库存管理分析研究

周洪才 江苏华昌化工股份有限公司

华昌化工目前配品配件库存额（大宗原辅材料不在内）近亿元，其中3年内没有发生领用的物资超过2000万元，占用大量流动资金，增加企业的物资成本与管理成本，减少盈利。此外，库存管理不当还掩盖了企业众多管理问题，如计划不周、采购不力等情况。这些都反映了库存管理对企业的重要性。良好的库存管理能够加快资金的周转速度，提高资金的使用效率，增加投资的收益。

如何把库存量控制到最佳数量，尽量少用人力、物力、财力把库存管理好，是企业追求的目标。要想解决库存控制这个问题，我们要从存在问题的分析着手，有步骤的进行库存量控制与优化。

一、存在问题

现阶段，企业在库存管理过程中存在诸多问题，主要有以下几点：

1.流程缺陷。通用物资由物流报计划，未经职能部门审核，缺少有效的监督机制。检修物资、专用物资由职能部门报计划，使用部门不清楚数量，急件采购由使用部门报计划，未经物流部核查，缺少有效的沟通机制。

2.物资名称不清。由于物资名称叫法不一，相同的物资因起名不一，造成部分物资重复采购，库存量不断增加（比如：变换用触煤，物资学名叫***催化剂）。

3.库存量没有定期分析。库存物资没有定期清查，一些因生产改造项目不用的物资造成长期的积压。结果长期不用的物资占用有效库存，造成库房容量缩小，不得再建五金仓库。

4.库存量考核得不到落实。由于企业员工成分复杂，对ERP功能掌握参差不一，没有针对员工的特点，编制即时查询报表，库存量信息没有有效沟通，库存量的考核得不到落实。

二、加强库存管理对策

（一）工作流程设计

如图1所示。

（二）库存控制的途径

1.物资分类

（1）分类是管理的前提。不同类别的物资有不同的规律，只有按其规律实施管理，才能达到提高管理绩效的目的。对采购和库存控制的物资分类改变A、B、C分类法，根据其部门用途分为通用的和专用配件二种。专用配件指仅一个部门使用的备品配件。

（2）按物资属性类别确定编码分类。物资编码8位数控制，前2位为大类如电器、阀门，第3至4位为小类，第5至第8位为明细。

（3）新增物资由申请部门提请专业总工确认报物流主管赋予物资编码。

2.职责明确

公司分管生产领导对库存总额负总责。专业总工负责分管物资的总额管理，职能部门按分工负责计划检修的总额管理，计划检修定额剩余物资纳入库存总额管理。专业总工为分管物资库存总额第一责任人，物流部为通用物资库存总额第二责任人，使用部门为专用物资库存物资第二责任人。

图1 库存控制流程

3.物资定额的确定

采购周期不超3天的物资，最高定额为半个月的使用量，例如：某轴承全年使用60只，库存最高定量为3只；采购周期超3天的物资，最高定额为壹个月的用量，例如某轴承全年使用60只，库存最高定量为5只。3年没有的用的物资统一为零库存，一年没有用的，最高定量1套，最低定量为0套。

4.定期评审定额

每季度由财务部召集各专业总工评审的仓库物资的库存定量，经评审的库存定量由物流部负责输入ERP系统。

5.要货计划的编制

（1）物资要货计划应明确要货物资名称、数量、规格、型号、物资编码、现存量。

（2）通用物资要货计划由物流部分管保管员根据定量、实际存量提出，特殊物资要货计划由使用部门根据定量、实际使用情况提出，要货计划要货量不得超过最高定额。

（3）计划检修超定额要货计划由使用部门提出。

6.要货计划的审核

要货计划统一由申请者提交物流部主管审核，审核按如下要求进行：

（1）要货物资要货量是否符合定量控制要求（专用物资还需使用部门协同仓库保管员到控制现场确认）；

（2）根据要货量与定量控制要求批核要货量；

（3）同一物资的要货计划可一并审核。

7.要货计划的批准

要货计划统一由物流主管提交分管专业总工批准，批准前应按如下要求进行批核：

（1）要货物资要货量是否符合定量控制要求；

（2）是否考虑检修计划定额要求；

（3）零定额物资是否考虑使用部门、职能部门意见。

8.采购计划的编制

（1）采购部根据批准的要货计划选择合格供方编制采购计划；不在合格供方中采购应编制临时采购计划。

（2）采购计划至少应包含采购物资名称、规格、型号、采购数量、供方名称、交付日期、物资价格、质量要求、物资编码等。

（3）采购计划均需公司分管生产领导批准。临时采购计划由公司分管生产领导审核，报总经理批准。

9.采购订单的编制

采购部根据采购计划及实际控制需要，可分批编制采购订单，采购订单由采购部负责输入ERP系统。

10.采购物资的交付与入库

（1）采购经办人员负责采购物资入库验收前的控制，按确认的期限入库。

（2）采购物资的入库按物资验收工作规范执行。

（3）物流部ERP岗位员工对采购订单数量大于要货数量或大于定量控制要求的有权通知仓库人员拒收；未经专业总工、公司分管生产领导批准，仓库保管员不得入库。

11.闲置物资的盘查与处理

（1）闲置物资定义：职能部门或专业总工确定已不使用或不能使用的物资。

（2）物流部每季度根据使用情况盘点闲置物资，提请评审，评审由设备动力处处长为组长，组织财务部、物流部、专业总工、采购部、企管部等部门有关人员评审，确定评审意见。

（3）闲置物资的处理由采购部根据评审意见在规定期限内提出处理意见报公司领导批准。

12.库存定额数据信息的编制

财务部编制库存定额数据信息提供如下报表：

（1）按物资按属性编制库存定额大类总表，ERP系统能即时查询。

（2）按物资按属性编制消耗大类总表，ERP系统能即时查询。

（3）按物资属性编超定额明细表，ERP系统能即时查询。

（4）按物资属性编制各专业总工分管的库存定额小类总表，ERP系统能即时查询。

（5）按物资属性编制闲置物资大类、小类、明细类总表，ERP系统能即时查询。

（6）按物资用途分类编制库存定额总表，ERP系统能即时查询。

13.库存定额数据信息的管理

每月5-10日，由公司分管生产领导组织各专业总工、工艺处、设备处、物流部、财务部、采购部、企管部召开沟通会，分析上月定额控制情况、定量适宜性和各部门制度执行情况进行通报，企管部负责形成考核纪要报批后执行。

三、结论

通过以上的举措，公司11月份库存额（配品配件类）下降约400万元。总之，库存管理不是简单地减少备品配件的定额和供给方面的资金投入，而是要在对未来所需备品配件和计划维修需求进行正确的预测之后，做出合理的库存定量。通过加强企业库存管理工作，不但体现企业的综合管理实力，有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行，而且必将对企业精细化管理起到示范推动作用。