议资料、评论文章，以及政府提供的各种年度报告，是当前国内最为全面的一个灰色经济类资源咨询库［12］。

3.2 规范并推广灰色文献资源库的利用

图书馆在完成灰色文献采集工作的基础上，要迅速进行分编整理工作，并在整理过程中对文献的具体内容和价值进行专业的评价、筛选，明确文献的典藏范围与利用方案。首先，结合文献的具体内容制定编目规则和文献目录，在目录系统中呈现文献的基本信息，如责任者、文献篇名、收藏单位与相关人员，对具备地方特性的文献加以备注。著录过程中，要添加描述文献基本特征的字段，在更新图书馆的索引库时也要注重增添灰色文献这一类别，通过设置期刊检索、论文汇编、教材文件、论著与内部刊物等文献分类项目，形成系统化、模块化的文献规范化管理，使得无论是检索与利用还是管理工作都变得更便捷有效。其次，除了建设纸质资源库，还要建设专门的数据资源库，并提供远程及镜像查询服务，使读者可以通过多种入口查找和获取灰色文献的相关信息，通过升级图书馆信息管理系统模块或是增加外接接口等方式，将灰色文献资源库纳入到一站式检索服务，并通过微信、博客、网页、OPAC等信息窗口发布相关文献信息，加强灰色数据库的宣传力度［13］。最后，打造图书馆灰色文献资源库品牌，提供相关的系列专业服务并进行专题宣传，提高图书馆灰色资源库的影响力。例如，邀请行业内的专家开展讲座、征集与文献有关的获奖论文等，通过系列化服务活动推动灰色资源库的有效利用，充分激发读者对于灰色文献的兴趣，最终提高图书馆资源库知名度，形成有影响力的品牌。

3.3 重点建设特色灰色文献资源库

建设灰色文献资源库，不仅要完善资源库的范围，更要突出建设有区域特色、行业特色、创新性强的灰色数据资源库，推动我国社会经济和科技的发展。如我国科技部和财政部在创立“国家科技成果转化项目库”时，充分考虑了将成果转化为社会项目的可能性，从新产品、新技术、新材料、新工艺、新系统应用等方面出发，着力打造能为国家科技成果转化提供信息支持服务的公益性数据库，大量收录由财政资金支持产生并可转化的应用型科技灰色文献，对推动我国当前的经济发展、科技创新发展、成果转化具有非常重要和积极的意义［14］。中国科学技术信息研究所围绕当前我国经济、科技快速发展的背景，创建了“ISTIC 专利分析数据库”，通过该库提供的科技灰色文献服务系统平台以及研发建设的中国数字资源唯一标识系统平台等，为我国科技企业的技术创新和政府科技创新决策提供了重要的数据支撑，并为社会各界的科学研究提供了关键技术研究文献及技术应用示范案例的参考。截至目前，中国科学技术信息研究所已形成了一批拥有自主知识产权的专利、软件系统、工具和模型，拥有“科技创新辅助决策支持系统”“ISTIC 专利信息检索与分析平台”等系统和平台，这些成果进一步提升了其对创新主体的服务能力，在行业内得到广泛好评［9］。高校图书馆在建设特色灰色文献资源库工作中较为有利，如医学院图书馆可组织建设具有该校医学特色的文献资源库，采集到更全面、专业化的文献，读者可通过在线预览的方式阅读灰色文献，也可通过有效渠道下载特色灰色文献资源库的数据，还可打造特色灰色文献资源库网络交流平台，加强特色灰色资源库的社会服务功能。